Top.Mail.Ru
Колонки

Электронная цифровая подпись (ЭЦП или ЭП): что это такое и для чего она нужна

Колонки
Елисей Гевхер
Елисей Гевхер

Руководитель отдела документооборота ГК «Альфа-Лизинг»

Владислав Афонин

Большинство бизнесменов чаще отдает предпочтение электронному документообороту. Это экономично, экологично и удобно. Однако чтобы сократить расход бумаги, а также защитить конфиденциальные данные от рисков, требуется квалифицированная электронная подпись ЭП.

Елисей Гевхер, руководитель отдела документооборота ГК «Альфа-Лизинг», рассказал, что такое ЭЦП, какой ее вид оптимален для представителей крупного, среднего и малого бизнеса и как правильно ее оформить.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП или ЭП): что это такое и для чего она нужна

Содержание

 

ЭЦП или ЭП: что это и где использовать?

Цифровая электронная подпись ЭЦП считается законным аналогом собственноручной подписи. Электронная подпись лица физического или юридического будет так же законна, как реквизиты электронного договора или счета.

RB.RU рекомендует лучших поставщиков цифровых решений для вашего бизнеса — по ссылке

Чтобы понять, как подписать электронной подписью документы, важно разобраться, из чего состоит сама подпись. В состав ЭЦП входят два ключа:

  • открытый,
  • закрытый.

Криптографический метод в системе ЭДО трансформирует информацию и использует для этого закрытый ключ электронной цифровой подписи. Отдельно стоит отметить, что после подписи документов при помощи ЭЦП скорректировать в них данные не получится.

 

Чем электронная подпись лучше обычной?

Электронная подпись документов ЭЦП имеет ряд преимуществ перед рукописной:

  1. Безопасность. ЭП базируются на криптографии для защиты данных, что делает их более надежными.
  2. Цифровому отпечатку. Каждая электронная подпись имеет индивидуальный цифровой отпечаток, который служит доказательством подлинности документа.
  3. Быстроте и удобству. Подпись ЭП минимизирует расходы и время на отправку документов почтой в бумажном формате.
  4. Экологической эффективности. ЭП сокращает расход бумаги и ресурсов, что сохраняет окружающую среду.
  5. Глобальному доступу. Электронными подписями можно пользоваться в любой точке мира.

 

Виды электронных подписей

Электронные цифровые подписи разделяются на несколько видов. Оформить ЭЦП могут как юридические, так и физические лица.

Виды электронной подписи:

  • простая электронная подпись (ПЭП);
  • усиленная электронная подпись (УЭП), она разделяется на квалифицированную (КЭП) и неквалифицированную (НЭП).

Виды ЭЦП имеют свои преимущества. Какие виды электронных подписей использовать, зависит от конкретных потребностей пользователя. Благодаря разнообразию видов ЭЦП можно выбирать наиболее подходящий вариант для своих конкретных задач.

 

Где и как используют ЭП?

ЭП пригодится в любой сфере. В госуправлении и коммерции ЭП чаще требуется для того, чтобы подавать отчетность в госорганы и контролирующие ведомства, а также для документооборота с контрагентами. Для личных целей оформляются разные типы подписей в зависимости от целей ее использования.


По теме: Преимущества и недостатки разных видов подписей: что можно подписать только от руки


Личная электронная подпись для физических лиц применяется для платежных операций в финансовых организациях или при покупках на маркетплейсах.

Однако при формировании заявки на получение налогового вычета в личном кабинете ФНС разрешено использование только КЭП, но ее запрещено ставить на сторонних онлайн-платформах.

Квалифицированная электронная подпись будет незаменима при:

  1. Отправке обращения в учебное заведение в режиме онлайн.
  2. Подписи договора через ЭДО.
  3. Покупке недвижимости или автомобиля.
  4. Оформлении кредита.

 

Что такое сертификат ЭЦП

Сертификат электронной подписи — документ на бумажном или цифровом носителе, подтверждающий, что ЭЦП действительна и принадлежит конкретному гражданину, ИП или ООО. Сертификат ЭЦП выдают специализированные удостоверяющие центры. Именно они гарантируют актуальность и правомерность данных.

Примером может служить ситуация с онлайн-банкингом: во время финансовой операции с помощью ЭЦП банк требует предоставить сертификат, чтобы убедиться в подлинности подписи и идентификации клиента.

Сертификат ЭЦП содержит информацию о владельце подписи, сроке действия подписи и публичном ключе, который нужен для проверки подлинности подписи. Этот документ также содержит цифровую подпись удостоверяющего центра.

