Нанять сотрудника из другой страны: договор, зарплата, подписи — как все провернуть

В статье мы разберем следующие вопросы:

1. Как оформить сотрудников из других стран. Описываем способы оформления отношений — в этом случае применим только договор оказания услуг (ГПХ). Какие подводные камни могут возникнуть и на что обратить внимание, как оформлять договор.
2. Как происходит процесс работы:
   2.1. Подпись договора и обмен документами. Как можно подписать договор (через ЭЦП, обмен оригиналами, сервисы по подписи).
   2.2. Оплата услуг. Как происходит оплата. Будет ли валютный контроль со стороны банка и с какими сложностями можно столкнуться.
3. Какие налоги или комиссии могут возникнуть при переводах:
   3.1. Какие комиссии за перевод берут банки и куда смотреть, чтобы рассчитать правильную сумму комиссий.
   3.2. Какие налоги появятся у организации и сотрудника-нерезидента при переводе.
4. Какие подводные камни могут всплыть в процессе.
5. Общие выводы из статьи и предупреждение о возможных рисках.
   
   

Как можно оформить отношения с иностранным специалистом

С иностранным специалистом можно оформить трудовой договор или гражданско-правовой договор — договор оказания услуг. Трудовой договор с иностранцем-нерезидентом прямо не запрещен законом, но даже некоторые госструктуры сомневаются в целесообразности такого договора (письмо Министерства труда и социального развития РФ от 7 августа 2015 г. N 17-3/В-410).

Мы рекомендуем оформлять договор ГПХ, так как в этом случае упрощается документооборот и отсутствуют ограничения Трудового кодекса. При этом компании не потребуется уведомлять МВД из-за работы с иностранным гражданином, который работает не на территории РФ (п.8 статья 13 № 115-ФЗ от 25.07.2002).

Если в договоре будет указано, что специалист будет оказывать услуги на территории России, то потребуется уведомить МВД в течение трех дней. Иначе можно получить штраф в 1 млн рублей, если компания из Москвы (п.4 статья 18.15 КОАП РФ). 

Особенности в договоре оказания услуг (ГПХ), на которые стоит обратить внимание:

1. Нужно указать, что взаимодействие будет происходить через Skype, телефон, почту и другие каналы связи.
2. Нужно указать, что исполнитель не будет резидентом России, будет находиться за ее пределами и выполнять услуги там же. Компания не становится налоговым агентом исполнителя по НДФЛ (п.1 статья 207 НК РФ, п.1 статья 226 НК РФ), а также не будет платить страховые взносы (п.5 статья 420 НК РФ).
3. Не должно быть намеков на трудовые отношения: отсутствует график работы, имеется четкая цель и результат оказания услуг, присутствует срок действия договора и оплата за результат.
4. В договоре лучше указать российскую валюту. Комиссии некоторых банков ниже на переводы в рублях.
5. Нужно закрепить порядок документооборота в договоре. Об этом расскажем ниже.
   
   

Как происходит документооборот и оплата

Документооборот

Подписывать договор ГПХ и акты оказанных услуг (выполненных работ) можно несколькими способами:

1. Подписать документы рукой с двух сторон и обменяться оригиналами.
2. Подписать документы с помощью КЭЦП (квалифицированная электронная подпись).
3. Подписать документы с помощью неквалифицированной электронной подписи (НЭП).
4. Подписать документы с помощью факсимиле.
   
   

Первый вариант 

Обмен бумагой с нерезидентом — очень неудобен, могут быть накладные и временные расходы на бумажный обмен. Конечно, иностранный подрядчик может периодически приезжать в Россию и подписывать разом закрывающие документы, но такой вариант тоже неудобен.

Второй вариант

Нерезидент России не сможет получить ЭЦП на территории России. Единственный вариант — получение ЭЦП в стране нерезидента, но при этом ЭЦП должна соответствовать международным и российским стандартам (Статья 7 №63-ФЗ от 06.04.2011).

Третий вариант

Такой сервис. Как он работает: 

1. Компания и нерезидент-исполнитель регистрируются в сервисе (однако у исполнителя-нерезидента могут быть проблемы с регистрацией, а именно — получением sms для регистрации).
2. Нерезидент делает документ.
3. Нерезидент отправляет вам ссылку на документ для подписания.
4. На ваш телефон приходит sms с кодом для подписи.
5. Вы подтверждаете подпись с помощью sms.

Классный и удобный сервис без танцев с КЭЦП. На текущий момент первичку (все бухгалтерские документы, кроме счет-фактур) можно подписывать простой или неквалифицированной электронной подписью (в сервисе реализована НЭП). Поэтому эти документы можно подписать с помощью этого сервиса и налоговая обязана их принять (п.4 ч.3 статьи 21 ФЗ-402 от 06.12.2011, статья 6 №63-ФЗ от 06.04.2011).

Для этого в договоре нужно закрепить, что документы, подписанные с помощью цифровой подписи, являются равнозначными документами на бумаге (п.2 статьи 6 №63-ФЗ от 06.04.2011). Если этого не сделать, то у налоговой могут появиться дополнительные вопросы.

Также с помощью сервиса нельзя подписать счет-фактуры. Для подписания счет-фактур необходима квалифицированная электронная подпись — это требование налогового кодекса (п.6 статья 169 НК РФ).

