«А вы не ждали нас»: как набрать штат с нуля в режиме онлайн

Подбор онлайн: новый тренд

До пандемии HR-специалисты обычно занимались подбором персонала вручную. Они искали и оценивали кандидатов, рассматривали резюме, проводили тестирования и собеседования. Крупные компании автоматизировали некоторые из этих функций, однако именно ситуация с COVID-19 способствовала началу массового внедрения умных помощников и переводу HR-процессов в онлайн.

По данным опросов KPMG (последний из них датирован декабрем 2020 года) 40% компаний в России уже перевели очные собеседования полностью в онлайн. Почти половина компаний выбрали гибридный формат – частично с кандидатами встречаются онлайн, частично очно. В мае 2020 года в таком формате работали только 17%.

DiDi вышел на российский рынок в 2020 году, и запуску сервиса предшествовала большая работа по подбору сотрудников. Нам необходимо было с нуля набрать почти 100 человек: операционных менеджеров, специалистов службы маркетинга, CX аналитиков/аналитиков клиентского опыта, специалистов клиентской поддержки, PR, GR, юристов, эйчаров и других.

Пожалуй, единственное направление, которые мы пока не охватываем локально — это разработка. У нас есть мощные и функциональные ресурс глобальных R&D-центров, с которыми выстроен прямой контакт, и все запросы локальной команды удовлетворяются максимально быстро и комплексно. Абсолютно все процессы — от поиска кандидатов до собеседования, найма и последующего онбординга — велись онлайн.

Мы параллельно набирали команды для офисов в Казани (с этого региона DiDi начала работу в России) и в Москве. Около 20% позиций были «сложными», то есть относились к сегменту среднего и топ-менеджмента. Подбор людей на такие должности обычно ведется вручную и не обходится без личных визитов кандидатов в офис. Но нам удалось и эти позиции закрыть онлайн. 

Команда нанимающих менеджеров DiDi распределена по разным странам — Мексике, Бразилии, Китаю, Испании, Колумбии — и принимает участие в каждом новом запуске. Участвовали они и в процессе подбора сотрудников для российского офиса компании.

В Китае, откуда компания DiDi родом, практика онлайн-найма широко распространена. Еще до пандемии, запуская новые рынки, наша компания активно применяла дистанционный найм — так подбирали около 10% персонала.

Тем не менее, ситуация с коронавирусом была уникальной, и нам пришлось отстраивать весь бизнес-процесс с нуля. Перед тем, как переходить к активной стадии, мы адаптировали процесс рекрутмента под новую реальность, провели тренинг для нанимающих менеджеров, подготовили всю необходимую инфраструктуру и руководства для кандидатов. 

Интеллектуальные помощники

На помощь HR-менеджерам, перед которыми стоит задачи набирать команду удаленно, сегодня приходят разнообразные инструменты автоматизации. Рынок HR-tech, как глобальный, так и локальный, продолжает развиваться и набирать обороты (по оценке Grand View Research, он растет на 11% в год).

Большую его часть, к сожалению, пока еще наводняют довольно сырые и мало применимые в масштабах крупного бизнеса решения. Однако некоторые продукты все же способны осязаемо повлиять на качество рекрутмент-процессов.

Вот какие инструменты могут помочь при дистанционном подборе сотрудников:

1. Автоматизированные сервисы видео-интервью  и дистанционного тестирования кандидатов. Кандидат получает приглашение в сервис и проходит собеседование через браузер или мобильное приложение. Взаимодействует он с роботом, а не живым человеком, в рамках заранее сформированной формы оценки. Ответы кандидата записываются на видео и передаются рекрутеру. Пожалуй, один из наиболее  популярных подобных сервисов — VidCruiter, который помимо проведения интервью умеет, например, автоматически проверять рекомендации с предыдущих мест работы. 
2. Системы управления кандидатами (ATS — applicant tracking system). Они помогают формировать базу данных кандидатов и управлять ею. ATS хранят историю взаимодействия с кандидатом, пометки, комментарии и обратную связь, автоматически напоминают о звонках и встречах (в некоторых из них поддерживается интеграция с мессенджерами). Мы в DiDi на самой ранней стадии запуска внедрили российскую платформу «Хантфлоу».
3. Cервисы найма на основе геолокации. Кандидат запускает мобильное приложение, указывает свою локацию и с помощью системы фильтров выбирает только те вакансии, которые находятся недалеко от его дома. Такие сервисы помогают быстро закрывать простые линейные позиции с высокой текучестью. Они хорошо работают для тех позиций, которые невозможно перевести на дистанционную работу — например, уборщики и кассиры. 
4. Чат-боты и голосовые роботы. Помогают автоматизировать рутинные HR-процессы: провести первичный отбор кандидатов, договориться с ними об удобном времени интервью, подтвердить беседу, отправить напоминание о собеседовании. Например, все эти функции умеют выполнять чат-боты XOR. Отдельные ИИ способны делать выборку резюме с сайтов о работе под требования вакансии. Экономическая эффективность таких роботов, разумеется, оправдана только в больших компаниях, где масштаб найма сотрудников — и количество рутинных операций — достаточно велики. 

