Международный бизнес vs коронавирус: как решить 7 главных юридических проблем

1. Что делать с сотрудниками, когда границы закрыты и приостановлена выдача виз иностранным гражданам?

Практика показывает, что в международных компаниях в России руководящие должности зачастую занимают экспаты. Текущая мировая ситуация ограничивает возможность найма иностранных специалистов, а также их передвижения по миру. 

Россия не стала исключением — 16 марта было введено временное ограничение въезда в РФ иностранных граждан и лиц без гражданства. МВД также приостановило оформление и выдачу приглашений на въезд на территорию страны в целях обучения и осуществления трудовой деятельности. 

Выйти из ситуации можно только в случае, если иностранный сотрудник будет осуществлять свою работу дистанционно. Если, взвесив все «за» и «против», вы приняли это управленческое решение, то необходимо издать Приказ об изменении режима работы и подписать дополнительное соглашение об изменении условий труда — о дистанционной работе по адресу проживания (или пребывания) работника. 

В документе необходимо описать порядок обеспечения оборудованием для выполнения трудовых функций, предоставления отчета о трудовой деятельности и условия электронного документооборота между работником и работодателем. При этом вы можете подписать такое допсоглашение с сотрудником дистанционно с помощью усиленной квалифицированной электронной цифровой подписи.

Если такое решение принять невозможно, возникает вопрос корректного расторжения трудовых отношений с действующим иностранным сотрудником. В такой ситуации мы рекомендуем применять наиболее бесконфликтную форму — расторжение трудового договора по соглашению сторон.

Такой способ позволит минимизировать риск возникновения судебных трудовых споров, оптимизировать затраты компании на персонал и обеспечить передачу дел экспата новому сотруднику – гражданину РФ, который сможет немедленно приступить к выполнению трудовых обязанностей и генерации выручки компании.

 Найм новых сотрудников следует оформлять по срочному трудовому договору или на постоянные ставки — для сопровождения длительных или систематических бизнес-процессов.

При этом при выборе любого из двух указанных путей не забудьте внести изменения в действующие локальные акты, чтобы отразить нововведения в деятельности штата компании, а также в корпоративные документы.

2. Как организовать антикризисное управление?

Говоря о международных холдинговых компаниях, важно понимать, что каждый из филиалов будет использовать унифицированные документы, разработанные в соответствии с правовой спецификой региона, в котором он расположен. В текущей ситуации антикризисное управление важно выстроить на трех составляющих:

• политике непрерывности бизнеса, 
• антикризисном органе управления,
• плане антикризисных мер. 

Все три пункта нуждаются не только в стратегической, но и правовой составляющей.

Политика непрерывности бизнеса регулирует работу компании в условиях чрезвычайных ситуаций, минимизирует их влияние на ведение бизнеса и позволяет добиться стабильности в сотрудничестве с клиентами. Такой документ позволит взять под контроль возникающие и предполагаемые риски, оценить критически действующие бизнес-процессы и минимизировать ущерб от негативных последствий чрезвычайных ситуаций.

При составлении Политики чаще всего компании берут за основу уже существующие международные стандарты. В связи с текущей эпидемиологической ситуацией многие компании переходят на удаленный режим работы, в рамках которого применение подобных практик в отношении менеджмента информационной безопасности особенно актуальны. 

Подобные политики требуют введения антикризисного органа управления. Международные компании решают данный вопрос централизованно и в тоже время локально, на местах, с учетом местных особенностей ведения бизнеса. Такой подход делает филиалы более оперативными и подготовленными к предстоящим событиям с учетом опыта зарубежных коллег.

При введении антикризисного органа управления необходимо внести изменения в корпоративные документы, принять локальный акт о его деятельности, оговорив состав.

Также для антикризисного органа управления компании формируется План по кризис-менеджменту. Этот свод правил обязует принимать максимально эффективные решения в сжатые сроки, заботясь о здоровье сотрудников и стабильности операционной деятельности компании.

Вводится такой план локальным актом, регулирующим условия работы и исполнение обязанности работодателя по обеспечению гарантий безопасности условий труда, охране труда работников, применения санитарно-эпидемиологических мер. 

3. Как обмениваться документами внутри компании и с контрагентами?

Юридическое решение — внедрение системы внутреннего и внешнего электронного документооборота. В условиях цифровизации общества, большого информационного потока, масштабируемости деятельности компании ценность внедрения электронного документооборота приобретает особое значение. Это позволит достичь основной цели — обеспечить непрерывность бизнеса.

Юридически значимый обмен внутренними электронными документами в компании необходимо оформить посредством подготовки следующих локальных актов:

• Положение об организации использования электронной подписи;
• Положение о внутреннем электронном документообороте;
• Соглашение об использовании электронной подписи между работником.

Для обмена электронными документами с контрагентами важно подготовить: 

• Положение об организации использования электронной подписи при внешнем электронном документообороте;
• Положение о внешнем электронном документообороте.
• Типовую форму договора о внешнем электронном документообороте между контрагентом и компанией;
• Договор с контрагентом об использовании внешнего электронного документооборота; 
• Договор с удостоверяющим центром об использовании ЭЦП.

4. Как провести важную сделку без личного присутствия гендиректора?  

В ситуации, когда особо важные сделки от имени общества совершаются генеральным директором как единоличным исполнительным органом общества, компания становится заложником необходимости его постоянного очного присутствия.

Сохранить контроль за реализацией бизнес-стратегии международной компании в России поможет изменение структуры корпоративного управления.

5. Что делать, если производства на территории других стран приостановили работу? 

В силу сложившейся мировой обстановки далеко не все развитые и развивающие страны способны обеспечить бесперебойность работы заводов, находящихся на их территории. Риск приостановки деятельности заводов таких компаний увеличивается, если речь идет не о системообразующих и социально важных производствах. 

6. Как защитить корпоративные данные?

В условиях удаленной работы международные компании зачастую сталкиваются с недобросовестными участниками оборота, желающими получить доступ к конфиденциальной информации для дальнейшего ее использования в своей деятельности. 

Найденный баланс между усилением мер контроля безопасности ведения бизнеса и отсутствием нарушения прав сотрудников, работающих удаленно, усилит ваш бизнес.

7. Как вернуть деньги за участие в отмененных международных мероприятиях, брони гостиниц и авиабилеты сотрудников?

Многие крупные игроки event-индустрии были вынуждены отменить проведение мероприятий в этом году. В данный список попали Петербургский международный экономический форум (ПМЭФ) и Петербургский Международный Юридический Форум (ПМЮФ). В связи с этим международные компании стали обращаться к организаторам с требованиями по возврату денежных средств. 

Решить вопрос положительно удается почти всегда, если вы отказываетесь от участия добровольно и ссылаетесь на пандемию как обстоятельство форс-мажора.

Более того, 26 марта Торгово-промышленная палата РФ издала Приказ № ПР/0315, подтверждающий признание пандемии из-за вспышки новой коронавирусной инфекции COVID-2019 в качестве обстоятельства форс-мажора в отношении международных и внешнеторговых контрактов, а также договоров, заключаемых между российскими субъектами предпринимательской деятельности.

Фото на обложке и в тексте: Unsplash