Колонки
DIG(IT)AL

5 лайфхаков, которые помогут бизнесу перейти в цифровую среду

Колонки
Кирилл Буряков
Кирилл Буряков

Управляющий партнер юридической фирмы Lex Borealis и основатель IT-компании Doczilla

Евгения Хрисанфова

Предприятиям любого масштаба часто не хватает времени и внутренних ресурсов для развития. Это сказывается на конкурентоспособности и рентабельности бизнеса. На помощь компаниям, желающим повысить эффективность своей работы, приходят инструменты автоматизации.

Кирилл Буряков, партнер юридической фирмы Lex Borealis и основатель IT-компании Doczilla, дает советы по цифровизации бизнеса и приводит список сервисов для автоматизации процессов.

5 лайфхаков, которые помогут бизнесу перейти в цифровую среду


В проекте Dig(IT)al рассказываем о технологиях, которые помогут вам заработать. Переходите на цифровую сторону бизнеса.


Пока специализированные программы и сервисы выполняют монотонные повторяющиеся задачи, сотрудники могут заняться стратегическим развитием бизнеса. За счет автоматизации повышается продуктивность персонала, а вместе с этим и скорость обслуживания. Все это увеличивает степень лояльности клиентов и ускоряет рост продаж в единицу времени — ведь при современном развитии технологий каждый рассчитывает на высокую скорость обработки запросов.

Дополнительное преимущество автоматизации — возможность углубленной аналитики и контроля. Эти функции предлагает практически каждый цифровой сервис, рассчитанный на пользователей из деловой среды.

При всех преимуществах автоматизации, многие компании все еще откладывают интеграцию специального ПО. Такая медлительность связана с непониманием того, что и как оцифровать. Данная статья рассеет туман и внесет ясность в процесс автоматизации бизнеса.

Онлайн-галерея «Цифровые двойники». Угадай, что изображено на картинах.

Проверенные лайфхаки по автоматизации бизнеса

Если вы не знаете, как повысить эффективность рабочих процессов, воспользуйтесь наработками тех, кто уже прошел этот путь. Рекомендации полностью универсальны и помогут бизнесу из любых ниш и сфер деятельности.

 

 Контур.Диадок

 

1. Цифровизируйте подготовку документов и документооборот

Неоднозначный 2020 год и массовый переход на удаленную работу стал очередным толчком к ускорению темпов миграции бизнеса в цифровую среду. Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) ― это не вопрос экономии бумаги или поиска возможностей для сокращения штата, а способ выживания в условиях повсеместной цифровой трансформации. Компании постоянно взаимодействуют с контрагентами и поставщиками удаленно, а потому сохранение материальных носителей и договоров с синей печатью тормозит все бизнес-процессы.

Чтобы создать удобный электронный документооборот, нужно проработать инфраструктуру и интерфейсы для разных классов пользователей. Особое внимание также стоит уделить обеспечению безопасности и стабильности всей системы, так как даже 15 минут простоя могут обернуться серьезными потерями.

Автоматизировать можно не только документооборот, но и процесс подготовки документов: типовых договоров, инструкций и так далее. Используя специальные онлайн-системы и программные комплексы, вы сможете настраивать и редактировать шаблоны, обеспечивать совместную работу над ними, что увеличит скорость решения внутренних задач.

Doczilla Pro

Эта платформа подходит для цифровизации подготовки и согласования документов.

Внутри нее есть:

  • конструктор документов, где вы можете самостоятельно создавать интерактивные шаблоны;
  • модуль совместной работы — для согласования документов с контрагентами и коллегами в едином пространстве;
  • возможность сохранять популярные формулировки в библиотеке знаний;
  • ресурс для хранение текста, XLS-таблиц, презентаций PPT, видео и других медиафайлов;
  • модуль аналитики, где можно отслеживать эффективность команды по работе с документами.

Doczilla Pro позволяет ускорить процесс подготовки и согласования документов, а также минимизирует риск возможных ошибок. Платформа подойдет предприятиям малого бизнеса, крупным компаниям, может быть внедрена в работу юридических отделов и отделов продаж. Этой платформой также пользуются государственные и муниципальные учреждения.

Профессиональная платформа Doczilla Pro поможет автоматизировать типовые шаблоны, сократит число повторяющихся задач, а также обеспечит надежную защиту данных, хранящихся в облачной инфраструктуре сервиса.

«Контур.Диадок»

Этот сервис для организации электронного документооборота популярен в России. С его помощью все документы будут храниться в единой базе, а входящая корреспонденция начнет автоматически распределяться между сотрудниками или подразделениями.

