Роботы в бухгалтерии: как внедрить RPA и нужно ли это вам

Что не так с бухгалтерией

Согласно исследованию CABA (Великобритания), почти 37% бухгалтеров считают свою работу основной причиной стресса, а 29% испытывают сложности в сохранении баланса между работой и личной жизнью. Около 38% проверяют рабочую почту в личное время каждый день, а треть (33%) — даже когда больны или в отпуске.

Такая статистика связана с многозадачностью и большой нагрузкой. Помимо типичных задач бухгалтерского учета, существуют также административные обязанности: переписка по электронной почте, подача документов, ввод данных, сканирование и другие вещи, которые многие бухгалтеры выполняют ежедневно. 

Сочетание даже нескольких из этих задач может значительно увеличить продолжительность рабочего времени и повысить уровень стресса. 

Все эти процессы до сих пор выполняются вручную по нескольким причинам:

• Во-первых, устаревшее ПО, которое разрабатывалось для внутреннего взаимодействия и не решает актуальные задачи. 
• Во-вторых, многие финансовые процессы регламентированы государством — это и отчетные данные, и типовые формы. 

Но есть и хорошие новости. Многие из этих процессов могут быть автоматизированы.

3 варианта использования RPA в бухгалтерском учете

1. Кредиторская задолженность (AP)

Задача: бухгалтер вручную вводит входящие данные счета-фактуры: номер, сумму и другие связанные данные из PDF-файлов в приложения SAP и электронные таблицы Excel. Это занимает от 30 до 60 минут.

Решение: RPA автоматизирует ввод и вывод данных и дополнительно создает дубликат PDF-файла на внутренних источниках. 

Результаты из нашей практики: 

• Обеспечивается соответствие политикам и правилам.
• Время обработки счетов сокращается до 60%.

2. Сверка данных

Задача: бухгалтер в фирме среднего размера тратит от одного до нескольких часов на согласование данных счета-фактуры текущего периода с данными предыдущего периода. 

Решение: программный робот настроен на автоматическую сверку данных разных периодов каждый раз, когда открывается соответствующий файл. Данные, которые незначительно отличаются, могут быть обработаны вручную, однако основная часть стандартизированного процесса сверки ложится на роботов.

Результаты из нашей практики: 

• Обеспечивается точность процесса сверки.
• Время сокращается с часов до нескольких минут.

3. Подготовка отчетов о доходах и расходах

Задача: крупная бухгалтерская компания ежедневно отслеживает прибыль и убытки своих клиентов. Сотрудники полагаются на устаревшие системы, используют электронные таблицы и тратят часы на редактирование и создание отчетов вручную. Затем они собираются в один отчет для окончательной проверки руководством.

Решение: RPA автоматизирует подготовку отчетов через стандартизированный сценарий обработки данных. После составления отчета программный робот автоматически отправляет его топ-менеджменту по электронной почте.

Результаты из нашей практики:

• Процесс сокращается с 1 часа до 15 минут.
• Всего экономится 130 часов при подготовке отчетов.

 
RPA берет на себя не работу, а задачи

Стоит обратить внимание на то, что автоматизация решает только простые задачи — те, что можно описать последовательностью действий. Бухгалтеры и финансовые эксперты остаются важнейшими звеньями в работе компании, они рассматривают внутренние процессы комплексно, анализируют их и выстраивают стратегии.

Современные бухгалтеры не должны бояться автоматизации — скорее, они должны инициировать ее внедрение. Именно так многие компании сегодня и приходят к этому — сотрудники хотят больше времени уделять действительно важной работе, а не монотонным процессам.

VectorMine / Shutterstock 

Как понять, нужна ли вам автоматизация

RPA, безусловно, упрощает жизнь многим сотрудникам крупных организаций. Внедрение может быстро окупиться — например, не нужно нанимать новых сотрудников, а существующие становятся более свободны и могут выполнять больше важных задач. Но стоит понимать, что это не панацея, которая подходит всем.

Когда автоматизация не нужна:

• Для маленьких компаний. Если ваша компания еще только начинает свой путь и у вас в штате немного человек, вам будет проще (и дешевле) нанять еще одного сотрудника.
• Для непоследовательных и часто изменяющихся процессов. RPA работает, заставляя программных роботов следовать точному набору инструкций. Если этот точный набор невозможен, автоматизация не поможет.
• Для небольших объемов работы. Если ваши сотрудники чувствуют себя комфортно или используют частичную автоматизацию — например, макросы, — не стоит спешить с внедрением RPA.

Что делать, если вы решили внедрить RPA 

1. Определите отделы, в которых необходимо использование RPA. Как правило, это бухгалтерия, логистика, маркетинг, рекрутмент.
2. Найдите повторяющиеся процессы, которые нужно автоматизировать в первую очередь. Идеально, если в числе функций RPA-платформы, которую вы выбрали, будет автоматический поиск. 
3. Позаботьтесь о своих сотрудниках. Объясните, почему сейчас самое подходящее время для перемен. Расскажите, что программные роботы не заменяют людей, а упрощают им работу.
4. Оцените результаты. Не стоит забывать о том, что анализ прогресса — это отличный способ сделать еще лучше. Смотрите на показатели и тестируйте новые внедрения, только тогда вы сможете выстроить идеальную автоматизированную систему.

RPA действительно может облегчить жизнь вашим сотрудникам. Автоматизация повышает точность и скорость выполнения повторяющихся задач. Так, в финансовом отделе одной из компаний внедрение автоматизации позволило освободить до двух часов в день у пяти сотрудников. Об этом стоит подумать каждому, кто сомневается в необходимости автоматизации. 

В проекте Dig(IT)al рассказываем о технологиях, которые помогут вам заработать. Переходите на цифровую сторону бизнеса.

Фото на обложке: ProStockStudio / Shutterstock