Колонки

Как все успевать, если в сутках всего 24 часа? Восемь правил тайм-менеджмента

Колонки
Александр Ветерков
Александр Ветерков

Заместитель гендиректора «Работа.ру»

Софья Федосеева

Чтобы не потеряться в потоке задач, нужно их как-то упорядочить (и в голове, и на бумаге) и найти время на выполнение. С этим помогут восемь правил тайм-менеджмента.

Александр Ветерков, заместитель генерального директора сервиса для поиска работы и сотрудников «Работа.ру», рассказывает, как потратить каждую минуту с пользой и не переутомиться.

Как все успевать, если в сутках всего 24 часа? Восемь правил тайм-менеджмента

Проблемы с личной эффективностью и острая нехватка времени – актуальные вопросы для огромного количества людей, живущих в быстром ритме современной жизни. 


Зачастую кажется, что в сутках просто не хватает нескольких дополнительных часов, чтобы успевать все в срок. 

Специально для таких людей разработана система тайм-менеджмента – рациональное планирование времени и ресурсов. Но и здесь возникает камень преткновения: чтобы разобраться в системе, нужно время. 

В этой статье я кратко расскажу о нескольких самых эффективных правилах, следование которым освободит ресурсы и позволит успевать больше.

Подписывайтесь на канал Rusbase в «Яндекс.Дзен», чтобы ничего не пропустить

Правило важных дел 

Для начала расставьте приоритеты и начните с самого важного. Причем следует учитывать, что «важное» и «сложное» – не всегда одно и то же. 

Помочь с рациональной организацией задач может так называемая матрица Эйзенхауэра, который делил свои задачи на четыре категории: 

  1. срочные, важные; 
  2. важные, несрочные; 
  3. срочные, неважные; 
  4. неважные, несрочные. 

С первым пунктом нужно разобраться сразу и самостоятельно, второй пункт можно выполнять в комфортном для себя режиме, третий – делегировать, а четвертый – отбросить. 

Чтобы задачи было проще распределять, можно воспользоваться программой Time Planner, которая, по сути, является календарем с возможностью выделения более важных дел.


Правило письменных заметок

Человеческая память не безгранична, и для того чтобы ваш внутренний процессор работал быстрее, не стоит перегружать его нечеловеческими объемами данных. 


Записывайте все, что вам нужно сделать, а затем вычеркивайте выполненное. Это поможет систематизировать задачи и четко идти по намеченному плану. 

По истечении определенного периода – дня или недели – проанализируйте выполнение задач: поняв, на что тратите больше всего времени, вы сможете спланировать следующий период более эффективным для себя образом.

Фото: Unsplash

Для максимальной оптимизации времени можно использовать специальные приложения и сервисы. В частности, внутри «Яндекс.Диска» есть сервис «Заметки», позволяющий оперативно фиксировать ежедневные небольшие дела: записать мысли и идеи, составить план задач на день, написать список покупок, сохранить понравившуюся картинку или ссылку из интернета.


Правило одного блока 

Постарайтесь сгруппировать дела тематически – таким образом вы сэкономите на подготовке к выполнению задачи. Например, отвечать на каждое письмо по отдельности нецелесообразно, выделите определенное время на просмотр почты и рассылку сразу нескольких писем. 


Главное – не отвлекаться от однородного блока дел. Мозг имеет свойство быстро выходить из режима максимальной концентрации, и ему нужно время, чтобы заново настроиться на работу. 

Распределять дела по темам поможет программа Wunderlist, которая позволяет разделить задачи по разным блокам: работа, отдых, путешествия и другие. 

Фото: Unsplash

Между разными блоками дел можно выделять несколько минут на разбор переписок. Таким образом вы не будете отвлекаться от своих задач и сможете выполнять их с наибольшей эффективностью.


Правило «+1»

После того как выполнена важная задача, подумайте – возможно, есть небольшая, связанная с ней подзадача, которую можно сделать заодно. 

К примеру, если вы вошли в почту и отправили необходимые письма, можно почистить папку «спам». Если ищете какой-то предмет – навести порядок на столе. Так вы не будете отвлекаться на мелкие дела в будущем и значительно сэкономите время. 