«Контур.Диадок» проверяет документы перед отправкой и позволяет после интеграции полностью работать в системе «1C». С помощью этого сервиса можно отправлять отчеты в государственные и надзорные органы, а также вести международный электронный документооборот.

 

Workzen

 

2. Используйте облачные канбан-доски и таск-трекеры

В любом бизнесе, где есть постоянный поток задач, вопрос эффективного управления проектами играет важную роль. Это справедливо и для IT-команд, и для маркетинговых агентств, и для логистических центров, и для строительных компаний.

Минимизировать многозадачность поможет методология Kanban. Само по себе решение нельзя назвать новым, но в цифровую среду оно пришло относительно недавно. Цель методологии сводится к повышению скорости и качества работ, а также к оптимизации использования внутренних резервов.

Облачные канбан-доски предлагают следующие возможности:

  1. Совместное планирование рабочих процессов.
  2. Удаленный мониторинг прогресса.
  3. Разбивка задач на подзадачи с назначением ответственных.
  4. Сбор статистики для анализа производительности отдельных сотрудников и всей команды.

 Такой таск-трекер может быть платным или со свободным доступом. При выборе подходящего планировщика обратите внимание на его функциональные возможности, а также на удобство интерфейса, степень визуализации статистических данных. Еще важно учитывать допустимое число пользователей, технические требования к задействованным платформам, операционным системам и устройствам.

Workzen

Простой планировщик от МТС, который помогает в режиме реального времени выставлять задачи, удаленно контролировать ход их выполнения. Базовый функционал таск-менеджера бесплатен, доступ к дополнительным модулям предоставляется согласно действующим тарифам.

Jira

Программное обеспечение подходит для работы по принципу проектного менеджмента Agile. Это идеальный вариант для больших команд разработчиков. Jira дает возможность планировать задачи в единой среде, назначать ответственных, расставлять приоритеты и отслеживать процесс реализации, сохраняя при этом полную прозрачность взаимодействия. Для компаний, не использующих принцип Agile, этот инструмент подходит в меньшей степени.

 

ApiX-Drive

 

3. Подключите интеграцию онлайн-сервисов

Проблема большинства предприятий, медлящих с цифровизацией, — для решения бизнес-задач они используют многочисленные сервисы, которые не связаны между собой. Это снижает производительность и делает анализ разрозненных данных более трудозатратным. Исправить ситуацию помогут программы, отвечающие за интеграцию онлайн-сервисов в единую сеть и обобщение информации из разных приложений.

ApiX-Drive

Этот онлайн-конструктор поможет интегрировать по API разные онлайн-сервисы в общую среду. С помощью ApiX-Drive данные начинают передаваться из одного приложения в другое, и для этого не требуется привлечения разработчиков и IT-специалистов.

Microsoft Power Automate

Эта платформа хорошо подходит, чтобы создать бизнес-логику автоматизации рабочих процессов. Простой конструктор позволит без навыков программирования самостоятельно моделировать потоки с использованием данных подключенных служб и источников. Power Automate поддерживает интеграцию с тысячами разнообразных приложений, что дает полную свободу действий.

 

Adesk

4. Цифровизируйте бухгалтерию

Цифровизация финансовых вопросов компании ― оправданная необходимость. Приобретая специальное программное обеспечение, руководитель получит возможность всегда быть в курсе дел, а также сможет оптимизировать штат сотрудников, улучшить их качественные характеристики.

Автоматизация должна проходить совместно с подготовкой бухгалтеров к использованию новых сервисов, а при выборе программ важно учитывать специфику бизнеса, его масштаб и текущую систему налогообложения.

Adesk

Этот сервис предназначен для автоматизации управленческого учета и в большей степени подходит предприятиям малого бизнеса. С его помощью можно объединить наличные и безналичные платежи, осуществлять удаленный мониторинг по ним, анализировать эффективность различных бизнес-направлений. Adesk поддерживает интеграцию с популярными российскими банками и позволяет настраивать разные права доступа для отдельных пользователей.

СБИС

Система обладает встроенной электронной отчетностью и ОФД, заменяет собой программы по бухгалтерскому и налоговому учету, документообороту, организации работы онлайн-касс. В ней есть инструменты для расчета зарплаты сотрудников, соблюдения правил маркировки, согласования оплат и документов. СБИС поддерживает ЕГАИС и информационную систему «Меркурий».

 

Iterable

Iterable

 

5. Автоматизируйте контакты с клиентами

Выстроить эффективную коммуникацию помогут CRM-системы. С их помощью легко управлять маркетинговыми коммуникациями, рассылками, системами лояльности. CRM-системы собирают все данные по клиентам и сохраняют подробную информацию истории взаимодействия с каждым из них.

