«Смотритель» вместо начальника: как бот контролирует учет рабочего времени

Проблема

Мы — команда веб-разработчиков, и наш бизнес во многом зависит от количества времени, которое попадает в счета клиентам. Чем больше часов учтено — тем больше зарабатывает компания в целом и каждый сотрудник в частности.

С самого основания компании у нас была проблема: разработчики делали задачи и по самым разным причинам не отмечали потраченное время. 

В общем, сотрудники вовремя не отмечали время и только в конце месяца под дулом пистолета восстанавливали в памяти события и пытались все учесть. Конечно, не всегда получалось. И не всегда клиенты были рады и верили тому времени, которое отмечалось задним числом. Компания теряла деньги. Месяц за месяцем мы теряли на этом деньги!

Другая проблема: неоплачиваемые внутренние задачи. Сотрудники могли работать и отмечать время на такие задачи. Иногда много времени и иногда без согласования. Итог один — компания не зарабатывала те деньги, которые могла.

Что мы делали

Мы по-разному пытались решить эту проблему.

Разговаривали с сотрудниками и объясняли им важность своевременного учета времени. Это помогало, но ненадолго. Проходила неделя-другая, и все возвращалось на круги своя.

Писали инструкции и правила учета времени. Их читали, но не исполняли.

Мы просили менеджеров контролировать учет времени. Те следили за ним, когда им это было выгодно, и никогда не смотрели дальше своих проектов.

Делили сотрудников на отделы, назначали начальников и заставляли их следить за временем подчиненных. Но и это работало только в краткосрочной перспективе. Премии начальникам и самим сотрудникам тоже не помогали — их получали те, кто и так хорошо работал и вовремя отмечал часы.

Как бот решил проблему

Я верил, что эту проблему можно решить, и очень хотел найти оптимальный способ. За счет людей и регламентов не получилось. Может быть, технологии помогут? Все-таки мы кодеры, и изобретать технические решения, автоматизировать неавтоматизируемое у нас в крови.

Я придумал бота. И мы его сделали, буквально за пару дней. И назвали его «Смотритель».

Каждое утро бот начинает с рассылки личных сообщений сотрудникам, которые не отметили время за прошедший день.

На исправление оплошности сотрудникам дается время, после чего бот делает серию из двух сообщений:

• Первое сообщение уходит в чат поиска задач и содержит информацию о сотрудниках, которые занимались неоплачиваемыми задачами. Эти сотрудники ни в чем не виноваты, бот помогает им найти коммерческие задачи.

• Второе сообщение уходит в общий чат и содержит информацию о сотрудниках, которые учли не все часы. Его цель — немного пристыдить провинившихся и еще раз напомнить им, что время все-таки нужно отметить.

Так как оплачиваются именно рабочие часы, для нас отсутствие времени в системе равнозначно прогулу. Поэтому мы пошли еще дальше и автоматизировали простановку отгулов за сотрудников, которые после серии напоминаний не отметили рабочее время. Прогулы автоматически и понятным образом влияют на размер зарплаты.

С ботом не поспоришь — он беспристрастно выполняет свои функции. Нет никакого сурового начальника или контролера, которого можно потом обвинить во всех своих проблемах и низкой зарплате. Все происходит полностью автоматически, по заранее установленным правилам, без вмешательства начальства. 

Коллектив очень быстро принял новые правила. Публичные сообщения о неучтенных часах уже на второй неделе внедрения бота стали «таять», то есть список сотрудников, не отмечающих время, с каждым разом становился все меньше, как и общее количество забытых ими часов.

Как получить максимум

Эта история — еще одно доказательство того, что технологии творят чудеса и позволяют решать нерешаемое. Чат-боты — одна из возможных технологий, которые позволяют делать бизнес эффективнее.

1. Автоматизируйте рабочие процессы. Убирайте из них лишние звенья, заменяйте ручной труд и человеческий фактор автоматизированными механизмами. Все, что работник может упустить из вида или забыть, выполнит программа.
2. Доверьте функции контроля системам. Освободите начальников от рутинных вопросов, пусть занимаются более важными делами. Если знать меру, то это улучшит и атмосферу в коллективе.
3. Привяжите денежную мотивацию к четким показателям, и пусть система сама рассчитывает все зарплаты, премии и штрафы. Прозрачность и автоматизация — ключевые составляющие эффективной системы мотивации.

Фото на обложке: Shutterstock / Patrick Daxenbichler