Как провести корпоративный опрос вовлечённости: выбираем способ

73% российских компаний проводили пульс-опросы, чтобы понять, как чувствуют себя на удалёнке сотрудники. В свою очередь, количество компаний, запустивших полноценные исследования удовлетворённости, вовлечённости и лояльности увеличилось на 85%, следует из данных Happy Inc.

Действенный способ выяснить настроения в команде (в том числе понять степень лояльности сотрудников и вовлечённости в рабочий процесс) — повести опрос. Есть как минимум три способа организовать корпоративное исследование — с помощью специализированного IT-решения, конструктора опросов или силами консалтинговой компании, которая будет использовать своё IT-решение. Каждый способ имеет свои преимущества и недостатки.

Выбираем специализированную платформу

Первый способ — использование специализированного IT-решения — предполагает приобретение подписки на онлайн-платформу. Её особенность — сочетание методологии исследования и удобной IT-инфраструктуры для проведения опроса и подсчёта результатов. (Почему я пишу про SaaS-решение, а не «коробочный» софт — только наличие третьей стороны в виде провайдера позволит убедить сотрудников в анонимности опроса, а, следовательно, получить честные ответы на вопросы.)

При выборе платформы необходимо обратить внимание на три вещи.

Технические возможности платформы

Для начала оценить функционал платформы в вопросах подачи результатов исследования. Как показывает наш опыт, компаниям чаще всего нужны:

1. Возможность выгрузки отчётов для всех менеджеров по их подразделениям или система прав доступа. Развитие лояльности и вовлечённости будет проходить эффективнее, если непосредственные руководители имеют доступ к результатам опроса команды и могут следить за изменениями в оценках после реализации тех или иных мер.
2. Встроенный контент-анализ. Инструмент сэкономит ресурсы на обработку комментариев сотрудников или ответов на открытые вопросы.
3. Наличие встроенных рекомендаций — как улучшить показатели по метрикам. Такая функция позволит обойтись без приглашения внешнего эксперта для интерпретации ответов и разработки мер по улучшению показателей.
4. База бенчмарок. Возможность сравнить первые результаты исследования со средними по отрасли показателями даст менеджерам понимание о конкурентоспособности корпоративной культуры и среды в компании.
5. Медиа-поддержка. Процент участия в опросе во многом зависит от PR-кампании — сотрудников необходимо убедить в важности исследования для развития компании, в том, что каждый голос будет услышан и т.д. Готовые PR-материалы платформы удешевят проведение PR-кампании, а опыт в этом вопросе — поднимет процент участия.
6. Автоматизация процесса проведения регулярных исследований, то есть повторение опроса с выбранной частотой — раз в месяц, квартал или год и т.д.

Подача опроса

Один из показателей успеха проведённого исследования — процент участия. Результаты опроса можно использовать для анализа и принятия решений только в том случае, если на вопросы ответили не менее 65% сотрудников (в норме — 85–90%). Высокую «явку» могут обеспечить форма и наполнение опросника: просто сформулированные вопросы, качественные иллюстрации, элементы геймификации и т.д. Прохождение такого опроса станет увлекательным действом для сотрудников. Поэтому предпочтение следует отдавать решениям, где визуальная составляющая опросника тщательно проработана, а вопросы и варианты ответов понятны после первого же прочтения.

О том, как должен выглядеть «вовлекающий» опрос, я подробно писал здесь.

Используемые в исследовании данные и их защита

Выясните, какие персональные данные запрашивает для работы платформа. Как правило, это адреса электронной почты персонала: их используют для рассылки ссылок на опрос и т.д. Сами по себе адреса попадают в четвёртую категорию персональных данных — ничего не говорят об их владельцах. Но если к этой информации дополнительно передаются имена, должности и другие сведения — данные переходят в «серьёзные» первую или вторую категории и должны соответствующим образом защищаться.

Следует также обратить внимание на физическое место хранения информации — где располагаются дата-центры и к какому классу защищённости относятся (класс должен быть не ниже Tier 3).

Подытожим, какие достоинства и недостатки имеются у специализированных платформ.

Плюсы: готовая методика исследования; удобная IT-инфраструктура для проведения регулярных опросов, подсчёта и демонстрации результатов; стандартизированные рекомендации по работе с итогами опроса, база бенчмарок и медиа-поддержка (при наличии таких функций в платформе).

Минусы: передача данных о сотрудниках и компании третьей стороне.