Чтобы пользовательский опыт был максимально положительным, важно обеспечить быстрое реагирование на поступающие запросы. В этом помогут чат-боты. Программы работают с использованием искусственного интеллекта, что позволяет им обучаться в ходе общения с клиентами.

Автоматизация контактов расширит охват аудитории, повысит лояльность существующих заказчиков и решит ряд других маркетинговых задач. Этой цели служат сервисы e-mail рассылок, системы автопостинга в социальных сетях. Они возьмут на себя решение рутинных задач и сэкономят время на разработку качественных креативов.

«Битрикс24»

Онлайн-CRM поможет всегда оставаться с клиентами на связи, что повысит число успешно закрытых сделок. «Битрикс24» подходит для бизнеса любого масштаба и поддерживает интеграцию телефонии, социальных сетей и программ семейства «1С».

Zendesk

Zendesk — иностранная платформа, которая упрощает процесс взаимодействия с клиентами. Zendesk помогает совершенствовать службу поддержки, работая с заказчиками компании через телефонию, email, социальные сети и прочие каналы связи.

Iterable

Система обобщает разрозненные каналы коммуникации, создавая из них единую сеть. Цифровой след каждого пользователя анализируется  с помощью искусственного интеллекта, оцениваются его поведенческие и демографические параметры. На основе собранных данных система подсказывает лучший канал, время и частоту общения с каждым клиентом. Помните, что Iterable — иностранное решение, интерфейс системы — на английском языке.

 

Примеры успешного перехода бизнеса в цифровую среду

Многие компании относятся к вопросу автоматизации с осторожностью. Однако обилие позитивных примеров из разных отраслей говорит о том, что переход в цифровую среду можно осуществить вне зависимости от специфики деятельности предприятия, и это даст ощутимую пользу.

Среди зарубежных игроков рынка стоит выделить завод BMW, где используется робототехника и технологии дополненной реальности.

В России ярким примером цифровизации служит «КАМаз». Предприятие активно автоматизирует свои производства. Есть примеры и в отрасли добычи полезных ископаемых. Так, в «Газпром нефти» существует более сотни цифровых проектов, которые разделены по отдельным бизнес-блокам. IT-решения разрабатывают телекоммуникационные компании (МТС, «Ростелеком»), крупные банки («Тинькофф», Сбербанк и прочие). Есть в числе тех, кто уделяет особое внимание автоматизации бизнеса, и производственные предприятия. Например, в группе «Черкизово» принят план цифровизации, рассчитанный до 2025 года.

Внедрение современных технологий необходимо во всех отраслях деятельности. Сферы B2C и B2B с их помощью улучшают клиентский опыт, проводят анализ поведенческих характеристик, решают маркетинговые задачи. На производствах IT-сервисы помогают собирать и анализировать огромный массив данных с контрольно-измерительных приборов, оптимизируют процессы разработки и выпуска продукции.

Среди малых предприятий тренд на цифровизацию не столь активен, но все-таки прослеживается. По данным консалтингового агентства Strategy Partners, около 17% российских промышленных компаний имеют пилотные проекты по автоматизации и 4% двигаются по стратегии трансформации.

 

Заключение

Автоматизация бизнеса ― острая необходимость для предприятий любого масштаба. Программное обеспечение и онлайн-сервисы позволят сохранить жизнеспособность в эру цифровых технологий.

С их помощью можно решить широкий спектр рутинных задач: от редактирования документов и договоров до контакта с клиентами по популярным запросам. Игнорирование систем автоматизации, напротив, сократит темпы развития бизнеса и сделает его менее конкурентоспособным.

Эксперты рекомендуют компаниям любых масштабов не сбрасывать со счетов возможности цифровизации и для скорейшей адаптации запускать мини-проекты, которые помогут оценить перспективы и сложные места процесса автоматизации.

Фото на обложке: Andis Rea / Shutterstock

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 «Это единственный выбор на пути к нормальной жизни»: что малый бизнес говорит сотрудникам о вакцинации
  2. 2 Скоро на экранах: ByteDance готовится вывести TikTok на Smart TV
  3. 3 AMC, GameStop и другие: почему растут «‎акции-мемы»
  4. 4 БФ «Система» проведет круглый стол на тему карьеры в ответственных компаниях
  5. 5 Что нужно, чтобы создать приложение для обучения детей?
AgroCode Hub
Последние новости, актуальные события и нетворкинг в AgroTech-комьюнити — AgroCode Hub
Присоединяйся!