Колонки

4 этапа избавления от дебиторской задолженности

Колонки
Рустам Форуги
Рустам Форуги

Управляющий партнер «Закон и Консалтинг»

Екатерина Алипова

Бывают ситуации, когда огромные обороты и высокая прибыль в компании остаются только на бумаге из-за проблемной дебиторской задолженности. Вместе с Рустамом Форуги, управляющим партнером «Закон и Консалтинг», поэтапно разбираем алгоритм минимизации этого долга.

4 этапа избавления от дебиторской задолженности

Отсутствие платежной дисциплины у контрагентов и не налаженная грамотно система экономической безопасности внутри компании — серьезные проблемы. Они блокируют возможности масштабировать бизнес, съедают огромные финансовые и кадровые ресурсы на бесконечные судебные иски или бизнес-медиацию. В худшем случае даже приводят к банкротству. 

Избавиться от проблемной дебиторской задолженности можно, следуя алгоритму из 4 этапов.

Этап 1. Минимизировать риски в работе

На этом этапе вы закладываете в фундамент своей финансово-хозяйственной деятельности гарант или возможность минимизировать риски несвоевременной оплаты со стороны контрагента.

К работе с любым контрагентом (независимо от того, кто заказчик, а кто исполнитель), необходимо подходить по принципу «проявления должной осмотрительности и проверки добросовестности контрагента», о чем напрямую нам говорит налоговое законодательство.

Отмечу, что ответственность за выбор недобросовестного контрагента лежит на предпринимателе или юридическом лице, что прописано в статье 10 Гражданского кодекса РФ.

Причин несвоевременной оплаты со стороны контрагента может быть масса, вот лишь некоторые из них:

RB.RU организует встречу проекта Founders’ Mondays для начинающих и опытных предпринимателей. Дважды в месяц по понедельникам.

  • образовавшийся кассовый разрыв у контрагента;
  • несвоевременная оплата со стороны заказчика контрагента;
  • блокировка счетов ФНС или Банком;
  • арест счетов судом или ФССП;
  • работа контрагента со спецсчетом заказчика;
  • субъективный подход контрагента при выборе по степени значимости кредитора, которому он готов платить первому (например, при закрытии долгов поставщикам стройматериалов — поставщик бетона в приоритете, так как заказчик строительства перечислит деньги подрядчику после заливки фундамента, а поставщик металла получит оплату, если останутся средства);
  • откровенно мошеннические действия и прочее.

Понятно, что 100% гарантии ни вы сами, ни кто—то иной вам не сможет дать, именно поэтому базой для работы с рисками для вас и сотрудников должен стать один принцип:

Я понимаю, что проблемная дебиторская задолженность — это результат ошибок и недоработок исключительно внутри компании. 

По опыту, в 80% случаев у компании появляется внушительная «дебиторка» не потому, что у добросовестного контрагента с сильными позициями на рынке случился форс-мажор, а потому что:

  • Менеджер по продажам, «добирая» объем продаж до премии, отгрузил нового клиента без проверки юридического лица.
  • Коммерческий отдел согласовал значительное увеличение допустимой суммы отгрузки с отсрочкой платежа для старого клиента, не перепроверив актуальное положение дел. Пример: клиента, общество с ограниченной ответственностью, грузили на 1 млн в год, сейчас они запросили отгрузку на 3,5 млн. Так как клиент старый, то почему бы нет, без дополнительной проверки согласовали отгрузку. А оказалось, что сейчас компания в долгах и ей нечем обеспечить кредитные обязательства
  • Сотрудники отгрузили клиенту товар или оказали услугу без предоплаты, не убедившись, что гарантийное письмо чем-то обеспечено. Пример: обществу с ограниченной ответственностью дали гарантийку, что есть контракт с крупной компанией с оплатой до конца месяца, сам контракт не приложили. На проверку оказалось, что такого контракта нет. Тут же возможна ситуация с наличием исполнительных производств по контрагенту (простая проверка ООО в сети не дает полной картины), сумма по которым значительно превышает сумму задолженности, то есть при появлении исполлистов и блокировке счетов вероятность получить оплату по договору стремится к нулю. 

Перечислять можно бесконечно, в своей практике я сталкиваюсь с разными факторами, которые влияют на формирование дебиторской задолженности в компании. Отрасль, сфера, рынок (B2B, B2C или B2G) не имеют значения, все сводится к отправной точке: у большинства компаний/менеджеров нет понимания своей ответственности за выбор контрагентов.

Этап 2. Провести скоринг контрагента

Многие менеджеры и, что удивительно, даже руководители компаний воспринимают отсрочку платежа просто как условие в договоре, не проецируя влияние последствий и стоимости задержки платежей на общий финансовый климат компании. 

По факту для контрагента вы являетесь фактическим кредитором (неважно, за услуги или товар вам должны денег), а он заемщиком. 

Вспомните систему заграждений при оформлении кредита в банке и сопоставьте с системой проверки контрагентов в вашей компании. Проверка контрагентов не должна быть слабее, лояльнее, менее тщательной. 