Чтобы использовать сертификат ЭЦП, нужно импортировать его в программное обеспечение, которое будет выполнять проверку подписи. Примером может служить электронная почта, где для проверки подписи письма необходимо иметь доступ к сертификату отправителя.

ЭЦП

Фото в тексте: ГК «Альфа-Лизинг»

Без сертификата ЭЦП подпись не может быть корректно проверена, что подчеркивает важность этого документа в процессе использования электронных подписей.

Сертификат ключа проверки ЭП состоит из:

  • ключа проверки ЭП;
  • названия криптопровайдера;
  • наименования УЦ, который выдал сертификат;
  • данных об ограничениях использования ЭЦП;
  • информации о владельце электронной подписи.

 

Где и как можно получить электронную подпись?

Каждый из категории желающих, кто хочет узнать, где получить электронную подпись, может действовать по такому алгоритму. Есть даже бесплатные шаги для оформления электронной подписи. Но обо всем по порядку.

 

Как оформить ЭП физическому лицу?

Физлица могут выбрать различный тип — простой, неквалифицированный и квалифицированный. Быстрее и проще оформить заявку на создание ЭП в МФЦ, расположенный недалеко от места проживания. Затем нужно собрать пакет документов, в который будет входить:

  1. Заявление на выпуск сертификата.
  2. Документ, удостоверяющий личность.
  3. Страховое свидетельство.
  4. ИНН.

Сертификат в Многофункциональном центре выдадут бесплатно. Еще один вариант не оплачивать оформление квалифицированной ЭП — портал «Госключ». Для этого нужно создать личный кабинет на Госуслугах, иметь актуальный заграничный паспорт с чипом, и телефон с NFC-чипом. Цифровой подписью можно верифицировать различные документы на Госуслугах и иных сервисах-партнерах «Госключа».

Рассказываем, куда обратиться за ЭЦП и сколько на это придется потратить

В УЦ столицы получение ЭП физлицам обойдется от 1000 рублей. Цена с токеном — от 2500 до 3500 рублей, но его можно приобрести отдельно за 1500 рублей. Стоимость зависит от прайса на услуги удостоверяющего центра и типа ЭЦП. 

 

Как получить ЭП индивидуальному предпринимателю?

Предпринимателю стоит обратиться в УЦ лично. Адреса учредительных центров можно уточнить на сайте Минцифры и оформить заявку очно или онлайн. Предприниматель должен собрать следующий список документов:

  1. Заявление на выпуск сертификата.
  2. Документ, удостоверяющий личность.
  3. Страховое свидетельство.
  4. ИНН.
  5. Выписка из ЕГРИП.

Цена сертификата отличается в зависимости от субъекта РФ. К примеру в столице — около двух тысяч рублей, а в регионах он дешевле. После проведения платежа ЭП привяжут к токену заказчика, который можно приобрести в удостоверяющем центре за 2000-2500 рублей. Только после этого документ становится легитимным. 

 

Как оформить ЭЦП самозанятому?

Получение электронной ЭП для самозанятых происходит по тому же алгоритму, что и для физлиц.

 

Пошаговая инструкция для выпуска КЭП

Получить квалифицированную электронную подпись возможно несколькими способами. Если ЭП нужна для налоговых служб РФ, где используются токены формата USB Тип-А (Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ и другие), то заявление подается:

  • очно в ФНС;
  • на сайте ФНС в режиме онлайн.

Документы для того, чтобы подать заявление:

  • паспорт;
  • токен;
  • страховое свидетельство.

 Чтобы подать заявку онлайн, нужно:

  1. Войти в личный кабинет.
  2. Зайти в раздел «Заявление на получение КЭП».
  3. Поля заявки заполняются автоматически на основании данных, указанных в ЛК.

Как получить электронную подпись и сертификат при удаленной подаче заявления:

  1. Посетите ФНС в выбранное время.
  2. Предъявите личные документы и токен для записи на него ЭП.

В столице действует только одна инспекция, оформляющая ЭЦП, — Межрайонная ИФНС № 46.

 

Состав электронной подписи

Электронная подпись налогоплательщика работает с помощью открытого и закрытого ключей. Первый хранится только у собственника и защищен от копирования. Открытый ключ может передаваться по открытым каналам связи, но без первой части его кража бесполезна.


По теме: ЭЦП от А до Я: как предпринимателю выбрать электронную подпись


Сертификат ЭП напоминает цифровой паспорт, так как в нем содержится информация о владельце, уникальном номере сертификата, ключе проверки и удостоверяющем центре, который его оформлял.