Правило четкой установки

Минимизируйте бесполезные дела и ненужные усилия, ставьте четкие цели даже в мелочах. Не стоит садиться за компьютер просто оттого, что вам нечем заняться: вы потеряете в информационном водовороте несколько часов, которые можно было бы потратить на более конструктивные занятия или отдых. 


Включайте компьютер, установив себе определенную задачу и обозначив время на ее выполнение. Закончив, приступайте к другому делу. 

А чтобы не тратить время еще и на бесполезный серфинг в мобильных устройствах, удобно использовать функцию Screen Time от Apple, которая позволяет блокировать некоторые приложения по истечении определенного времени. 

Например, установите лимит использования социальных сетей в 15-20 минут в день: включенная функция не позволит провести в них больше времени.


Правило логического завершения

Как бы странно это ни звучало, перфекционизм иногда мешает эффективному планированию времени. 


Над любым проектом, презентацией, статьей можно работать бесконечно, пытаясь найти более привлекательный дизайн или яркий заголовок. 

Тем не менее любое дело должно иметь логическое завершение и временные рамки. Изучить всю информацию невозможно – важно извлечь максимум из доступного материала и уметь вовремя остановиться.  


Правило планирования ожидания

Огромное количество времени мы проводим в ожидании – поезд, самолет, пробка, очередь за кофе. Если заранее не спланировать, чем именно вы будете заниматься в период ожидания, можно считать это время упущенным. 

Однако его можно провести с пользой: проработать необходимые материалы, сделать рассылку писем, совершить звонки, законспектировать идеи, составить план на день или просто почитать хорошую книгу – вариантов великое множество. И их тоже можно распланировать заблаговременно: простой календарь на смартфоне может напомнить о том или ином деле по прибытии на место. 

Фото: Unsplash

Скажем, вы запланировали поход ко врачу в грядущий четверг – выберете пару дел, которые сможете сделать в период ожидания в очереди, и при записи воспользуйтесь опцией «напомнить по месту». Так, придя в клинику, вы получите уведомление.


Правило отдыха

Эффективная работа невозможна без отдыха. Планируйте перерывы как минимум каждые девяносто минут, причем они должны проходить без гаджетов и интернета. 


Совершите небольшую прогулку и отвлекитесь от рутинных дел. 

Если самостоятельно заставить себя сделать перерыв все же не удается, попробуйте систему Pomodoro. Суть достаточно проста: вы работаете 25 минут, затем пять минут отдыхаете, а после трех циклов делаете более долгий перерыв – на 20-30 минут. 

Ощущение сжатости сроков стимулирует работать продуктивно, а небольшие перерывы не позволяют переутомляться. Кроме того, вы сможете приблизительно понять, какой объем работы выполняете за 25 минут, и впоследствии более четко рассчитывать время при планировании задач.

Фото: Unsplash

И еще один вариант – он подходит тем, кто при высокой рабочей нагрузке страдает от недосыпа. Как бы дико это ни звучало, но вздремнуть во время рабочего дня будет гораздо продуктивнее, чем работать с несвежей головой. 

Метод следующий: берете в руки ключи и закрываете глаза. В момент засыпания они выпадут и разбудят вас, при этом вы будете чувствовать себя проспавшим несколько часов, затратив на такое упражнение только 10-15 минут.


Изображение на обложке: «Постоянство памяти», Сальвадор Дали 

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Обратный тайм-менеджмент: управляй собой, а не временем
  2. 2 Учусь и работаю: 10 приложений для тайм-менеджмента
  3. 3 Успеть все: мануал по планированию от топ-менеджера Skyeng
  4. 4 Тайм-менеджмент для творческих сотрудников: ожидания vs реальность
  5. 5 Тайм-менеджмент – трата времени. Фокусируйтесь лучше на другом

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase

Комментарии

ВОЗМОЖНОСТИ

14 октября 2019

RUSSOL

15 октября 2019

PwC Russia Accelerator

ВОЗМОЖНОСТИ

14 октября 2019

RUSSOL

15 октября 2019

PwC Russia Accelerator

ПРОГРАММЫ И КУРСЫ

21 октября — 9 декабря 2019

Управление проектами