Программы скоринга заемщиков в банке включают иногда до 50 показателей, программа бизнес-скоринга в компании должна включать не только линейную проверку показателей, но и многофакторную регрессионную аналитику. 

Чтобы минимизировать риски дебиторской задолженности, важно не только смотреть на факты сами по себе, но и находить взаимосвязи и оценивать влияние разных показателей на платежную дисциплину. 

Поэтому сначала нужно создать систему первичного скоринга — для новых контрагентов. А затем внедрить выборочную проврку — для текущих контрагентов. 

Шаг первый: для новых контрагентов — создать систему первичного скоринга

  • Определить показатели, которые влияют на финансовую состоятельность компании

Это будет стандартная проверка: история юрлица, состояние счетов, оплата налогов, ПФР, фигуры бенефициаров, история контрактов, репутация на рынке.

Регулярно отслеживать финансовое состояние клиента-контрагента вам помогут, например, Контур.Фокус или СПАРК (все зависит от бюджета организации). У сервисов есть мобильные приложения.

Эти программы позволяют в реальном времени проверять основные позиции контрагента — финансовые показатели за налоговый отчетный период, наличие арбитражных судов и судов общей юрисдикции (истец/ответчик/третья сторона), трудовые споры с сотрудниками, лизинги, госконтракты, смена учредителей и директоров, блокировка счетов ФНС, наличие исполпроизводств ФССП и прочую информацию, в том числе по ликвидации или банкротству.

  • Определить показатели, которые повлияют на финансовую дисциплину контрагента

Это эмпирическое исследование — слухи и информация в сети, какая значимость вашего товара/услуги для контрагента (приоритет оплаты), кадровые перестановки (особенно смена директоров), динамика роста компании и т.п. 

Для чего это нужно? Все просто — делая анализ по представленным данным вы можете делать прогнозы платежеспособности вашего контрагента. Важно не просто смотреть в лоб на собранный материал, а проверить в динамике: какие изменения по любому из параметров произошли по сравнению с прошлым периодом. 

Например: у ООО «Мотылек» в 2020 году в штате было 100 сотрудников, а в 2021-м — один человек. Резкий отток кадров в компании для специалистов по экономической безопасности будет маркером — возможно, компания собирается ликвидироваться. 

Компания при большом обороте за отчетный налоговый заплатила мизерную сумму НДС? Или у ООО «СилСнаб» оборот за 2021 год вырос на 1010%, но прибыль упала на 70%?

Это сигналы, что есть риск не столько возможной дебиторской задолженности, сколько того, что вы попадете в перекрестную проверку со стороны ФНС из-за такого контрагента.

  • Определить параметры глубины проверки и допуски внутри компании

Шаг суммы контрактов с отсрочкой: 

  1. не требует проверки; 
  2. требует первичного скоринга; 
  3. требует глубокой оценки; 
  4. требует детальной проверки. 

Шаг второй: для текущих контрагентов — внедрить выборочную проверку 

Внедрите систему выборочной рандомной проверки текущих контрагентов. Точно так же ищите маркеры изменений, любые перекосы в финансовом состоянии компании и бенефициаров. 

Внедрите обязательный повторный скоринг (см. Шаг 1) для действующих клиентов, даже самых проверенных и заслуженных, при изменении условий поставки: период отсрочки, объем отгрузки и т.п. Отсутствие этого шага, из моей практики, — причина появления проблемной дебиторки у большинства компаний.

Закрепите алгоритм по аналогии со светофором, где:

  • красный — отклонена работа с таким клиентом; 
  • желтый — необходима дополнительная проверка (допустим, запросить баланс за полугодие или паспорт поручителя либо приказ о назначении директора) или проведение кредитного комитета по утверждению условий работы; 
  • зеленый — клиент чист, менеджер может начинать работу.

Этап 3. Создать регламенты и наладить процесс документооборота

Добиться, чтобы контрагенты платили вовремя, можно — в том числе строго регламентировав процессы, связанные кредитованием или товарным кредитом клиентов. 

Необходимо выработать позицию и практику по работе с клиентами в период отсрочки платежа:

  • Привести в порядок внутренние документы компании. В регламентах должен быть прописан весь процесс работы с клиентом: обязанность и ответственность менеджера по продажам и других ответственных лиц; 
  • Регулярно проводить занятия с сотрудниками на тему минимизации дебиторской задолженности, желательно с игровым моделированием ситуации несвоевременной оплаты и разбор имеющихся фактов;
  • Составить четкий регламент бизнес-процессов работы всех отделов — от заявок менеджера до проверки службой безопасности (собственной либо на аутсорсе); 
  • Обязать менеджеров регулярно контактировать с отделом снабжения/закупок контрагента для того, чтобы быть в курсе проблем и успехов клиента (поздравления с праздниками, предложение об увеличении поставок и прочее.

