Бюджет на год для стартапа: как разработать и не сойти с ума

Кто должен составлять бюджет для стартапа

В начале пути в стартапе часто нет финансового директора, так как внутренние бизнес-процессы не налажены, а бюджет ограничен. Чаще всего предприниматель берет на себя обязанности управления финансами, использует специальные программы и консультации специалистов.

При росте компании базовых знаний о разработке бюджета основателю уже не хватает. В итоге появляется потребность в постоянном мониторинге баланса для эффективного управления финансами, и здесь без финансового директора никуда.

В Brickit участие в разработке бюджета принимают фаундер, он же СЕО компании, и финансовый директор. Основные статьи затрат — персонал и маркетинг. Более того, бюджет на персонал скрупулезно рассматривается ежемесячно — исходя из потребностей и заработка компании. Сейчас все траты на маркетинг согласовываются с СЕО, поскольку мы тестируем разные гипотезы с короткими циклами и из-за этого расходы на продвижение очень различаются.

Как разработать бюджет для стартапа

При разработке бюджета предприниматель определяет, куда инвестировать ограниченные ресурсы, и прогнозирует, когда и сколько денег будет поступать и выводиться из бизнеса.

Создание бюджета для стартапа требует специфического подхода. В крупных компаниях все детализировано, бизнес-процессы стабильны, поэтому при планировании бюджета нужно только предусмотреть отклонения и скорректировать планы. Стартапы же чаще всего существуют в неопределенности, им нужно быстро принимать решения и брать ответственность за связанные с ними риски. Сложное бюджетирование в стартапе займет много времени и отвлечет команду от других важных задач, которые позволили бы развивать проект дальше.

Поэтому предлагаю такие шаги, по которым стартапу нужно планировать бюджет:

Шаг 1. Сделайте бюджет простым и информативным

Для эффективной разработки бюджета необходимо понимать особенности бизнеса и определить цели, которые вы хотите достичь с помощью финансового плана.

Бюджет должен быть управленческим инструментом фаундеров, а не бюрократической игрушкой CFO. Важно поддерживать баланс между бюрократией и управлением, чтобы не замедлять процессы и не препятствовать развитию бизнеса. Я встречал плохие примеры компаний, где финдиректора заигрывались в бюрократию с бюджетом — это приводило к задержкам в выплате зарплат.

В моем опыте были случаи, когда по бюджету оставались деньги, выделенные на одну статью расходов, а по другой шел перерасход. Обратившись к руководству с идеей перебросить деньги между статьями расходов, я получил неожиданный отказ из-за того, что нельзя перебрасывать остаток на другие нужды хозяйственной деятельности. Необходимые для развития деньги мы не получили, и это замедлило проект, хотя в бюджете оставались средства.

Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо:

• быть гибким и отслеживать перерасходы по бюджету, понимать, из каких источников можно перекрыть перерасходы;
• сохранять принцип существенности: мелкие статьи следует объединять, а крупные — дробить. Так не будет перекоса в бюджете, когда одна статья занимает большую часть бюджета, а другие — всего несколько тысяч рублей.

Шаг 2. Постройте структуру расходов и доходов

Управленческие процессы нужно настроить так, чтобы каждый участник команды понимал свою роль в использовании бюджета. Хотя не у всех сотрудников есть доступ к финансовой информации, предприниматель и финансовый директор должны ясно представлять себе верхнеуровневую структуру расходов и доходов стартапа, легко ориентироваться в финансовых показателях, распределять ресурсы.

В стартапах, где руководители направлений не отвечают за свой бюджет, средства могут расходоваться неэффективно. Поэтому менеджмент должен отработать систему управления бюджетом так, чтобы директор по производству отвечал за бюджет в части производства, а директор по маркетингу — маркетинговым бюджетом.

Бюджет должен быть удобным рабочим инструментом, при этом не слишком детализированным и громоздким для управления. Усложнять не надо: только большие компании переходят на сложные системы по бюджетированию, стартапы могут обойтись простыми.

