Отказ от автоматизации в пользу Excel

Перейти на единое программное решение для автоматизации бизнес-процессов — заманчивая идея. Это сокращает время на сбор аналитики и создание отчетов. Автоматизация часто представляется компаниям как волшебная кнопка, которая способна решить все задачи за пару минут. Однако на практике все иначе.

Даже после внедрения мощных и современных систем, которые позволяют быстро производить расчеты, консолидировать информацию и оцифровывать сложные бизнес-модели, компании все равно возвращают ряд процессов в Excel. А те, кто только задумывается об автоматизации, изучают опыт коллег и нередко отказываются от этой идеи, продолжая сводить горы файлов с громоздкими формулами и справочниками в Excel. И вот почему.

Прозрачность аналитического процесса

Анализируя финансовую отчетность, важно понимать, как получился тот или иной финальный показатель. Для этого надо видеть, по каким формулам рассчитан параметр и какие элементы в него входят. Например, при расчете незавершенного производства на предприятиях агропромышленного комплекса необходимо знать сроки выращивания каждого вида сельскохозяйственной продукции. На базе этого рассчитывается необходимое количество различных по составу и стоимости удобрений, энергетических и водных ресурсов. В результате расчетов производство получает плановое количество килограмм продукции. Компании находят такую прозрачность в Excel.

Специализированные системы для финансового планирования и аналитики зачастую не дают пользователям возможность посмотреть методологию расчета. Доступ к ней есть только у ИТ-отдела. Это увеличивает количество участников процесса и замедляется скорость работы сотрудников

Известны примеры, когда для проверки расчетов в таких закрытых системах финансовым отделам приходилось вести двойную работу: заполнять отчетность и планы в программе, а также дублировать всё в Excel. Это помогало проверить, правильно ли внесены формулы в систему, а значит корректно ли рассчитываются показатели. Да, так можно обнаружить и исправить ошибку, но это занимает слишком много времени.

По теме: Топ-5 советов по моделированию схем для вашего бизнеса

Гибкость расчетов

Помимо прозрачности компании ценят гибкость. Обычно данные для анализа и планирования получаются путем обобщения первичных данных, которые поступают в систему в большом объеме. Однако компаниям не всегда нужно анализировать все данные детально.

В случае с производственными предприятиями, продуктовая часть планируется очень тщательно: от объемов продаж — кому и сколько, до затрат на производство, включая сырье, энергетику и обработку. При этом административные расходы могут планироваться по коэффициенту: либо простым увеличением на инфляционный процент, либо более сложной формулой, завязанной на объемы производства и продаж. В этом случае у финансового аналитика нет необходимости собирать затраты по каждой статье. Многие системы не позволяют это сделать. Логика простая: если планирование производственной и коммерческой части осуществляется на низовом уровне агрегации, то и расчет, например, административных расходов, тоже должен производиться по каждой позиции.

Решения на базе OLAP-кубов (систем хранения и обработки многомерных массивов данных), которые полностью интегрированы в Excel, более гибкие. Они учитывают затраты на открытие новых точек, потенциальную выручку с них, а также перспективы работы существующих магазинов. От сотрудника финансового отдела, в таком случае, требуется только менять количество магазинов в этих категориях — система посчитает все сама.

По теме: «Автоматизируйте это немедленно», или что влияет на автоматизацию ритейла и FMCG

Возможность самостоятельно внести изменения

Часто бывает, что в бизнесе меняется методология подсчета определенных показателей. При этом для многих систем даже незначительная корректировка требует участия ИТ-специалистов и консультантов. Они впишут все в единую архитектуру и поправят код. Это значит, что надо будет снова обращаться в ИТ-отдел.

Например, в связи с модернизацией производства снизился коэффициент использования сырья или электроэнергии. Эти показатели помогают рассчитать себестоимость единицы продукции и, соответственно, рентабельность реализации товара. Без оперативной детализации невозможно управлять ни инвестициями, ни какой-либо вообще программой развития компании. В Excel это можно сделать самостоятельно.

Сложность бизнес-процессов

Если у организации есть несколько видов деятельности, разная структура бизнес-процессов может стать препятствием на пути автоматизации. Ведь не всегда понятно, как свести в одну систему, например, торговлю нефтепродуктами, производство мясных продуктов и выращивание зерна. Такая интеграция может стать дорогостоящим и длительным мероприятием, поскольку во всех подразделениях компании разные методологии учета и вводные: налоги, акцизы, нормативное регулирование.

Часть бизнес-процессов предполагает только ручной ввод данных и анализ со стороны человека, поскольку в итоговом расчете может участвовать много разных факторов. Например, некоторые операции для составления отчетности МСФО предполагают только ручной ввод данных в рамках формирования трансформационных или консолидационных корректировок. Автоматизировать такой процесс может быть крайне сложно. И компании выбирают использовать электронные таблицы, не видя для себя другой возможности.

Например, деятельность организаций в рамках одной группы компаний может быть настолько различной, что свести ее в единую информационную систему — задача со звездочкой. В таких случаях Excel, со всеми его недостатками, может показаться чуть ли не единственным доступным инструментом автоматизации. Другой вариант — очень гибкая система, которая поможет оформить процессы каждой компании в отдельных виртуальных пространствах. Но ее внедрение потребует значительных временных и финансовых затрат.

Главное — подобрать тот программный продукт, который будет отвечать потребностям компании. Сейчас на рынке много отечественных систем, которые могут решить все задачи автоматизации. Оценить, насколько компании подходит то или иное решение, поможет пилотное внедрение.

На этапе тестирования стоит обратить внимание на адаптивность программного продукта и возможность вводить данные на разных уровнях агрегации. Сведение воедино разных бизнес-процессов возможно только в гибких системах, где их различная структура не является ограничивающим фактором. А Zero-code системы, построенные на базе интерфейса Excel, в которых пользователь может работать в том числе и с привычными формулами Excel, позволяют персоналу адаптироваться уже на стадии внедрения.

Фото на обложке: WangXiNa / Freepik