Центр компетенций RPА: инструкция по применению

Что такое центр компетенций RPA (CoE, Center of Excellence)

Это своеобразная организация в организации, в которой есть своя идеология, стратегия развития, наставники (менторы) и, конечно, сотрудники, готовые прокачать свои навыки и работать в ресурсе, на максимуме. 

Предпосылки для появления в компании СoE могут быть разными. Чаще — отсутствие навыков и компетенций при работе с роботами, выгорание, неумение обращаться с машинами и уживаться с ними. 

Когда есть потребность в специалистах RPA, следует поискать их внутри компании. С большой вероятностью здесь вы и увидите «скрытые таланты». 

Этапы при создании CoE

• Шаг 1. Соберите тех, кто будет играть ключевые роли в CoE RPA: менеджера по изменениям/развитию корпоративной культуры, архитектора решений, разработчиков и сервисную поддержку.  
• Шаг 2. Создайте атмосферу небольшой бирюзовой организации внутри компании, пропишите цели и желаемый результат от проекта. Главные его участники — люди. Постарайтесь донести до них идею заботы и вклада в их развитие. 
• Шаг 3. Составьте дорожную карту процесса, назначьте ответственных, введите систему бонусов и поощрений. 

Как пополнить центр компетенций с помощью марафона: кейс крупного оператора сотовой связи 

Покажу на примере. В компании организовали «Марафон RPA», суть которого — в обучении и развитии внутренних сотрудников. Игровая форма позволила персоналу включиться и проявить себя. 

После информирования о наборе в марафон нужно было заполнить анкету на сайте и после — подключиться к закрытой группе в социальной сети. Условием зачисления в марафон было предоставление некоторого числа формализованных процессов, которые сотрудник потенциально готов был бы роботизировать. 

Уже на старте были видны сильные и слабые стороны сотрудников. В результате в первый поток попало несколько десятков человек. По мере прохождения заданий часть отсеялась, но оставшиеся участники марафона смогли с большим успехом переквалифицироваться и пополнить центр компетенций.

Руководители компании добились поставленной цели — максимально сгрузили рутину со своих коллег и позволили им стать более продуктивными. 

Этапы проведения марафона

Виды центров компетенций RPA 

В зависимости от масштабов и возможностей есть три варианта реализации CoE. 

• Централизованный, или CoE как центральный поставщик роботов RPA 

Это модель, с которой, как правило, все начинается, когда топ-менеджмент решает запустить экспертизу внутри компании централизованно. Особенно это касается компаний с малым числом филиалов или вообще без них. 

Данная модель позволяет обрабатывать бизнес-требования всех функций компании однопоточно, единой командой CoE. Ответственные лица могут просматривать все инициативы в централизованном месте. Модель обеспечивает полное представление об изменениях в сквозных процессах, предлагает единый набор практик для оценки, реализации, мониторинга и обслуживания всей периферии роботов.  

• Федеративный, или «бизнес с собственным CoE» 

Такая модель часто встречается в компаниях, когда инициатива «спускается» на несколько отделов сразу и происходит некоторый процесс соревнований: какой отдел освоит технологию лучше и первый покажет результаты. Подходит многофилиальным компаниям с офисами в разных странах, где RPA развивается не в рамках бизнес-функции, а в рамках филиала. 

Федеративный СoE налагает меньше ограничений на местные бизнес-команды в организации, одновременно помогая им набирать обороты и опыт. 

Модель слабо масштабируется. Различные направления бизнеса создают свои собственные руководящие принципы и структуры.  

• Гибридный

Большинство организаций используют гибрид двух указанных выше вариантов.  Данная модель хороша тем, что отдельные бизнес-единицы не находятся в ожидании, когда подойдет их очередь и CoE будет готов взять их инициативу в работу. Они сами ею занимаются, а центральный CoE только поддерживает или проверяет готовых роботов. Модель легко масштабируется и имеет весьма хороший показатель по скорости. 

Ошибки при создании центра компетенций 

При создании центров компетенций компании нередко совершают ошибки, которые могут обернуться увеличением бюджета на технологию или разочарованием в ней. 

• Делать все своими силами 

Это интересно и дешево. Но, с другой стороны, консультанты или вендоры за счет своего широкого и опытного взгляда сделают работу быстро и качественно, со знанием дела. Компромиссом будет привлечение эксперта для первого пилота (чтобы в вашей компании дали «зеленый свет» на масштабирование этой технологии).

• Действовать хаотично и импульсивно (набрали процессов — и вперед)

Такое поведение можно позволить себе разве что в самом начале, когда еще нет опыта в выборе процессов, нет качественной оценки влияния на бизнес и вообще понимания целевой картинки, кто что должен делать и какова стратегия. 

• Не уделять должное время выбору платформы-инструмента

Часто такая проблема наблюдается либо в федеративных CoE, либо на этапе начала, когда пробуют разные платформы на разных процессах или меняется ответственное лицо на стороне заказчика. 

Большинство платформ предлагают схожие базовые функции (взаимодействие с графическим интерфейсом, интеграция с MS Office, работа с почтой и т.д.). Рекомендую взять 2–3 небольших типовых процесса и предложить реализовать их на нескольких решениях. 

• Роботизировать все подряд (по принципу входящих заявок) 

Классическая история, когда в компании запускается «клич» в духе «у нас теперь есть роботы, присылайте свои пожелания и задачи на адрес [email protected]». Такой подход в принципе возможен для самого начала проекта, когда хочется опробовать технологию. Но в стратегическом поле — в корне неправильный. 

Как избежать ошибок и достичь максимума

• Если вы бросаете вызов себе и хотите прочувствовать весь процесс создания центра компетенций от и до, запаситесь терпением. Обязательно протестируйте технологии, посмотрите, как проходила реализация у конкурентов, пропилотируйте проект на разных платформах. Не бойтесь пробовать, оценивайте все возможные варианты.
• Просчитайте финансовую целесообразность. Составьте три плана: «делаем сами», «делают вендоры», «совместная работа». Сравните с вариантом «оставить все как есть, нанять сотрудников со стороны, а своих обучить классическим способом». 
• Делитесь инициативами и будущими внедрениями с людьми. Коммуникация с персоналом в таком проекте должна быть на первом месте. Встречи с менторами и наставниками и простое общение позволят просчитать многие делали, договориться на берегу, получить своевременную обратную связь. Так у сотрудников появится больше вовлеченности в любой проект компании.

В проекте Dig(IT)al рассказываем о технологиях, которые помогут вам заработать. Переходите на цифровую сторону бизнеса.

Фото на обложке: Phonlamai Photo / Shutterstock