Дополнительной стимуляцией к своевременной оплате может послужить именно ваша форма договора поставки (если это не тендер или очень крупный клиент, который не согласует пункты договора на стадии заключения и навяжет свой формат).

В договоре поставки необходимо отразить пункты, которые защищают ваши материальные интересы, от увеличения процента по пеням и коммерческому кредиту до сокращения сроков предъявления досудебной претензии с общеустановленных законом 30 суток до 10 суток, чтобы вовремя можно было подать исковое заявление в суд. 

Пример: ООО «Профи» отгрузила компании ООО «Стройкакбог» стройматериалы в отсрочку платежа на 30 дней. В 9 из 10 случаев менеджеры перегружены и не всегда следят за своевременной оплатой со стороны заказчика (а то и никогда не следят). На 30 сутки, согласно договору поставки, оплата не поступила, а сам факт неоплаты выявлен на 35 сутки, когда бухгалтерия решила подбить акты сверок. На звонке контрагент попросил немного подождать, так как у них задержки по денежным поступлениям; они готовы написать гарантийное письмо.

Все, вроде, хорошо, но главный закон — «деньги должны работать» — не действует. Вы начинаете нести убытки с первого дня просрочки платежа.

Примерный план действий по пунктам:

  1. Проверить контрагента, заключить договор поставки товара/предоставления услуг.
  2. Весь срок действия договора проводить анализ контрагента с частотой примерно 1/месяц.
  3. За 5 дней до наступления срока оплаты направить контрагенту уведомление о необходимости оплаты счета по договору (уведомление с подтверждением о получении — курьер ли, электронная почта — неважно). Параллельно менеджер звонит и напоминает.
  4. В последний день оплаты получите информацию от контрагента о платеже в ваш адрес.
  5. При непоступлении платежа от клиента действия зависят от конкретной ситуации — можно выехать к клиенту для досудебного порядка разбирательства (медиация) и урегулирования вопроса по закрытию долга. Если клиент вне региона вашего пребывания — аудио—/видеоконференция. Необходимо заручиться гарантиями платежа.
  6. Если от клиента не поступило точных сроков закрытия долга, примите решение о подаче искового заявления — в случае, если с клиентом больше не интересно работать или наценка на ваш товар не покрывает затраты с учетом долгой просрочки (общество обязано принять все меры, чтобы минимизировать ущерб от деятельности). 
  7. Бывает, что подача иска в арбитражный суд мотивирует контрагента к оплате долга. Это связано с репутационными потерями и с тем, что в будущем контрагент с отрицательной судебной историей может не получить интересный контракт от крупного заказчика (просто не пропустят). Если этого не произошло, дальше — суд и взыскание.

Этап 4. Автоматизировать процессы 


Тут у многих встанет вопрос — как автоматизировать этот процесс и кто этим должен заниматься?

Что делать компаниям, у которых штатным расписанием не предусмотрено создание СЭБ (службы экономической безопасности) либо отсутствует бюджет или необходимость в постоянной услуге? Юрист компании редко обладает достаточной квалификацией как аналитик и медиатор или не обязан выполнять аналогичные функции.

Для этих целей существует такое понятие как комплаенс. В трактовке западного менеджмента комплаенс-специалисты минимизируют риски компаний при взаимодействии с госструктурами и клиентами, уничтожая коррупционную составляющую. 

В России термин приобрел несколько иное наполнение — это специалисты, которые обеспечивают экономическую безопасность бизнеса в правовом поле в глобальном смысле: от системы защиты коммерческой тайны до бизнес-медиации.

Такой эксперт совмещает функции и ресурсы классической службы безопасности с навыками бизнес-медиатора и юриста. В идеале — с личным опытом предпринимательской деятельности. 

Сегодня на рынке юридических услуг легко найти специалистов на аутсорс (как частных, так и компании), которые предоставляют услуги в области экономической безопасности бизнеса. 

Соблюдайте осмотрительность, грамотно выстройте процессы работы с клиентами, опирайтесь на знания специалистов в сфере экономической безопасности. Помните, что затраты на предупреждение рисков намного ниже, чем на взыскание платежей с контрагента (от судов и процесса взыскания до банкротства). 

Все это поможет значительно уменьшить риски несвоевременной оплаты, пусть и не гарантируют на все 100%. Ведь любой бизнес — это риски. А рисками можно управлять. 

Всегда выгоднее предотвратить проблему, чем ее исправлять.

Фото на обложке: Mikhail Nilov / Pexels





Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Импортозамещение в текущих реалиях: как отечественные компании выходят из ситуации
  2. 2 Как работодателю оформлять документы с сотрудником, который уехал в другую страну?
  3. 3 RegTech по-русски: как поменялся рынок распознавания документов за последние недели и какие решения нужны отрасли?
  4. 4 Как легко вести учет средств бизнеса в Google-таблицах
  5. 5 Почему бухгалтерские компании «косячат» и как заранее обезопасить свой бизнес?
ArtTech — карта разработчиков арт-технологий
Все игроки российского рынка технологий для искусства
Перейти