Онбординг и обучение новых сотрудников онлайн

Процессы, следующие сразу за наймом работников, — пре-бординг и онбординг, то есть адаптация перед наймом и первичная адаптация новичков в компании, и обучение — тоже без проблем переводятся в онлайн.

Любой компании, решающей такую задачу, доступно множество готовых решений на рынке или же, вариант самостоятельной разработки такой платформы (разумеется, при наличии достаточных финансовых ресурсов и ресурсов команды разработки).

Такие образовательные платформы с edutainment-элементами, использованием геймификации, виртуальными экскурсиями, чтобы сохранить максимальную вовлеченность участников значительно помогают повысить качество процессов адаптации, обучения и развития.

Базу знаний для сотрудников можно реализовать в рамках корпоративных порталов, Telegram-каналов, чат-ботов и прочих интеллектуальных помощников, которые будут отвечать на рутинные вопросы и разгрузят HR-специалистов. 

Для этого потребуется обеспечить перманентную прямую коммуникацию локальной и глобальной команд — так, чтобы дистанция между ними не чувствовалась.

Кандидат должен быть доволен

Заполнение массовых вакансий и линейных позиций легче всего поддается автоматизации. Найм на «сложные» позиции может потребовать больше этапов собеседований и более пристального изучения референсов.

Все это, разумеется, тоже можно делать онлайн, если есть соответствующая инфраструктура для удаленного найма топ-менеджмента.  По данным исследования Gartner, опубликованном в апреле 2020 года, 86% компаний проводят интервью с кандидатами  онлайн.

Что касается самих нанимающих менеджеров, у них поначалу были сложности с адаптацией к полностью удаленному процессу отбора. Но пришлось привыкать: в конечном счете, в период всеобщей самоизоляции альтернатив ни у кандидатов, ни у компаний не было, а останавливать процесс найма было нельзя.

Мы провели обучение HR-менеджеров, внедрили многоступенчатый процесс отбора кандидатов и заключали обоюдное соглашение об уровне предоставления услуги (Service Level Agreement) для рекрутмента и нанимающих менеджеров.

Еще одна распространенная сложность, возникающая при онлайн-найме, связана с сохранением стандартов качества кандидатского опыта. Очень важно, чтобы вне зависимости от того, принято решение о найме или отказе, кандидат высоко оценил свой опыт взаимодействия с потенциальным работодателем.

Согласно исследованию Talent Board, более 70% кандидатов с положительным опытом подтвердили готовность покупать больше товаров и услуг у компании, с которой они общались. Но когда доля инструментов автоматизации растет, уровень личных коммуникаций снижается — кандидаты не чувствуют к себе достаточного человеческого внимания от рекрутера.

Помочь с этим может, например, внедрение роли «координатора талантов» — этот специалист будет сопровождать кандидата на протяжении всего процесса подбора. Более простой вариант (который можно использовать в дополнение) — это разработка гайдбука для кандидатов, в котором детально описан процесс подбора, культура и ценности компании. 

Пандемия и кризис пройдут, но маховик изменений, запущенных 2020 годом, продолжает раскручиваться. Многие компании переходят к модели гибридных офисов; фактор географической привязки утрачивает свою значимость. Поэтому, определенно, тренд онлайн-найма останется актуальным.

Чек-лист по найму сотрудников онлайн:

1. Вместе с нанимающими менеджерами определите позиции, на которые компания готова нанимать удаленно.  
2. Поймите, кто вам нужен: определите вместе с менеджерами, которые участвуют в процессе подбора, какими навыками должен обладать потенциальный сотрудник.
3. Проведите тренинг для нанимающих менеджеров и интервьюеров, которые будут участвовать в онлайн-найме.
4. Сделайте себя заметными в онлайне: выберите максимально широкий пул инструментов для информирования рынка о ваших вакансиях: сайты для поиска работы, профессиональные социальные сети, сообщества и форумы, профильные каналы в Telegram, комнаты в Clubhouse и т. д. Задумайтесь о создании кастомизированного лендинга, если в этом есть необходимость. 
5. Создайте описание вакансии, рассказывающее о преимуществах работы на удаленке именно в вашей компании! Определите ее ценность (value proposition): чем ваше предложение отличается от многих других?
6. Заранее подготовьте FAQ, содержащий в себе ответы на самые распространенные и часто задаваемые вопросы кандидатов.
7. Погрузите кандидата в культуру вашей компании удаленно: расскажите о миссии и ценностях компании, ее бизнесе в деталях, проведите виртуальную экскурсию по офису.
8. Выберите инструменты, которыми вы будете пользоваться в процессе онлайн-оценки (сервисы видеоинтервью, сервисы дистанционного тестирования кандидатов и пр.).
9. Автоматизируйте рутинные рекрутмент-процессы: внедряйте чат-боты, инструменты для планирования собеседований. В контексте массового рекрутмента – голосовых роботов и т. д.