Офис в новой реальности: почему не стоит отказываться от него на удаленке

Новые задачи офиса

Очевидно, что в ближайшем будущем никто, за редким исключением, не будет приходить в офис, как раньше, для постоянной работы. Это означает, что установка обычных рабочих мест перестает быть абсолютным приоритетом, и мы уже сейчас можем иначе посмотреть на организацию и обустройство пространства.

В частности, теперь мы можем сфокусировать внимание на пространствах для общения и коллективного взаимодействия, которыми ранее были вынуждены частично жертвовать.

В начале осени несколько команд в рамках пилота начали тестировать различные сценарии работы: постоянно в офисе, по гибкому командному графику и по гибкому индивидуальному графику.

В соответствии с моделями гибридной работы для каждой команды мы определили свою зону рассадки с основными, стандартными рабочими местами и вспомогательными – небольшими переговорными для команд, телефонными зонами для одного-двух человек, командными комнатами.

Пока что новые рабочие пространства существуют как MVP, далее мы будем запрашивать обратную связь от сотрудников и смотреть, насколько предложенные решения отвечают их потребностям. Следующим шагом мы внедрим финальные изменения с учетом замечаний и пожеланий, полученных от сотрудников пилотных команд.

Пилот проводится в рамках проекта Future of Work, который, после определения наиболее оптимальных форматов работы и офисного зонирования, будет масштабирован на все центральные офисы и операционные центры банка в Москве, Ярославле, Омске и Коломне, а это 10 зданий и 5,5 тысяч сотрудников. Трансформацию планируется завершить в течение двух лет.

Качество приоритетнее количества

Потребность в рабочих местах остается: гибридный формат подразумевает периодическое присутствие в офисе, кроме того, у сотрудников могут быть личные обстоятельства, при которых работать из дома им некомфортно. Однако теперь организация может больше заботиться не о количестве рабочих мест, а об их качестве, и в целом подходить к планированию офиса концептуально, как к созданию пространства для взаимодействия.

Сотрудники в среднем будут работать в офисе от двух дней в неделю, и места внутри выделенной зоны не будут закрепляться за ними. Актуально это не только для команды, но и для руководителей: некоторые уже отказались от своих кабинетов и превратили их в командные комнаты.

Существенно больше пространства в офисе теперь отводится под зоны для совместной работы. Это не только переговорные комнаты в привычном понимании, но и большие общие зоны с возможностью удобно расположиться всей команде. Такие локации в офисе должны быть у каждой команды. Для того чтобы собраться и обсудить что-то, сотрудникам больше не нужно искать свободную переговорку и ждать забронированного времени, теперь можно сразу же пойти в общую зону.

Если говорить об индивидуальной работе, теперь мы можем сделать её максимально комфортной. Больше внимания в новом зонировании мы отводим комнатам с рабочими столами на одного – так называемым «телефонным будкам». Они оборудованы всем необходимым и дают возможность уединиться, сосредоточиться и поработать в тишине. В них также можно встретиться небольшим количеством участников.

От новых пространств к новым возможностям

Новая концепция работы в гибридном формате, новое зонирование офиса, предоставят больше свободы и мобильности сотрудникам и командам, возможность выбора наиболее удобного формата и места для работы под каждую ситуацию, нужно ли решать задачу сообща или сосредоточиться на деле в одиночку.

Благодаря тому что площади, отведенные под совместную работу, увеличиваются, мы ожидаем, что и взаимодействия также станет больше.

Оборудованные кабинеты для обучения или конференц-залы мотивируют к тому, чтобы опробовать их возможности. Профессиональные сообщества банка часто проводят встречи с приглашением внешних гостей, — новая организация пространства позволит не ограничивать аудиторию и более гибко подходить к планированию таких мероприятий.

Такой формат организации пространства мы распространим на бэк-офисы банка по всей России. У всех сотрудников часть работы подразумевает командное взаимодействие – будь то внутри своего отдела, либо с коллегами из других подразделений.

Но особенно эффективным, по нашим оценкам, он станет для тех, чья работа строится на совместном творчестве и принятии решений – это проектные и Agile-команды.

Обновление подхода к персональным рабочим местам, переход на гибридные модели работы уже оправдывают себя и с точки зрения эпидемиологической безопасности. В дни, когда эпидемиологическая ситуация позволяла посещать офис с определенными ограничениями, нам удалось увеличить площадь рабочего места для каждого сотрудника и сделать так, что все, кто хотел в нём находиться, могли разместиться в пространстве безопасно и с комфортом.

Офис – центр притяжения

Новая реальность, в которой мы все оказались, открыла для компаний небывалые возможности для экспериментов с организацией офисного пространства. 2020 год продемонстрировал, насколько важно сегодня быть гибкой организацией и уметь быстро подстраиваться под новые требования времени.

Однако долгосрочные изменения в любом случае требуют комплексного подхода. Мы воспринимаем переход на новый формат не просто как перестроение офиса, но пересмотр внутренних процессов, адаптацию корпоративной культуры, HR-процессов и, конечно, технологической составляющей работы: оборудования, инфраструктуры, информационной безопасности. Все эти аспекты Райффайзенбанк прорабатывает в рамках проекта Future of Work.

Как бы не менялся офис, одна его роль остается неизменной – быть местом, которое пронизано духом компании, способным объединять и вдохновлять людей. Пока наш пилот только стартовал и впереди ещё много изменений, но все они будут подчиняться этой идее.

В остальном эксперименты продолжаются – мы с интересом смотрим в будущее и готовы ко всем возможным сценариям.

Переход на новый формат офиса – как получить максимум:

1. Проанализируйте роли сотрудников в вашей компании и их повседневные задачи, разбейте по группам, исходя из доли рабочего времени, которую эти специалисты должны или хотят проводить в офисе. Это позволит определить необходимое количество рабочих мест.
2. Оставшуюся площадь отведите под задачи и процессы, которые выполнять из дома труднее, чем из офиса, или менее эффективно. Опишите, что это за процессы, и какими характеристиками должно обладать помещение, чтобы идеально подходить для их выполнения. Может быть полезно провести опрос среди сотрудников, чтобы каждый описал эти требования, исходя из своего опыта и задач своей роли. Речь может идти как о групповой, так и об индивидуальной работе.
3. Определите, каким образом будут распределяться рабочие места. Может быть, вы будете использовать различные схемы в зависимости от направления работы специалистов – например, резервирование мест или посещение офиса согласно графику.
4. Проведите пилот на небольшой группе сотрудников и соберите их обратную связь. Это позволит избежать хаоса, если в первое время что-то пойдет не так.
5. Проанализируйте все остальные внутренние процессы: юридические, кадровые, технологические и т.д. Возможно, в них также потребуются изменения в соответствии с новым форматом работы.
6. Если у вас крупная компания с большим числом процессов, создайте поэтапный план перехода на новый формат работы. Внедряйте изменения последовательно, охватывая все большее число сотрудников, и постоянно следите за отзывами тех, кто уже начал работать по-новому. К концу проекта вы исправите все недоработки и сможете наилучшим образом адаптировать формат работы под задачи бизнеса и ожидания людей.