Выбираем конструктор опросов

Сегодня на рынке существует большой выбор платных и бесплатных конструкторов опросов. Как правило, это сервисы, позволяющие оформить опросник и разослать его респондентам — то есть «каркас» для опросника. Соответственно, все операции, связанные с исследованием, будут осуществляться сотрудниками компании.

Первый — подготовка к опросу. Сюда входит разработка методологии исследования (в том числе самого опросника) и коммуникационных материалов, призванных «прорекламировать» опрос среди персонала. Этот пласт работ выполняется сотрудника HR- и PR-подразделения. Часто также требуется помощь дизайнера, копирайтера и внешнего HR-эксперта, если у HR-специалистов компании нет опыта проведения исследования.

Второй этап включает в себя сам процесс проведения опроса. Это ручная отправка писем со ссылками на опрос и оперативная поддержка респондентов. Обычно эти задачи выполняют технический специалист и HR-ы. Наконец, заключительный этап — это обработка результатов исследования и подготовка отчётов для менеджмента. Здесь будут задействованы HR-подразделение, аналитик, копирайтер и дизайнер.

По нашим подсчётам, проведение корпоративного исследования в компании численностью от 1 тыс. человек займёт более 900 трудочасов. При наличии ресурсов и опыта в организации подобных опросов можно реализовать исследование собственными силами.

Другая ситуация, при которой целесообразно использовать конструктор опросов, — организация простого исследования, предполагающего опрос не более 50 респондентов.

Таким образом, способ имеет ряд ограничений:

• Необходимо располагать ресурсами и иметь соответствующий опыт для организации полноценного исследования собственными силами посредством конструктора опросов.
• Или проводимый опрос должен быть простым — без разбивки результатов по различным фильтрам, с не более чем 50 респондентами.

В результате имеем следующие преимущества и недостатки у способа.

Плюсы: стоимость исследования будет складываться из стоимости времени сотрудников компании, задействованных в проведении опроса (при использовании бесплатных планов онлайн-конструкторов).

Минусы: способ подходит для организации простого исследования (не более 50 респондентов), для проведения полноценного исследования требуются ресурсы и опыт.

Выбираем услуги консалтинговых компаний

При обращении в консалтинговую компанию вы передаёте выполняемые в прошлом способе операции на аутсорс: специалисты агентства будут разрабатывать опросник, опрашивать сотрудников и анализировать полученные данные.

Выбирая агентство для проведения исследования, следует убедиться в следующем:

• Работала ли компаниями с исследованиями в нужном вам направлении? Если да — у агентства, скорее всего, имеется рабочая методика исследования.
• Работала ли компания с клиентами из вашей отрасли? Если да — агентство, вероятнее всего, понимает нюансы вашей бизнес-деятельности и учтёт их в процессе проведения исследования.

Как правило, консалтинговые компании не имеют в своём распоряжении современных платформ и пользуются простыми IT-решениями для проведения опросов. На практике это значит, что отчёты о результатах будут либо общими, либо только для самых крупных подразделений. Соответственно, рекомендации окажутся стандартными и общими по компании (для получения персонализированных рекомендаций или решений потребуется приобретать дополнительные услуги консалтингового агентства).

При выборе агентства также следует обратить внимание на «полезные мелочи»: есть ли у компании база бенчмарок, оказывает ли она помощь клиентам при проведении PR-кампании опроса среди персонала.

Плюсы: готовая методика исследования, рекомендации по работе с результатами опроса (но общие по компании).

Минусы: простые по структуре и подаче опросники, что может привести к низкому проценту участия; необходимость предоставлять персональные данные третьей стороне.

Критерии для выбора способа

Специализированная платформа подойдёт, если:

1. Требуется провести сложное по структуре исследование с более чем 100 опрашиваемых.
2. Необходима готовая методика исследования.
3. Нужно получить честные ответы сотрудников.
4. Требуется инструмент для регулярной работы с настроем сотрудников.
5. Требуются рекомендации для работы с результатами опроса.
6. Необходима медиа-поддержка.

Конструктор опросов подойдёт, если:

1. В компании имеются ресурсы для проведения опроса, и есть опыт организации корпоративных исследований.
2. Либо планируемое исследование простое и предполагает не более 50 респондентов.

Услуги консалтинговых компаний подойдут, если:

1. Для исследования требуется готовая методика.
2. Не требуются рекомендации в разрезе подразделений, а подойдут общие — по компании 
3. Нет задачи отслеживать изменения — реакцию на принимаемые руководителями меры по улучшению ситуации.

Фото на обложке: ChristianChan/Shutterstock