4 этапа избавления от дебиторской задолженности

Отсутствие платежной дисциплины у контрагентов и не налаженная грамотно система экономической безопасности внутри компании — серьезные проблемы. Они блокируют возможности масштабировать бизнес, съедают огромные финансовые и кадровые ресурсы на бесконечные судебные иски или бизнес-медиацию. В худшем случае даже приводят к банкротству. 

Избавиться от проблемной дебиторской задолженности можно, следуя алгоритму из 4 этапов.

• Этап 1. Минимизировать риски в работе
• Этап 2. Провести скоринг контрагента
• Этап 3. Создать регламенты и наладить процесс документооборота
• Этап 4. Автоматизировать процессы 

Этап 1. Минимизировать риски в работе

На этом этапе вы закладываете в фундамент своей финансово-хозяйственной деятельности гарант или возможность минимизировать риски несвоевременной оплаты со стороны контрагента.

К работе с любым контрагентом (независимо от того, кто заказчик, а кто исполнитель), необходимо подходить по принципу «проявления должной осмотрительности и проверки добросовестности контрагента», о чем напрямую нам говорит налоговое законодательство.

Отмечу, что ответственность за выбор недобросовестного контрагента лежит на предпринимателе или юридическом лице, что прописано в статье 10 Гражданского кодекса РФ.

Причин несвоевременной оплаты со стороны контрагента может быть масса, вот лишь некоторые из них:

• образовавшийся кассовый разрыв у контрагента;
• несвоевременная оплата со стороны заказчика контрагента;
• блокировка счетов ФНС или Банком;
• арест счетов судом или ФССП;
• работа контрагента со спецсчетом заказчика;
• субъективный подход контрагента при выборе по степени значимости кредитора, которому он готов платить первому (например, при закрытии долгов поставщикам стройматериалов — поставщик бетона в приоритете, так как заказчик строительства перечислит деньги подрядчику после заливки фундамента, а поставщик металла получит оплату, если останутся средства);
• откровенно мошеннические действия и прочее.

Понятно, что 100% гарантии ни вы сами, ни кто—то иной вам не сможет дать, именно поэтому базой для работы с рисками для вас и сотрудников должен стать один принцип:

По опыту, в 80% случаев у компании появляется внушительная «дебиторка» не потому, что у добросовестного контрагента с сильными позициями на рынке случился форс-мажор, а потому что:

• Менеджер по продажам, «добирая» объем продаж до премии, отгрузил нового клиента без проверки юридического лица.
• Коммерческий отдел согласовал значительное увеличение допустимой суммы отгрузки с отсрочкой платежа для старого клиента, не перепроверив актуальное положение дел. Пример: клиента, общество с ограниченной ответственностью, грузили на 1 млн в год, сейчас они запросили отгрузку на 3,5 млн. Так как клиент старый, то почему бы нет, без дополнительной проверки согласовали отгрузку. А оказалось, что сейчас компания в долгах и ей нечем обеспечить кредитные обязательства. 
• Сотрудники отгрузили клиенту товар или оказали услугу без предоплаты, не убедившись, что гарантийное письмо чем-то обеспечено. Пример: обществу с ограниченной ответственностью дали гарантийку, что есть контракт с крупной компанией с оплатой до конца месяца, сам контракт не приложили. На проверку оказалось, что такого контракта нет. Тут же возможна ситуация с наличием исполнительных производств по контрагенту (простая проверка ООО в сети не дает полной картины), сумма по которым значительно превышает сумму задолженности, то есть при появлении исполлистов и блокировке счетов вероятность получить оплату по договору стремится к нулю. 

Перечислять можно бесконечно, в своей практике я сталкиваюсь с разными факторами, которые влияют на формирование дебиторской задолженности в компании. Отрасль, сфера, рынок (B2B, B2C или B2G) не имеют значения, все сводится к отправной точке: у большинства компаний/менеджеров нет понимания своей ответственности за выбор контрагентов.

Этап 2. Провести скоринг контрагента

Многие менеджеры и, что удивительно, даже руководители компаний воспринимают отсрочку платежа просто как условие в договоре, не проецируя влияние последствий и стоимости задержки платежей на общий финансовый климат компании. 

По факту для контрагента вы являетесь фактическим кредитором (неважно, за услуги или товар вам должны денег), а он заемщиком. 

Вспомните систему заграждений при оформлении кредита в банке и сопоставьте с системой проверки контрагентов в вашей компании. Проверка контрагентов не должна быть слабее, лояльнее, менее тщательной. 

Программы скоринга заемщиков в банке включают иногда до 50 показателей, программа бизнес-скоринга в компании должна включать не только линейную проверку показателей, но и многофакторную регрессионную аналитику. 

Чтобы минимизировать риски дебиторской задолженности, важно не только смотреть на факты сами по себе, но и находить взаимосвязи и оценивать влияние разных показателей на платежную дисциплину. 

Поэтому сначала нужно создать систему первичного скоринга — для новых контрагентов. А затем внедрить выборочную проврку — для текущих контрагентов. 

