Как вести учет имущества в компании?

Виды имущества организации

Учет имущества — это деятельность по сбору, обработке и анализу информации о состоянии и движении активов предприятия.

Непосредственно к имуществу относятся все активы бизнеса, которые используются им для осуществления хозяйственной деятельности.

Рассмотрим, какие виды учета имущества организации существуют:

• материальные — здания, сооружения, земельные участки, оборудование, транспортные средства, ресурсы, средства труда и все то, что имеет реальную физическую форму;
• нематериальные (НМА) — не имеют физической основы, но представляют ценность, которая базируется на правах и привилегиях собственников. К наиболее распространенным НМА относятся изобретения и промышленные образцы, товарные знаки, ноу-хау, программы обработки данных, иные исключительные права;
• финансовые — это деньги, вклады и депозиты в банках, ценные бумаги, вложения в другие компании.

Поскольку сами объекты неодинаковы по своему функциональному назначению, для эффективного учета их принято классифицировать по различным признакам.

Важно разделить активы на 2 вида:

• внеоборотные (долгосрочные) активы — имущество, полезные свойства которого используются в течение длительного времени (обычно не менее года). Речь идет об основных средствах: зданиях, сооружениях, транспортных средствах, оборудовании. Постепенно, по мере износа в результате эксплуатации, стоимость внеоборотных активов списывается в расходы;
• оборотные активы — имущество, которое используется в рамках одного производственного цикла либо в течение короткого промежутка времени (как правило, не более года). В первую очередь сюда относится сырье, материалы, готовая продукция, товары, денежные и прочие средства. Отметим, что для большинства предприятий оборотные активы имеют решающее значение, поскольку именно они формируют конечные результаты всей хозяйственной деятельности.

Также есть и другие классификации имущества организации. В зависимости от формы собственности активы делятся на собственные и арендованные, а по степени участия в производственном процессе подразделяются на производственные и непроизводственные.

Методы учета имущества

Ведение учета имущества организации предполагает, что компания будет использовать различные методы. К основным из них можно отнести следующие:

• инвентаризация — пересчет всего имущества, чтобы проверить, сколько осталось его на складе и в каком оно состоянии;
• документация — оформление всех операций, связанных с поступлением, перемещением и выбытием имущества, соответствующими документами;
• оценка — определение реальной стоимости имущества в денежном выражении;
• бухгалтерский учет — сбор, регистрация и обобщение информации о состоянии имущества, капитала и обязательств организации;
• налоговый учет — обобщение информации для определения налоговой базы на основе первичных документов.

Наиболее значимыми и важными для каждой организации являются бухгалтерский и налоговый учет, поэтому далее поговорим об их ключевых особенностях.

Бухгалтерский учет имущества организации

Это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении.

Читайте по теме. Как провести инвентаризацию в организации

В соответствии с положениями Федерального закона № 402-ФЗ, бухгалтерский учет источников имущества организации должен строиться на следующих принципах:

• непрерывность — учет необходимо вести с даты государственной регистрации организации и до момента прекращения хозяйственной деятельности;
• двойная запись — все операции следует отражать в равной сумме по дебету одного счета и одновременно по кредиту взаимосвязанного с ним счета. Увеличение имущества предприятия отражается по дебету активных счетов, сокращение — по кредиту;
• достоверность — данные учета и отчетности должны соответствовать действительности. Для этого надо периодически проводить инвентаризацию (как правило, не менее одного раза в год);
• денежное измерение — учет имущества предприятия ведется в валюте РФ, то есть в российских рублях;
• периодичность — с определенной периодичностью данные учета необходимо обобщать, в том числе и для сдачи отчетности.

Чтобы правильно провести ведение учета источников формирования имущества организации, надо корректно классифицировать активы по источнику формирования.

Все средства делятся на 2 категории:

1. Собственные — уставный капитал, резервные фонда и иные средства, сформированные преимущественно за счет полученной прибыли.
2. Привлеченные — кредиты, займы и иные денежные обязательства. Эти средства поступают в организацию на определенный срок, после чего должны быть возвращены назад.

Грамотное ведение бухгалтерского учета имущества организаций — залог финансовой безопасности предприятия. Ошибки и нарушения могут привести не только к неисполнению обязательств перед контрагентами, но и к привлечению к ответственности с применением штрафных санкций.

Ведение бухгалтерского учета источников имущества организации осуществляет главный бухгалтер или бухгалтерский отдел компании. Нужно учесть все активы и обязательства, а также правильно отразить их в бухгалтерских регистрах. Важно, чтобы бухгалтерский учет источников имущества организации был организован с соблюдением всех норм законодательства.

В некоторых случаях, для ведения бухгалтерского учета источников имущества организации, может быть привлечен внешний аудитор, особенно если требуется провести проверку правильности учета. Важно, чтобы система учета имущества организации велась правильно с учетом всех законодательных требований и нужд бизнеса, так как это влияет на финансовое состояние бизнеса и его способность привлекать инвестиции.

