Освоить софт: как выбрать подход к обучению сотрудников

У любого обучения софту (как и обучения вообще) должны быть четкие цели и задачи — для каждого случая нужны свои методы и подходы. Но если обобщить основные потребности компаний в этой сфере, то мы получим две большие категории: внедрение нового ПО и обучение новых сотрудников. И в той и в другой категории есть свои сложности и особенности: 

• У всех людей разный уровень цифровой грамотности, а инструмент обучения ПО должен это учитывать. 
• Важно помнить, что помощь может понадобиться сотрудникам, если они забыли, как реализован тот или иной функционал в софте, или выполняют какой-то процесс сравнительно редко.
• Когда внедряется новое ПО, нужно побороть эффект сопротивления — люди редко хорошо принимают новшества, когда они уже к чему-то привыкли.
• В случае с обучением новых сотрудников важно сделать процесс максимально простым, понятным и комфортным. Если новичку будет неуютно в первые же дни работы, то он может просто уволиться, а компании снова придется тратить время и деньги на подбор и адаптацию сотрудника. 
  
  

Какие инструменты обучения существуют и чем они отличаются

• инструкции;
• офлайн-курсы;
• вебинары;
• симуляторы ПО; 
• скринкасты;
• digital adoption платформы.

Если первая половина списка всем хорошо знакома, то вторая, вероятно, требуют короткого пояснения. 

Симуляторы ПО — это набор скриншотов, собранных в интерактивный курс, в котором можно кликать на элементы, вводить текст и перемещаться по экранам. Обычно они линейны и подчинены жесткой логике — нужно обязательно пройти сценарий по конкретным шагам и четко выполнить нужные действия. Помимо обучения, симуляторы ПО позволяют проводить тестирование и определять, насколько хорошо сотрудник усвоил знания.

Скринкаст — это разновидность видеоурока. Его особенность состоит в том, что тут используются специальные программы для записи видео с экрана. Пользователь получает подробное изображение происходящего на экране и параллельный голосовой комментарий с описанием действий. 

Digital adoption платформы — сравнительно новое явление на российском рынке, которое пока даже не получило устоявшегося русскоязычного названия. В буквальном переводе digital adoption означает процесс освоения пользователем цифровых навыков. Сегодня этот термин используется для обозначения сервисов, которые могут встраиваться внутрь практически любого софта и обучают пользователя прямо в процессе работы при помощи интерактивных подсказок. 

Они ведут пользователя по приложению, шаг за шагом объясняя ему, какое действие нужно совершить, чтобы выполнить ту или иную задачу. Подсказки интегрированы в софт так, чтобы реагировать на поведение пользователя и появляться на экране только в те моменты, когда они реально нужны. 

У каждого инструмента есть свои плюсы и минусы. Инструкции — самый понятный и распространенный вариант. Он практически не требует финансовых затрат и решает все необходимые задачи. Проблема в том, что штудировать мануалы самостоятельно никто не любит, и часто все заканчивается повышенной нагрузкой на техподдержку или бесконечными вопросами к более опытным коллегам. 

Вебинары обеспечивают широкий охват, стоят сильно дешевле, но тоже не решают проблему практических навыков. Симуляторы ПО и скринкасты хорошо подходят для массового обучения и дают полное представление об использовании софта в реальных рабочих условиях.

Digital adoption платформы — одно из самых дорогих решений, но это чуть ли не единственный способ проводить обучение, не отрывая сотрудников от работы. Такие сервисы помогают решать еще и вопросы поддержки пользователей, предоставляя помощь в виде подсказок внутри софта, когда обучение давно закончилось и нужно освежить навыки в памяти. 

В один момент едва ли не перед каждой компанией встала задача перевести все рабочие процессы в онлайн, внедрить новые инструменты и научить сотрудников пользоваться ими. 

В компаниях, где и так все было хорошо с цифровой грамотностью и использовалось много онлайн-платформ, этот переход прошел быстро и гладко. Остальные всерьез задумались о том, чтобы постепенно перевести как можно больше процессов в цифру. Это означает, что и в пост-коронавирусной реальности сотрудникам понадобится активно обучаться пользоваться новыми платформами и сервисам, а для бизнеса важно найти решения, которые принесут оптимальный результат в короткие сроки.

Как достичь максимума

Пять главных правил эффективного обучения сотрудников софту: 

1. Чем быстрее происходит внедрение нового софта или обучение новых сотрудников — тем лучше. Это помогает не только сократить затраты, но и начать быстрее окупать инвестиции в сотрудников. Оптимальный вариант — когда обучение не занимает отдельное время, а происходит на практике и вплетено в ежедневный рабочий процесс.  
2. Самое эффективное обучение — когда сотруднику вообще не нужно отходить от рабочего места или выходить из программы, а вся нужная информация доступна внутри ПО. 
3. Обучение софту должно охватывать как первичное освоение информации и функционала, так и поддержку в том случае, когда сотрудник что-то забыл или в системе появились новые фичи. 
4. Выбирать оптимальные инструменты для обучения софту нужно, ориентируясь на уровень цифровой грамотности сотрудников. Поэтому старайтесь сделать как первичное так и последующее обучение максимально персонализированным.  
5. Микрообучение — наше все. Не нужно стараться впихнуть в человека всю информацию за раз. Вместо этого сделайте обучение постепенным — дозируйте его в зависимости от того, какие функции ПО человек использует в самом начале и с какими он столкнется позже.

Не бойтесь пробовать разные инструменты и подходы, даже непривычные для вас. Рынок не стоит на месте, и каждый день появляются способы решить вашу проблему по-новому. 

Фото на обложке: Shutterstock/fizkes