Шаг первый: для новых контрагентов — создать систему первичного скоринга

• Определить показатели, которые влияют на финансовую состоятельность компании

Это будет стандартная проверка: история юрлица, состояние счетов, оплата налогов, ПФР, фигуры бенефициаров, история контрактов, репутация на рынке.

Регулярно отслеживать финансовое состояние клиента-контрагента вам помогут, например, Контур.Фокус или СПАРК (все зависит от бюджета организации). У сервисов есть мобильные приложения.

Эти программы позволяют в реальном времени проверять основные позиции контрагента — финансовые показатели за налоговый отчетный период, наличие арбитражных судов и судов общей юрисдикции (истец/ответчик/третья сторона), трудовые споры с сотрудниками, лизинги, госконтракты, смена учредителей и директоров, блокировка счетов ФНС, наличие исполпроизводств ФССП и прочую информацию, в том числе по ликвидации или банкротству.

• Определить показатели, которые повлияют на финансовую дисциплину контрагента

Это эмпирическое исследование — слухи и информация в сети, какая значимость вашего товара/услуги для контрагента (приоритет оплаты), кадровые перестановки (особенно смена директоров), динамика роста компании и т.п. 

Для чего это нужно? Все просто — делая анализ по представленным данным вы можете делать прогнозы платежеспособности вашего контрагента. Важно не просто смотреть в лоб на собранный материал, а проверить в динамике: какие изменения по любому из параметров произошли по сравнению с прошлым периодом. 

Например: у ООО «Мотылек» в 2020 году в штате было 100 сотрудников, а в 2021-м — один человек. Резкий отток кадров в компании для специалистов по экономической безопасности будет маркером — возможно, компания собирается ликвидироваться. 

Компания при большом обороте за отчетный налоговый заплатила мизерную сумму НДС? Или у ООО «СилСнаб» оборот за 2021 год вырос на 1010%, но прибыль упала на 70%?

Это сигналы, что есть риск не столько возможной дебиторской задолженности, сколько того, что вы попадете в перекрестную проверку со стороны ФНС из-за такого контрагента.

• Определить параметры глубины проверки и допуски внутри компании

Шаг суммы контрактов с отсрочкой: 

1. не требует проверки; 
2. требует первичного скоринга; 
3. требует глубокой оценки; 
4. требует детальной проверки. 

Шаг второй: для текущих контрагентов — внедрить выборочную проверку 

Внедрите систему выборочной рандомной проверки текущих контрагентов. Точно так же ищите маркеры изменений, любые перекосы в финансовом состоянии компании и бенефициаров. 

Внедрите обязательный повторный скоринг (см. Шаг 1) для действующих клиентов, даже самых проверенных и заслуженных, при изменении условий поставки: период отсрочки, объем отгрузки и т.п. Отсутствие этого шага, из моей практики, — причина появления проблемной дебиторки у большинства компаний.

Закрепите алгоритм по аналогии со светофором, где:

• красный — отклонена работа с таким клиентом; 
• желтый — необходима дополнительная проверка (допустим, запросить баланс за полугодие или паспорт поручителя либо приказ о назначении директора) или проведение кредитного комитета по утверждению условий работы; 
• зеленый — клиент чист, менеджер может начинать работу.

Этап 3. Создать регламенты и наладить процесс документооборота

Добиться, чтобы контрагенты платили вовремя, можно — в том числе строго регламентировав процессы, связанные кредитованием или товарным кредитом клиентов. 

Необходимо выработать позицию и практику по работе с клиентами в период отсрочки платежа:

• Привести в порядок внутренние документы компании. В регламентах должен быть прописан весь процесс работы с клиентом: обязанность и ответственность менеджера по продажам и других ответственных лиц; 
• Регулярно проводить занятия с сотрудниками на тему минимизации дебиторской задолженности, желательно с игровым моделированием ситуации несвоевременной оплаты и разбор имеющихся фактов;
• Составить четкий регламент бизнес-процессов работы всех отделов — от заявок менеджера до проверки службой безопасности (собственной либо на аутсорсе); 
• Обязать менеджеров регулярно контактировать с отделом снабжения/закупок контрагента для того, чтобы быть в курсе проблем и успехов клиента (поздравления с праздниками, предложение об увеличении поставок и прочее.

Дополнительной стимуляцией к своевременной оплате может послужить именно ваша форма договора поставки (если это не тендер или очень крупный клиент, который не согласует пункты договора на стадии заключения и навяжет свой формат).

В договоре поставки необходимо отразить пункты, которые защищают ваши материальные интересы, от увеличения процента по пеням и коммерческому кредиту до сокращения сроков предъявления досудебной претензии с общеустановленных законом 30 суток до 10 суток, чтобы вовремя можно было подать исковое заявление в суд. 

Пример: ООО «Профи» отгрузила компании ООО «Стройкакбог» стройматериалы в отсрочку платежа на 30 дней. В 9 из 10 случаев менеджеры перегружены и не всегда следят за своевременной оплатой со стороны заказчика (а то и никогда не следят). На 30 сутки, согласно договору поставки, оплата не поступила, а сам факт неоплаты выявлен на 35 сутки, когда бухгалтерия решила подбить акты сверок. На звонке контрагент попросил немного подождать, так как у них задержки по денежным поступлениям; они готовы написать гарантийное письмо.