Сплотить, дать опору и помочь найти выход: зачем бизнесу корпоративные мероприятия в 2022 году

«От онлайна стоит отказаться, насколько это возможно»

В кризисный период людям как никогда важна поддержка и живое общение друг с другом. Чувство единения могут дать только офлайн-мероприятия, от онлайн пока лучше максимально отказаться, насколько это возможно. Кроме того, мероприятия решают задачу вовлечения, а также помогают снять напряжение внутри команды.

Готовить мероприятие — искать площадку и заказывать кейтеринг — можно самостоятельно, а агентство привлекать для развлекательной/вовлекающей части мероприятия. Это поможет снизить расходы на организацию.

Например, мы проводили квиз в офисе. Нашей целью было познакомить две IT-команды не в рамках рабочих задач, а на какой-то фановой активности. Формат квиза выбрали, опираясь на мнение коллег. Площадкой для мероприятия стал офис, вместо кейтеринга заказали пиццу.

Для организации самого квиза пригласили подрядчика — на их стороне была подготовка вопросов, презентации, они также пригласили ведущего. Все техническое оснащение было на нашей стороне, но для квиза нужно было совсем немного - проектор, микрофон и следить, чтобы все работало в моменте. В итоге нам удалось с относительно небольшим бюджетом подготовить мероприятие и познакомить команды между собой.

Мы также проводим внутренние лекции и митапы, планируем собираться все вместе на природе, когда погода позволит. Это не очень затратно, но здорово повышает вовлеченность.

«Сегодня актуальные форматы — это активности внутри компании»

В текущей ситуации важно принимать во внимание психологический климат и обратную связь от коллег. Держать проактивную позицию, выходить в офлайн, взаимодействовать внутри компании и за рамками ежедневной работы, чтобы помочь команде более эффективно решать бизнес-кейсы и поддерживать позитивную атмосферу.

Традиционно мы определяем главный приоритет для коллектива на каждый год. Так, 2022 год в компании мы объявили «Годом командной работы».

Важно, когда коллеги лучше узнают друг друга, понимают как взаимодействовать. Кроме того, сейчас мы систематически проводим различные активности, которые помогают справиться со стрессом, — от тренингов корпоративного университета до информационных встреч руководителей с командами.

Читайте по теме:

Конференция на Марсе, виртуальный концерт и совещание у костра: как провести мероприятие в метавселенной

Ивенты в эпоху перемен — как оставаться на плаву?

Сегодня актуальные форматы — это активности внутри компании, в тех же офисах, онлайн-встречи по результатам работ и конференции по обмену опытом, очень востребованы новые ИТ-инструменты. Можно воспользоваться бесплатными инструментами, которые доступны на рынке.

Например, можно не покупать дорогостоящие частные психологические консультации, а предложить сотрудникам полезное приложение Beffo от МТС, которое поможет справиться со стрессами и высокими эмоциональными нагрузками (к нему сейчас открыт бесплатный доступ).

Найдите амбассадоров внутри компании, которые смогут взять на себя проекты и задачи, которые вы отдавали на аутсорсинг. Например, у нас сотрудники с удовольствием ведут мероприятия, делают фото и видеосъемку, готовят и проводят мастер-классы для своих коллег по ряду hard skills.

«Для оптимизации затрат компании пересматривают организационные расходы»

В стрессовой ситуации основной целью мероприятий наших клиентов стала поддержка и мотивация сотрудников. Компании стараются не отменять крупные ивенты, такие как корпоративы или стратегические сессии, а также стали чаще проводить внутренние тимбилдинги и обучающие тренинги. 

Для того, чтобы оптимизировать затраты, компании пересматривают организационные расходы: к примеру, вместо того, чтобы делать фуршет с официантами, заказывают доставку закусок в красивой посуде, но без обслуживания. Кроме того, если до кризиса компании сегментировали сотрудников и заказывали еду в разных ценовых категориях, то сейчас стараются выбирать варианты по одинаковой стоимости для всех. 

Компании, которые хотят сэкономить, мы предлагаем переформатировать меню. Недавно к нам обратился клиент, которому нужно было накормить 100 сотрудников на корпоративном мероприятии: он собрал меню, которое выходило за рамки бюджета. Мы пересмотрели предложение и предложили варианты для некоторых позиций, к примеру, сэндвичи с окороком вместо закусок с пармской ветчиной. Получилось вкусно и недорого.

«В этом году востребованы экологические активности, спортивные мероприятия, а также DIY-формат»

Сейчас мероприятия нужны для того, чтобы информировать, объединить людей, а также зарядить энергией для изменений. Мы в основном работаем с IT-компаниями, их команды растут, меняются, релоцируются, и ивенты становятся инструментом для знакомства и сверки контекста.

Исходя из текущих запросов, могу сказать, что в этом году востребованы экологические активности, спортивные мероприятия, а также DIY-формат — там, где нужно создавать что-то руками, работать в команде, и есть возможность увидеть быстрый результат.

Для того, чтобы сэкономить затраты на площадку, мы предлагаем проводить события в офисе. Например, можно разделить коллектив на небольшие команды и проводить мероприятия для каждой группы людей отдельно. Это позволит сократить расходы.

Другой бюджетный вариант — онлайн-события. Например, можно сыграть вместе в «Мафию» или провести квиз. Сейчас я бы отдавала предпочтение офлайн-событиям, если команда не релоцирована. Людям хочется быть вместе.

Спортивные ивенты также можно делать с нулевым бюджетом. Например, можно собираться вместе на йогу в парке, вместе сыграть в баскетбол или побегать.

Еще один недорогой формат — внутренние подкасты или теплые голосовые в Telegram. Здесь можно рассказывать новости, освещать важные события компании, проводить интервью команды.

Еще вариант — совместные завтраки. Это возможность поговорить о чем-то другом, спокойно выпить кофе и стать чуть ближе. Еще один классный формат, который помогает команде быть вместе — благотворительные выезды в центры помощи, например, приюты для животных.

«Важно только пересмотреть формат корпоративных мероприятий»

Сейчас точно не стоит отказываться от корпоративных мероприятий. Важно только пересмотреть их формат. Командный отдых сближает, дает сотрудникам возможность осознать масштабы компании, ее стабильность и уверенность. Сотрудникам большой компании важно чувствовать причастность к общему делу, к целям и задачам компании, понимать свой вклад, особенно в турбулентное время.

В этом году мы планируем провести грандиозные летний и новогодний корпоративы, праздник велосипедного спорта и много других ярких активностей — всего более 60 событий.

Оптимизировать затраты на корпоративные мероприятия сейчас можно с помощью онлайна: экономим на аренде помещения, командировочных расходах (у нас офисы в четырех городах РФ), трансфере сотрудников и частично на кейтеринге.

Читайте также: 15 вещей, которые нельзя делать на корпоративе

Благодаря сильной IT-команде нашей компании мы проводим и официальные и развлекательные мероприятия онлайн без значительного увеличения бюджета. В нашей копилке опыт организации новогоднего корпоратива в гибридном формате, интерактивная встреча новых сотрудников с собственниками компании, ежеквартальные советы директоров в онлайне. 

Если говорить про офлайн-мероприятия, то можно проводить их на природе, не оплачивая при этом аренду помещения. Либо выбрать заведение, где оплачивается только питание без арендной платы.

Можно также привлекать волонтеров из компании: в коллективе точно найдутся те, кто любят и умеют хорошо снимать фото/видео, а также могут стать отличными ведущими. Социальные мероприятия тоже не требуют значительных трат, но очень сплачивают коллектив: к примеру, мы каждый год весной устраиваем субботники.