Четвертый вариант

Вы подписываете документы с помощью факсимиле. Вы и исполнитель делаете скан своей подписи и далее подставляете ее в созданные документы. Для этого необходимо закрепить в договоре, что документы с факсимиле имеют юридическую силу (п.2 статьи 160 ГК РФ, п.4 статьи 111 N 149-ФЗ от 27.07.2006).

При этом договор потребуется подписать вживую, иначе договор и документы не будут иметь юридической силы. Для этого потребуется приезд исполнителя или отправка договора через почту.

Судебная практика по использованию факсимиле неоднозначна. Налоговые органы могут не принять документы, которые подписаны с помощью факсимиле. Поэтому мы бы рекомендовали использовать обмен оригиналами или использовать НЭП.

Оплата

Для переводов в валюте потребуется расчетный счет в валюте. Для переводов в рублях достаточно обычного рублевого расчетного счета.

Для перевода до 200 тысяч рублей достаточно платежного поручения и кода валютной операции (п.2.15 Главы 2 Инструкция Банка России от 16.08.2017 N 181-И, п.2.7 Главы 2 Инструкция Банка России от 16.08.2017 N 181-И). На практике банк может запросить подтверждающие документы: договор, счет, акт. 

При сумме перевода от 200 тысяч рублей до 3 млн рублей потребуется подготовить платежное поручение с кодом валютной операции, заполнить карточку договора (справку о подтверждающих документах) и подготовить документы, которые относятся к сделке (п.8.1 Главы 8 Инструкция Банка России от 16.08.2017 N 181-И). Валютный контроль проверяет ваш платеж, так как реквизиты получателя принадлежат нерезиденту.

Банк внимательно обращает на следующие пункты в договоре:

• дата подписания договора;
• понятное и точное описание услуги;
• сумма договора;
• валюта;
• сроки оплаты и оказания услуг;
• реквизиты.

Если в этих данных будут ошибки, то банк может отклонить перевод. На юридические, пунктуационные и орфографические ошибки банк значительного внимания не обращает.

Если сумма операции при импорте будет выше 3 млн рублей, то придется зарегистрировать импортный контракт и подать документы в банк (п. 4.2 главы 4 Инструкция Банка России от 16.08.2017 N 181-И).

Налоги и комиссии

Налоги

У компании не возникнет страховых взносов и НДФЛ. Это дополнительный бонус для организации при работе с иностранцами, которые работают удаленно не в России (условия описали в первой части статьи).

Также у компании не возникает НДС (п.1, п.2 статьи 161 НК РФ, п.1 статьи 143 НК РФ). Налогоплательщиком НДС является ИП или юридическое лицо, а организация приобретает услуги у физического лица, поэтому НДС не возникает.

НДФЛ возникает у иностранного специалиста. Когда исполнитель получит денежные средства на свой расчетный счет, то ему потребуется за них отчитаться в своей стране.

Например:

• НДФЛ в Украине — 18%;
• НДФЛ в Беларуси — 13%.
  
  

Комиссии

Большинство банков за каждый перевод в иностранной валюте берет комиссию. Она рассчитывается в следующей логике:

1. Имеется нижняя и/или верхняя стоимость перевода.
2. Стоимость перевода зависит в % от суммы платежа.

Например, тарифы некоторых банков:

Комиссии «Сбера», «Тинькофф» и «Альфа-банка» за переводы валюты и рублей

Комиссии могут значительно различаться, поэтому не будем подробно сравнивать условия банков. Базово можно заложить в расходы 2% от суммы платежа на комиссию. Тарифы за валютный платеж могут рассчитываться в каждом отдельном случае индивидуально.

А теперь кратко

1. Оформить отношения с физическим лицом нерезидентом можно только через договор ГПХ.
2. В договоре ГПХ нужно корректно указать условия документооборота, условия оказания услуг (чтобы не платить НДФЛ и страховые взносы) и исключить похожесть на трудовой договор.
3. Документооборот проще всего организовать с помощью сервисов с простой электронной подписью или через факсимиле.
4. Для сумм договора до 200 тыс. рублей проходит упрощенный валютный контроль. Для сумм свыше 200 тыс. рублей придется предоставить документы.
5. Договор нужно внимательно и правильно оформить: указать предмет договора, даты, суммы, валюту, реквизиты, сроки оплаты и оказания услуг.
6. У компании не возникнет никаких налогов. НДФЛ возникает у физического лица нерезидента в его стране.
7. Примерный размер комиссии банков за переводы в плановых расходах можно заложить в 2%. Точный размер комиссии лучше узнать напрямую в банке.
   
   

Как достичь максимума

Привлечение иностранных специалистов отличная возможность для компаний расширить свою HR-воронку и найти квалифицированных специалистов. При этом у компании не возникает страховых взносов и НДФЛ, что может служить конкурентным преимуществом организации: увеличение зарплаты и привлечение лучших специалистов или снижение себестоимости услуг.

Единственный минус — усложненный документооборот и увеличение расходов или нагрузки на бухгалтерию.


Фото на обложке: Shutterstock/small smiles
Изображения в тексте предоставлены автором