Руководитель «Кодеров» Иван Бормотов рассказывает, как компании удалось решить проблему учета рабочего времени, которая особенно актуальна, когда оплата связана с почасовой ставкой.
Проблема
Мы — команда веб-разработчиков, и наш бизнес во многом зависит от количества времени, которое попадает в счета клиентам. Чем больше часов учтено — тем больше зарабатывает компания в целом и каждый сотрудник в частности.
С самого основания компании у нас была проблема: разработчики делали задачи и по самым разным причинам не отмечали потраченное время.
Иногда просто забывали об этом, а иногда откладывали до момента решения задачи или завершения спринта. В других случаях менеджеры не успевали вовремя согласовать расширение оценки. Или же прилетал НЛО и заставлял сопротивляться учету времени.
В общем, сотрудники вовремя не отмечали время и только в конце месяца под дулом пистолета восстанавливали в памяти события и пытались все учесть. Конечно, не всегда получалось. И не всегда клиенты были рады и верили тому времени, которое отмечалось задним числом. Компания теряла деньги. Месяц за месяцем мы теряли на этом деньги!
Другая проблема: неоплачиваемые внутренние задачи. Сотрудники могли работать и отмечать время на такие задачи. Иногда много времени и иногда без согласования. Итог один — компания не зарабатывала те деньги, которые могла.
Что мы делали
Мы по-разному пытались решить эту проблему.
Разговаривали с сотрудниками и объясняли им важность своевременного учета времени. Это помогало, но ненадолго. Проходила неделя-другая, и все возвращалось на круги своя.
Писали инструкции и правила учета времени. Их читали, но не исполняли.
Мы просили менеджеров контролировать учет времени. Те следили за ним, когда им это было выгодно, и никогда не смотрели дальше своих проектов.
Делили сотрудников на отделы, назначали начальников и заставляли их следить за временем подчиненных. Но и это работало только в краткосрочной перспективе. Премии начальникам и самим сотрудникам тоже не помогали — их получали те, кто и так хорошо работал и вовремя отмечал часы.
Мы даже назначали специального человека, который, по большому счету, ничем кроме контроля времени не занимался. Добились того, что остальные сотрудники начали игнорировать и всячески избегать этого «контролера».
Как бот решил проблему
Я верил, что эту проблему можно решить, и очень хотел найти оптимальный способ. За счет людей и регламентов не получилось. Может быть, технологии помогут? Все-таки мы кодеры, и изобретать технические решения, автоматизировать неавтоматизируемое у нас в крови.
Я придумал бота. И мы его сделали, буквально за пару дней. И назвали его «Смотритель».
Смотритель — бот для корпоративного чата в Slack. Он интегрирован с нашим внутренним порталом, где хранятся данные о финансах, клиентах, проектах, сотрудниках и рабочих часах.
Каждое утро бот начинает с рассылки личных сообщений сотрудникам, которые не отметили время за прошедший день.
На исправление оплошности сотрудникам дается время, после чего бот делает серию из двух сообщений:
- Первое сообщение уходит в чат поиска задач и содержит информацию о сотрудниках, которые занимались неоплачиваемыми задачами. Эти сотрудники ни в чем не виноваты, бот помогает им найти коммерческие задачи.
- Второе сообщение уходит в общий чат и содержит информацию о сотрудниках, которые учли не все часы. Его цель — немного пристыдить провинившихся и еще раз напомнить им, что время все-таки нужно отметить.
Так как оплачиваются именно рабочие часы, для нас отсутствие времени в системе равнозначно прогулу. Поэтому мы пошли еще дальше и автоматизировали простановку отгулов за сотрудников, которые после серии напоминаний не отметили рабочее время. Прогулы автоматически и понятным образом влияют на размер зарплаты.
И все. Проблема исчезла. Вот уже два месяца сотрудники отмечают время регулярно и своевременно. А те, кто не отмечают — видят, как увеличивается число их отгулов и уменьшается зарплата.
С ботом не поспоришь — он беспристрастно выполняет свои функции. Нет никакого сурового начальника или контролера, которого можно потом обвинить во всех своих проблемах и низкой зарплате. Все происходит полностью автоматически, по заранее установленным правилам, без вмешательства начальства.
Коллектив очень быстро принял новые правила. Публичные сообщения о неучтенных часах уже на второй неделе внедрения бота стали «таять», то есть список сотрудников, не отмечающих время, с каждым разом становился все меньше, как и общее количество забытых ими часов.
Как получить максимум
Эта история — еще одно доказательство того, что технологии творят чудеса и позволяют решать нерешаемое. Чат-боты — одна из возможных технологий, которые позволяют делать бизнес эффективнее.
- Автоматизируйте рабочие процессы. Убирайте из них лишние звенья, заменяйте ручной труд и человеческий фактор автоматизированными механизмами. Все, что работник может упустить из вида или забыть, выполнит программа.
- Доверьте функции контроля системам. Освободите начальников от рутинных вопросов, пусть занимаются более важными делами. Если знать меру, то это улучшит и атмосферу в коллективе.
- Привяжите денежную мотивацию к четким показателям, и пусть система сама рассчитывает все зарплаты, премии и штрафы. Прозрачность и автоматизация — ключевые составляющие эффективной системы мотивации.
Фото на обложке: Shutterstock / Patrick Daxenbichler
Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter