Шесть признаков, что ваш бухгалтер халтурит

Бухгалтер не дает доступ к базе

Первый вопрос, который вы должны задать бухгалтеру перед началом работы: «Будет ли у меня доступ к базе?». Важно, чтобы вы могли следить за тем, что в ней происходит. Если новый сотрудник отказывается показывать бухгалтерскую базу, у этого может быть несколько причин. Либо в базе есть ошибки, либо в ней содержатся данные всех клиентов, либо учет не ведется вообще. Есть еще более критичные последствия — бухгалтер может использовать базу данных как рычаг влияния: чтобы шантажировать вас.

Как исправить

Здесь единственный вариант — на берегу договориться о получении доступа в базу. Мы в «Кнопке» даем доступ к просмотру базы данных, чтобы потом не было неожиданностей. Если ваш бухгалтер отказывается от этого, нужно искать нового финансового менеджера. 

Жалуется на предшественника

Если бухгалтер рвет на себе волосы и кричит: «Да это невозможно, вы бы видели, что мне досталось в наследство», это повод задуматься. Скорее всего, сотрудник так пытается скрыть свою некомпетентность и переложить ответственность на предшественника. Вполне возможно, что ничего критичного в базе нет.

Как исправить

Спросите, сколько времени займут исправления. Если час — бухгалтер очевидно драматизирует; если полгода, то так не бывает. Уточните, потребуется ли пересдавать сданную отчетность. Если он этого делать не собирается, значит, со старой все-таки все в порядке. 

Клиенты ждут документы из бухгалтерии больше пяти дней

Здесь проблема в оформлении первичной документации. Кто в вашей компании занимается «первичкой»? Часто бухгалтеры отказываются работать с бухгалтерскими актами, и предприниматели берут эту обязанность на себя, а потом в круговороте дел забывают оформить документы. В итоге клиенты ждут «первичку» неделю или больше.

Как исправить

Важно делегировать эту задачу бухгалтеру, который согласен работать с первичными документами. На крайний случай можно поручить это делопроизводителю, но зачем вам тогда бухгалтер? Еще один вариант — вести документацию в специальных сервисах.

Бухгалтер отказывается подключаться к ЭДО

Многие компании отказываются работать с контрагентами, которые не подключены к электронному документообороту. Если ваш бухгалтер не хочет или не умеет работать с ЭДО, у вас может сорваться крупная сделка.

Как исправить

Подключиться к ЭДО. Для этого найдите компетентного бухгалтера, который не будет возражать.

Бесконечные ошибки в документах

Бывает, что клиенты по разным причинам тянут с платежом до последнего и ссылаются на то, что ваши документы оформлены неправильно и присылают в них тысячу и одну правку. Отсутствие оплаты может в итоге привести к кассовому разрыву и дебиторской задолженности.

Как исправить

Если ваш бухгалтер компетентен, он должен решать возникающие проблемы — не бесконечно переделывать документы, а объяснить: все первичные документы сделаны в соответствии с 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Если у вашего сотрудника не хватает навыков на проведение таких переговоров, есть смысл задуматься о смене бухгалтера.

Бухгалтеру постоянно не хватает времени

Если бухгалтер постоянно, вне зависимости от объективных причин, жалуется, что он ничего не успевает, это не всегда значит, что в штат нужен еще один бухгалтер. Проблема может быть в неумении сотрудника организовать работу или в его недостаточном уровне профессионализма.

Как исправить

Попробуйте выяснить, как выглядит рабочий день сотрудника. Заведите документ, где он будет отмечать время, в которое он приходит и уходит с работы и сколько часов тратит на выполнение задач.

Понаблюдайте за заполнением таблицы две недели и проанализируйте результаты. Если бухгалтер тратит слишком много времени на решение простых задач, либо у него недостаточно квалификации, либо он не рационально использует рабочее время.

Как понять, что бухгалтер перед вами — профессионал?

• Задает много вопросов. Уточняет детали работы в компании и принятой учетной политикой. Важно, чтобы сотрудник разбирался в особенностях работы компании — тогда ему проще будет вести учет. Многие руководители не дают вводных новому бухгалтеру, ссылаясь на то, что он «сам разберется». На самом деле с информацией от вас сотрудник намного скорее вникнет в рабочие процессы.
• Устанавливает границы. Оговаривает с вами зону ответственности на берегу и выясняет, до какого момента можно проявлять инициативу и принимать решения самостоятельно. 
• Следит за изменениями в законодательстве. У бухгалтера есть план мониторинга и он может рассказать о периодичности и способах отслеживания нововведений. Они появляются чуть ли не каждый день — важно, чтобы бухгалтер разбирался в них. 
• Автоматизирует процесс. Сейчас есть масса сервисов, которые облегчают работу бухгалтера и минимизируют риск ошибок.
• Планирует. Ведет календарь с датами перечисления зарплаты, сдачи отчетности, уплаты налогов и так далее. Профессионалы не полагаются на память: иначе есть риск забыть или перепутать даты. 
• Снижает налоговую нагрузку предпринимателя. Может произойти такое, что юрлицу не подходит выбранный налоговый режим — и другой для него окажется выгоднее.
• Готов к масштабированию. Знает Международные стандарты финансовой отчетности, умеет работать с валютой и иностранными компаниями, знает, что делать при появлении новых сотрудников и новых видов деятельности. Если вы захотите расти и выходить на зарубежные рынки, грамотный бухгалтер вам здорово в этом поможет.

Фото: fizkes / Shutterstock