 

Как начать работать с квалифицированной электронной подписью?

Для работы с ЭП понадобится криптопровайдер — сервис для криптографических операций, например, «КриптоПро CSP». Электронную подпись можно хранить на физическом носителе — токене с криптографической защитой, наподобие флеш-карты с USB-разъемом, некоторые из которых имеют встроенный криптопровайдер.

Важно: Для старта работы с КЭП установите актуальную версию программы «КриптоПро CSP» с официального сайта.

Как установить сертификат ЭЦП на компьютер:

  1. Перейдите на сайт «КриптоПро», а затем в раздел «Продукты». 
  2. Выберите «КриптоПро CSP» и переходите к разделу «Загрузка». Пройдите процедуру регистрации, нужен e-mail, пароль, фамилия, имя и отчество, ИП или руководителя юридического лица, номер телефона и название компании. 
  3. Примите лицензионное соглашение. Для загрузки действующей версии программы, купите лицензию (кнопка «Купить»), выбрав тип покупателя: юридическое или физическое лицо. Затем скачайте сертифицированную версию программы, совместимую с гаджетом, на котором вы планируете использовать ЭП. 
  4. Оплатите счет. 
  5. Скачивание демо-версия программы не требует оплаты , но для последующего использования приобрести лицензию необходимо. 
  6. Скачайте программу и откройте папку с ней. 
  7. Выберите пакет для установки «КриптоПро CSP» и запустите установку. Установите сертификат, вставив флешку с токеном в компьютер, запустите программу и выберите раздел «Контейнеры», затем нажмите «Установить сертификат ЭЦП». 
  8. Установите плагин «КриптоПро ЭЦП Browser Plug-in», чтобы использовать электронную подпись для заверения любых документов.

 

Что делать, если потеряли ЭП?

Если вы потеряли свой электронный ключ или сертификат электронной подписи, нужно срочно предотвратить возможные негативные последствия. Расскажем про несколько шагов, которые следует предпринять:

  1. Сообщите об утере в УЦ. Немедленно свяжитесь с удостоверяющим центром (УЦ), который выдал ваш сертификат, и сообщите о потере. Это позволит заблокировать утраченный ключ и предотвратить его незаконное использование.
  2. Получите новый сертификат. Запросите новый сертификат у УЦ. Вам могут потребоваться дополнительные документы или процедуры для подтверждения вашей личности или права на использование электронной подписи.
  3. Измените пароли и ключи доступа. Если ваш потерянный ключ использовался для доступа к защищенным системам или ресурсам, измените все пароли и ключи доступа, связанные с этими системами, чтобы предотвратить несанкционированный доступ.
  4. Проверьте возможные последствия. Оцените возможные риски и последствия, связанные с потерей вашей электронной подписи. Это может включать потерю доступа к важным данным или документам, а также возможные финансовые или юридические последствия.
  5. Обратитесь за помощью. Если у вас возникли вопросы или затруднения из-за потери ЭП, обратитесь за помощью к специалистам по информационной безопасности или юридическим консультантам.

Потеря электронной подписи может стать серьезной проблемой, но соблюдение рекомендаций помогут уменьшить негативные последствия.

 

Как восстановить подпись

Утерянные сертификаты или ключи невозможно восстановить. Единственное решение — получить новый, для этого нужно повторно подать перечень документов в налоговую службу или центр, который выдает ЭП.

Сертификат защищен от копирования, и в уполномоченных органах выдают только одну подпись на предприятие или индивидуального предпринимателя.

 

Итоги и главные мысли

Чем раньше произойдет переход компаний на электронный документооборот, тем проще будет ориентироваться в актуальных изменениях не только в законодательстве, но и в бизнес-процессах. При понятном алгоритме действий оформить ЭЦП можно в течение нескольких дней.

Государство стимулирует переход предприятий на электронный документооборот. Уже в этом году ФНС переведет в цифровой вид 95% счет-фактур, 70% транспортных и товарных накладных. Эти меры позволят стабильно и оперативно обмениваться документами.

Фото внутри текста: ГК «Альфа-Лизинг»

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Виды IT-консалтинга и кому необходимы услуги ИТ-консультанта
  2. 2 Инфобизнес в 2024 году, какие ниши будут востребованы
  3. 3 Как методология Waterfall помогает управлять проектами и в чем ее отличие от других методологий
  4. 4 Открытое акционерное общество (ОАО): что это и как зарегистрировать
  5. 5 Регистрация ООО на домашний адрес в 2024 году
EdTech: карта российского рынка
Все компании и инвесторы в области образовательных технологий
Перейти