Например, чтобы упростить процесс и обеспечить точный контроль над финансами, я использую очень простые сервисы — либо Excel, либо его онлайн-аналог — Google Sheets.

Шаблон: Формы финансовой отчетности. Вы можете сделать копию и работать с файлом, добавив свои цифры

Шаг 3. Определите горизонт планирования

Горизонт планирования определяет период, на который разрабатывается бюджет, и зависит от скорости изменений и стадии развития бизнеса. Он может быть краткосрочным (1-3 месяца), среднесрочным (3-6 месяцев) и долгосрочным (от 6-12 месяцев до 2 лет).

Если у вас в стартапе крайне ограничены ресурсы или вы находитесь в кризисе, то нет смысла делать годовой бюджет. Вместо этого составьте бюджет на несколько месяцев с детализацией по неделям. И наоборот, крупные компании со сложной структурой бюджета не будут его вести еженедельно, поскольку это сложно администрировать.

Если в компании достаточно денег, горизонт планирования можно увеличить до года. Мы планируем бюджет детально на четыре месяца вперед, а укрупненно — на двенадцать. Но достоверность планирования сразу на год невысокая: доходная часть колеблется от месяца к месяцу, и приходится регулярно корректировать бюджет.

Помните, что планирование бюджета стартапа не спасает от нехватки средств, зато помогает расставить приоритеты, куда их тратить. В условиях, когда денег всегда не хватает, бюджет показывает, какие проекты и задачи приоритетны для работы.

Шаг 4. Спланируйте крупные проекты и/или инвестиции

Инвестиции выходят за рамки обсуждения операционного бюджетирования в стартапе, но это важный инструмент для развития бизнеса. Инвестиционный бюджет позволяет оценить сроки и привлекательность инвестиций, а также помогает смотреть на бизнес более широко — чтобы понять, какие дополнительные ресурсы нужны для активного развития.

Обычно выделяют два типа бюджета стартапа: операционный и бюджет развития.

• Операционный бюджет — это расходы компании на ее текущую деятельность, включая зарплаты команды, аренду офиса и другие.
• Бюджет развития — отражает, что будет потрачено сверх текущего бюджета. Например, мы хотим ускорить разработку продукта и для этого нанимаем дополнительно людей, тем самым инвестируя и наращивая расходы.

Часто операционный бюджет и бюджет развития связаны между собой. Например, вы думаете о запуске нового направления в стартапе. Для этого нужно оценить текущий бизнес и определить, сколько денег потребуется сверх — на новый проект. Финансирование можно привлечь в виде кредита или инвестиций.

Резюмируя

Разработка бюджета для стартапа — это критически важная задача, которая эволюционирует на разных стадиях жизни компании. На начальном этапе сам основатель может эффективно управлять финансами, однако с ростом бизнеса потребуется привлечение как минимум финансового директора для более глубокого и системного подхода.

• Основной принцип при составлении бюджета — сохранение баланса между управленческой эффективностью и бюрократическими процессами. Бюджет должен быть простым и информативным: это инструмент менеджмента, а не лишняя административная нагрузка.
• Следует также тщательно построить структуру расходов и доходов, чтобы каждый член команды понимал свою роль в контексте финансовой стратегии. Это обеспечивает легкость в интерпретации и использовании бюджета на практике.
• Горизонт планирования должен быть выбран исходя из текущих потребностей и скорости развития бизнеса. Это может быть как краткосрочный, так и долгосрочный план.
• И наконец, не упускайте из виду крупные проекты и инвестиционные возможности. Их можно интегрировать в отдельный бюджет развития, что потребует дополнительного анализа и планирования.

В общем, бюджет — это не просто таблица в Excel, это ваш план действий, инструмент управления и, если хотите, навигатор по дороге к успеху. Используйте его разумно, и он станет вашим союзником в борьбе за рынок.

Фото на обложке: Brian A Jackson/Shutterstock