Как работать в кризис: советы рестораторам и бухгалтерам

Содержание: 

• С какими проблемами сталкиваются рестораторы?
• Три основных способа оптимизации себестоимости 
• Анализируем меню в кризис
• Какими методами анализировать меню?
• Как влиять на прибыль: контроль показателей
• Чек-лист по работе ресторана в кризис

С какими проблемами сталкиваются рестораторы?  

Российский ресторанный бизнес уже терял доходы в кризисы 2008, 2014 годов, а также с началом пандемии. Сегодня владельцы заведений столкнулись с новыми проблемами, возникшими после введения санкций. 

Увеличение сроков поставок

Закрытие воздушного пространства значительно влияет на время поставок для ресторанов. Некоторые заведения РФ пострадали особенно сильно, так как у них было налажено взаимодействие с украинскими и польскими поставщиками.

Повышение цен на сырье

Скачок доллара и растущая инфляция неизбежно ведут к повышению цен на продукты. Многие поставщики спекулируют на таких ситуациях и завышают стоимость сырья. 

Снижение платежеспособности гостей

В кризисных ситуациях люди предпочитают сэкономить на походе в заведения общественного питания из-за паники и непредсказуемости нынешней ситуации с экономикой.

Уход поставщиков с рынка 

Прекращение поставок из-за рубежа в худшем случае может остановить работу некоторых заведений. Владельцам заведений приходится искать варианты среди отечественных поставщиков для замены сырья. 

Три основных способа оптимизации себестоимости 

Спикер Госдумы Вячеслав Володин сказал, что сегодня для роста цен будут объективные причины. При этом некоторые поставщики искусственно завышают стоимость сырья. Чтобы остаться на плаву в такой период, заведения реагируют тремя основными «лобовыми» методами:

1. Уменьшение порций блюд;
2. Поднятие отпускных цен; 
3. Переход на более дешевое сырье.

В идеале эти методы лучше применять в комплексе. Но помните, что сейчас выиграет тот, кто предложит гостю минимальную цену.

Поэтому нужно бороться за каждый рубль в себестоимости. 

Анализируем меню в кризис

Первое, о чем стоит подумать в кризисных условиях, чтобы выжить, — это анализ меню заведения. Он поможет эффективно оптимизировать себестоимость и снизить потери бизнеса, пока ситуация на рынке не стабилизировалась. 

Помните, что качественный анализ — это правильно работающая система учета и актуальные данные. В этом случае не обойтись без внедрения автоматизации и электронного документооборота (ЭДО). 

В ресторане есть автоматические документы, то есть акты реализации, автоматическое списание позиций, которые создаются в момент определенных действий, и ручные. 

Пример ручных документов: 

В ресторане есть два цеха. В один цех пришли апельсины, а в баре они закончились. Нам нужно сделать перемещение из цеха на бар. Это то ручное действие, которое нужно проводить в моменте. 

Многие делают так: фиксируют бумажный документ, фотографируют его, отправляют калькулятору, который у себя в системе учета постфактум проводит эти документы. 

Это неправильная парадигма.

Ваша задача — автоматизировать проведение ручных документов. Переносите их с бумажек и из чатов в современные системы автоматизации, чтобы документация проводилась в одном ритме с работой ресторана.

Если в системе будут неактуальные данные и остатки, то вы можете сделать неправильные прогнозы, закупки, некорректно рассчитать себестоимость и потерять деньги. 

Какими методами анализировать меню?

Когда вы уверены в актуальности данных и наладили автоматизацию, ЭДО с поставщиками, нужно провести анализ меню, чтобы найти блюда, которые приносят прибыль, и те, что тянут вниз. Анализировать меню можно несколькими методами. 

Метод Миллера 

Распределяет все блюда по четырем группам:

Что делать в кризис: 

1. Снижать фудкост;
2. Отдавать предпочтения позициям, на которые можно сделать бóльшую наценку в процентах. 

Но в текущих реалиях снизить фудкост = испортить блюдо. Сейчас это не та возможность, которая была раньше, поэтому эта методология очень узкая. 

Метод Касавана-Смита 

Предполагает следующее распределение всех позиций:

Что делать в кризис: 

1. Сохранять в меню «рабочих лошадей», снижая их себестоимость или повышая цену;
2. Сохранять и поддерживать блюда-«звезды»;
3. Стимулировать продажи «загадок» с помощью up-sell и убирать их из меню, если это не принесло результата;
4. Отказываться от блюд-«собак». 

