Психология и трудности организации: почему компании ждут до последнего, прежде чем переходить на "удаленку"?

Что происходит

Одно из моих самых сильных впечатлений за последнее время — это веб-камеры с видами абсолютно пустых центральных площадей в Риме и в Венеции. Во всей Италии, да и в других странах, сильно ограничено перемещение людей, и это впечатляет не только визуально. Удар пришелся и по организации бизнеса.

Вполне возможно, что в ближайшем будущем все то же самое произойдет и в России. Уже сейчас образовательные учреждения ускоренно переводятся на дистанционный формат. Совсем скоро, возможно, поступят аналогичные рекомендации в адрес компаний.

Если предположить, что компании все равно будут вынуждены отправить всех или большую часть сотрудников по домам, то лучше подготовиться к этому заранее и продумать, как будет организована дистанционная работа.

Казалось бы, это не столь серьезное испытание для IT-компаний или гигантских IT-блоков предприятий из других секторов (тех же банков). По сути, разработка уже давно идет виртуально, но многие компании ждут до последнего, прежде чем переходить на полную «удаленку». При этом трудно понять, зачем быть в офисе, если бумажной или физической работы нет и с клиентами ты не встречаешься.

На мой взгляд, такое настороженное отношение к дистанционной работе обусловлено двумя факторами.

• Во-первых, это психологический аспект.
• Во-вторых — трудности с организацией.

По своему опыту организации дистанционной работы большого числа людей в СПАО «Ингосстрах» могу сказать, что технические средства для безболезненного перехода достаточно простые. Основные сложности — именно в изменении менеджмента и практик работы с удаленными сотрудниками.

Так что же мешает?

• Потребность в визуальном контроле сотрудников.

Зачастую менеджерам психологически необходимо визуально следить за тем, как работают подчиненные. Это создает ощущение контроля над ситуацией. Сложно представить, что ты сейчас отпустишь не кого-то одного работать дома, а сразу всех. Ведь тут же перестанет быть понятно: а работают ли люди?

• Устная постановка задач.

Во многих компаниях часть задач от менеджмента поступает сотрудникам в устной форме и ровно так же контролируется их выполнение. А если сотрудника нет рядом — придется звонить. Тут же накладывается и постоянный дискомфорт из-за того, что менеджер не знает, делают ли сейчас сотрудники то, о чем он попросил.

• Необходимость устного общения с коллегами.

Эту причину можно назвать традиционным восприятием организации работы: всегда так было принято делать. Людям периодически надо общаться именно устно. Потому что только устная речь обеспечивает наиболее быструю передачу информации и только так в интерактиве можно решать сложные задачи.

• Потребность занять кем-то выделенное рабочее место.

Если рабочие места уже выделены работодателем, то за ними должны сидеть те, кому эти места предоставлены. Иначе непорядок.

И что же делать?

• Ориентироваться только на результат работы сотрудников.

Если люди добиваются нужных результатов, не так важно, сколько раз они отрывали взгляд от экрана компьютера или даже от него отходили.

Сервисы организации работы уже давно дают все инструменты не только для фиксации первоначальной постановки и факта завершения задачи, но и для отслеживания всех промежуточных стадий, ведения переписки внутри задач, работы с файлами и даже указания затраченного на задачу времени.

Отрасль IT уже давно привыкла работать с задачами, и многие не представляют организации своей работы без трекера. Вот он — готовый инструмент. И для его применения не требуется присутствие в офисе.

• Перевести устное общение в мессенджеры.

Скорее всего, скорость интернета позволит вам проводить не только совместные звонки, но и видеоконференции. Корпоративные мессенджеры упрощают групповые звонки и добавляют в видеосвязь новые функции. Например, демонстрацию рабочего стола и передачу управления другому участнику конференции.

Современные средства связи полностью снимают необходимость собираться в каких-то переговорных или уж тем более куда-то ехать. Кстати, те же Microsoft и Google предлагают воспользоваться своими корпоративными решениями для видеоконференцсвязи бесплатно в течение нескольких месяцев.

• Обеспечить удаленное рабочее место.

Да, это тоже надо сделать. Как минимум, проверить, что у сотрудников есть нормальные гарнитуры, а если их нет — выдать все необходимое (тем более, что это недорого).

В отдельных случаях сотрудников можно обеспечить ноутбуками (и заодно тогда можно забрать стационарный компьютер). И обязательно нужно помочь настроить удаленное рабочее место.

• Отдельно про недоверчивых.

Для сильно недоверчивых компаний или менеджеров, которые не готовы спрашивать только «за результат», есть различные технические средства для контроля работы сотрудника непосредственно за компьютером. Это всегда выбор компании: или научиться доверять собственным людям и не следить за ними перманентно, или поставить их под плотный технический контроль.

Доверие — это одновременно и самое простое, и самое сложное. Простое — потому что у компаний, как правило, уже есть все для того, чтобы начать работать на доверии (удаленный доступ, трекер и видеоконференции). Сложное — потому что надо сделать усилие над собой. А на технические средства контроля гораздо легче решиться, но их внедрение все же потребует времени.

Нужные для удаленной работы технологии и методики давно присутствуют на рынке, их надо только уметь объединить. А еще — объяснить людям (в первую очередь менеджменту), как работать в новом формате. Ну, и самое главное — решиться.

В дополнение — вот простой набор технических средств, который сводится к вполне понятным и давно доступным инструментам:

1. удаленное подключение (например, через VPN и RDP);
2. трекер/задачник (например, Jira);
3. видеоконференцсвязь (Teams, Slack и др.);
4. мониторинг — по желанию (Infowatch Person Monitor).

Подразумевается, что у компании уже должны быть почта, календари и общая база знаний.

И все это касается не только IT. Если работа ваших сотрудников возможна без присутствия в офисе, что они там делают? Зачем вы вообще платите за эти площади?

---

Фото в тексте и на обложке: Unsplash