Как руководителю проверить работу бухгалтерии?

Проверка загруженности

Руководитель может провести анализ самостоятельно, а если результаты не будут удовлетворять, то обратиться к специалистам и заказать внешнюю проверку бухгалтерской нагрузки.

Как провести самостоятельную внутреннюю проверку?

1. Определите чёткий перечень задач, которые стоят перед бухгалтерией.
2. Если обязанности соприкасаются с задачами других отделов, разграничьте их, сообщив о новых правилах на совещании.
3. Проверьте оснащенность бухгалтерии всем необходимым для автоматизации: рабочие программы, техника, ПО и прочее. Если есть проблемы — исправьте это.
4. Совместно с отделом бухгалтерии спрогнозируйте время, которое требуется на выполнение каждой задачи. Возможно, потребуется скорректировать его при повышении автоматизации.
5. Разделите задачи по сотрудникам, чтобы у каждого был свой фронт работ.
6. Проведите анализ рабочего времени: хватает ли часов на выполнение или их, наоборот, слишком много?
7. Примите решение, основываясь на результатах. Если у сотрудников слишком много свободного времени, то стоит сократить штат или подумать об аутсорсе. Если они не успевают — необходимо нанять специалиста. Но делать это стоит только после полной проверки бухгалтерии. Впереди проверка долгов, баланса и документов.

Так, руководитель одного небольшого маркетингового агентства провел самостоятельную проверку бухгалтерии. Выяснилось, что задач на трех сотрудников мало, с объёмом вполне сможет справиться и один человек.

Руководитель провел законное сокращение двух специалистов, а главный бухгалтер поработала несколько месяцев с новой нагрузкой и уволилась по собственной инициативе.

В итоге руководитель быстро нашёл бухгалтера на аутсорс и продолжил развивать свой бизнес. Да, возникли некоторые сложности с передачей дел, но компания пережила эти трудности и все равно сэкономила в перспективе.

Проверка долгов

Узнать о задолженности можно, если зайти в личный кабинет для подачи отчетности в налоговую. Там есть вся информация: наличие или отсутствие долгов, погашение задолженностей, требования от налоговой.

При наличии операций, которые вызывают вопросы, их нужно обсудить с бухгалтерией и выслушать объяснения.
Отсутствие такой проверки «хвостов» позволило процветать мошенничеству в одной фирме.

Главбух много лет проработала в клининговой компании. Руководитель ей доверял и не проверял её действия в налоговой. Но однажды счет компании заблокировали, скрывать это было уже невозможно. Причина — долг по налогам в размере более 3 млн рублей.

На вопросы главбух не отвечала. Тогда руководитель обратился к услуге внешнего бухгалтерского аудита. В ходе проверки выяснилось, что все эти годы главбух переводила часть денег компании на личный счёт, подделывая документы.

Дело дошло до суда, но разбирательства идут до сих пор. Главбух то не приходит на заседания, то пытается доказать, что отмывать деньги её заставлял руководитель фирмы.

---

Читать по теме: «Вся ответственность на главбухе» и другие ошибки собственников бизнеса в работе с ним

---

Проверка баланса

Посмотрите баланс расчётных банковских счетов и сравните с суммой на первой странице в 1С. Сумма должна совпадать.
Все несовпадения — это повод серьёзно поговорить с бухгалтером и, возможно, заказать стороннюю проверку, чтобы разобраться в причинах.

В такой ситуации оказался один предприниматель. Его компания работала с контрагентами, закупая у них строительные материалы.

Самостоятельно проводя аудит, владелец решил сверить счета с выписками и расчётный счёт. Несовпадение было очевидным, бухгалтер даже не сильно старалась скрыть разницу, надеясь на занятость бизнесмена (у него еще несколько фирм) и на то, что он не будет сравнивать суммы, продолжая опираться на итоговую цифру, которую она озвучивает.

Оказалось, что бухгалтер целый год проводила закупки через стороннюю организацию своего родственника. Реальная сумма сделок была на 15% ниже сумм, которые бухгалтер якобы списывала для оплаты. Разницу она оставляла себе, иногда подделывая некоторые отчёты, а иногда и вовсе не сильно себя этим утруждая.

В итоге дело решилось в суде. Действия бухгалтера признали мошенничеством, суд приговорил ее к принудительным работам и обязал компенсировать ущерб.

Проверка документов

Попросите бухгалтерию оперативно предоставить остальные документы: расчеты с партнерами, расчёты по оплате труда, акты оказанных услуг, платежные документы (кассовые чеки, бланки строгой отчетности). Все ли оформляется по правилам и не идет мимо кассы?

Если вы увидите нестыковки или отсутствие каких-то документов, стоит заказать экспертизу.

В фирме, которая занималась перевозками, сменился руководитель. Он решил проверить работу бухгалтерии и попросил предоставить все документы. Но бухгалтер показала лишь малую часть. Тогда руководитель обратился к специалистам за услугой бухгалтерского аудита.

В итоге выяснилось, что в компании творился хаос: чеки не сохраняли, копили долги с контрагентами и прочее. При увольнении бухгалтер отказывался отдавать пароли и другие данные, поэтому дело чуть не дошло до суда. Но вопрос решили в досудебном порядке и наняли нового бухгалтера, который выстроил работу по правилам.

---

Читать по теме: Бухгалтер в штат, на фриланс или на аутсорсе: что выбрать в 2022 году

---

Резюме

Руководителю стоит периодически проверять даже отточенные рабочие процессы, чтобы избежать проблем в будущем.

• Проверка загруженности

Покажет корректность работы штата. Как провести самостоятельную внутреннюю проверку загруженности:

1. определите перечень задач для бухгалтерии;
2. разграничьте задачи, если они соприкасаются с другими отделами;
3. проверьте оснащенность бухгалтерии для автоматизации;
4. спрогнозируйте время на выполнение каждой задачи;
5. разделите задачи по сотрудникам;
6. проведите анализ рабочего времени;
7. примите решение о сокращении штата или найме (при необходимости).

• Проверка долгов

Проводится через личный кабинет для подачи отчетности в налоговую.

• Проверка баланса

Для этого нужно посмотреть баланс расчётных банковских счетов и сравнить с суммой на первой странице в 1С. Сумма должна совпадать.

• Проверка документов

Бухгалтерия должна оперативно предоставить: расчеты с партнерами, по оплате труда, акты оказанных услуг, платежные документы. Все ли оформляется по правилам и не идет мимо кассы?

При наличии нестыковок или отсутствии документов стоит заказать внешнюю бухгалтерскую экспертизу.

---

Читать по теме: Как самостоятельно вести бухгалтерию продавцу с маркетплейса?

---

Фото на обложке: Unsplash