Метод Дэвида Павесика 

Дэвид Павесик умножил продажи в штуках на наценку в рублях, получил потенциальный вклад выручки в объем продаж позиций и вывел 4 категории:

• Prime — высокомаржинальные блюда с низкой себестоимостью;
• Standarts — высокомаржинальные позиции с высокой себестоимостью;
• Sleepers — позиции с низкой маржинальностью и себестоимостью;
• Problems — блюда с низкой маржинальностью и высокой себестоимостью.

Что делать в кризис: 

1. Отказаться от «Problems»;
2. Стимулировать «Sleepers»;
3. Сохранять и поддерживать «Prime» и «Standarts». 

ABC-анализ 

Этот анализ уже встроен во многие системы автоматизации, и вам не нужно считать его вручную. 

A — спрос (количество продаж блюда или категории, которые анализируем).

B — оборот (сколько денег принесли эти блюда). 

C — маржинальность. 

Что делать в кризис: 

1. Смотреть анализ примерно раз в три дня;
2. Следить, чтобы 20% блюд, приносящих 80% прибыли, не попадали в стоп-лист, и их себестоимость была в норме.

Как влиять на прибыль: контроль показателей

Что вы должны получить в результате анализа меню: 

• Список тех блюд, которые никак не могут оказаться в стоп-листе.

Это высокомаржинальные блюда с хорошим уровнем продаж. Применяйте жесткие меры, если эти позиции отсутствуют без уважительной причины.

• Формирование 5-6 сводных групп и их тщательный анализ.

Чтобы увидеть реальную картину управленческого учета, нужны правильные инструменты автоматизации.

«Лично я последние 3-4 года рекомендую подключать системы автоматизации не только, чтобы тратить меньше времени на ввод первичных документов и упростить себе жизнь, а в первую очередь, чтобы контролировать закупочные цены, поставщиков и не проводить те накладные, которые имеют расхождения с вашими договоренностями», — комментирует Анастасия Буравцова, генеральный директор Open Service.

Чек-лист по работе ресторана в кризис

• 1. Пересматриваем меню

Смотрим анализы и отчеты. Обращаем внимание, какие блюда самые проходимые и рентабельные, и работаем в первую очередь с ними. 

• 2. Думаем над изменением концепции заведения

После пересмотра меню, вы заметите, какое у вас соотношение выручки кухни и бара. Норма — 60/40. Если у вас получилось наоборот — 60% выручки дает бар, а 40% — кухня, при этом вы позиционируете себя как ресторан, то на самом деле вам лучше стать баром. 

Или же лучше поменять концепцию с кондитерской на кофейню. 

• 3. Пересматриваем режим работы заведения

Посмотрите, приносят ли большую выручку завтраки в вашем заведении. Если на них приходится меньше 20% от общей выручки, можно смело убирать утренние часы работы. 

• 4. Сокращаем все расходы заведения до минимума

Новые шторы, посуда, обновление автопарка подождут до конца кризиса. 

• 5. Ставим на стоп все расходы, не связанные напрямую с работой заведения

Работайте только с операционными расходами.  

• 6. Пересматриваем зарплатные ставки

Сейчас ваша главная задача — сохранение рабочих мест. Поэтому действовать нужно не через увольнение, а уменьшение ставки.

Сотрудникам надо понимать, что происходит, поэтому говорите об изменениях в зарплате сразу и честно, а не в момент выплаты. Люди должны иметь возможность планировать свою жизнь и расходы. 

• 7. Пишем письмо арендодателю с просьбой уменьшения стоимости аренды

Этот пункт может показаться неэффективным. Кто согласится снижать аренду в кризис? Но попробовать все-таки стоит. 

• 8. Особое внимание уделяем фудкостообразующим продуктам

Их, как правило, около двадцати. Это самое проходимое сырье. Оптимизируем закупочные цены именно на него. Ищем отечественные аналоги, прорабатываем и вводим в меню. 

Допустим, у ресторана японской кухни проходимость лосося равна 500 кг в месяц. Если мы снизим закупочную цену всего на 50 рублей, то сэкономим 25 тыс. рублей. 

• 9. Выводим из меню блюда, которые плохо продаются
• 10. Не делаем возврата закупленного алкоголя, так как он не портится и всегда может пригодиться
• 11. Минимизируем списания на порчу

• 12. Верим, что все придет в норму, и продолжаем работать

Новые реалии российской экономики заставят рестораторов прийти к оптимизации и сократить лишние расходы. 

Подходите к оптимизации рационально, анализируйте нынешнее состояние заведения, не бросайтесь в крайности и решайте новые проблемы комплексно. 

Главное — не закрывайтесь, примите новые условия и продолжайте работу. Вместе мы справимся!

Фото на обложке: Shutterstock / Southworks

Иллюстрации предоставлены автором