Налоговый учет имущества организации

По общему правилу организации должны платить налог с находящихся в собственности активов. Под налогообложение попадает все движимое и недвижимое имущество, которое принято к учету в качестве основных средств. Причем налоги взимаются и с ОС, которые сданы в аренду, переданы во временное распоряжение, доверительное управление или получены в рамках концессионного соглашения.

Также по теме. Учет нематериальных активов: поступление, амортизация, списание

От налогообложения освобождены отдельные льготные объекты. К таковым относятся:

• земельные участки и природные объекты;
• исторические и культурные памятники, объекты культурного наследия;
• космические объекты;
• ядерные установки;
• ледоколы.

Порядок определения налоговой базы зависит от того, как оценивается актив: по среднегодовой или кадастровой стоимости. Если актив является недвижимостью, то для расчета берется кадастровая стоимость — ее размер определяется региональными властями. Если кадастровой стоимости нет, в качестве налоговой базы берется среднегодовая, рассчитанная по данным бухучета.

Компании, у которых нет на балансе недвижимого имущества, а также предприятия, работающие на спецрежимах УСН, АУСН и ЕСХН, от налога на имущество освобождены.

Особенности учета имущества

Особенности ведения учета имущества зависят от специфики деятельности организации, ее размеров и структуры активов. К примеру, производственным компаниям следует уделять основное внимание учету ОСН и контролю за их использованием, а в торговых на первое место выходит учет товаров и контроль за их перемещением.

Нужно понимать, что правила бухгалтерского и налогового учета существенно различаются. Также свои особенности ведения учета есть у каждого вида имущества. Для лучшего понимания рассмотрим все варианта по отдельности.

Особенности учета основных средств (здания, оборудование, транспорт)

В бухучете надо фиксировать изначальную цену основных средств, а затем постепенно списывать эту сумму в расходы при помощи амортизации.

Это перенос стоимости имущества (зданий, машин, оборудования) на себестоимость товаров и услуг.

Например, предприятие купило станок для выпуска продукции за 500 тыс. рублей. Заявленный срок полезного использования оборудования составляет 5 лет. Вместо того чтобы сразу списать полную стоимость в расходы, компания делает это частями — по 100 тыс. рублей. Эти средства, записанные в качестве расходов за год, и есть амортизация.

Что касается налогового учета, то порядок его ведения зависит от используемой системы налогообложения:

1. ОСН — учет аналогичен бухгалтерскому. Необходимо фиксировать расходы на приобретение и ввод основных средств, а затем постепенно амортизировать их.
2. УСН «Доходы минус расходы» — полная стоимость основных средств списывается в год покупки. Делается это с целью максимального снижения налогооблагаемой базы.
3. УСН «Доходы» — основные средства не отражаются в налоговом учете.

Отметим, что порядок бухгалтерского учета ОСН регламентируется ФСБУ 6/2020, а налогового — положениями НК РФ.

Порядок учета имущества организации, а именно — НМА, зависит от того, каким путем он был получен: создан самостоятельно, куплен или приобретен безвозмездно. Однако в любом случае актив принимается к учету по первоначальной стоимости — сумме фактически понесенных затрат.

Особенности учета оборотных активов (товары, сырье, материалы)

Оборотные активы — это те ресурсы, которые компания использует в своей деятельности для создания товаров или оказания услуг и которые со временем превращаются в деньги. Примеры таких активов — это товары на складе, сырье и материалы, которые постоянно вращаются в процессе работы. Правильный учет этих активов критичен для эффективного функционирования бизнеса.

Какие бывают оборотные активы?

1. Товары — это готовая продукция, которую компания планирует продать. Учет товаров позволяет отслеживать их количество и стоимость на складах.
2. Сырье — это материалы, из которых производятся товары. Например, для компании, производящей мебель, сырьем будут древесина, ткань, краска и другие компоненты.
3. Материалы — это вспомогательные ресурсы, которые используются для производства, но не становятся частью конечного продукта, например, канцелярские товары или упаковка.

Рассмотрим несколько основных этапов операционного учета оборотных активов:

Шаг 1. Когда товары, сырье или материалы поступают в компанию, их необходимо зафиксировать в учете.

Для этого:

• оформляется приемный акт, который подтверждает фактическое поступление товаров или материалов на склад;
• каждая партия товаров или сырья записывается по стоимости приобретения, которая включает все затраты на доставку, хранение и другие сопутствующие расходы.

Если в магазин поступила новая партия одежды, надо указать наименование, количество, цену за единицу и общую стоимость поступивших товаров.

Шаг 2. Далее важно отслеживать перемещение этих товаров внутри организации:

• когда товары передаются в отдел продаж или на другие подразделения, нужно записать эти перемещения в учетную систему;
• при этом важно учитывать, какие товары проданы или использованы в процессе производства.

Если партия товаров была передана в торговый зал, это также фиксируется в системе, чтобы обновить данные о запасах на складе.

Шаг 3. Иногда при поступлении или расходовании активов могут возникать излишки или недостачи. Эти случаи также должны быть отражены:

• инвентаризация позволяет сверить фактические данные с теми, что указаны в учетных системах;
• если выявляется недостача, важно выяснить причины (кражи, ошибки при учете) и скорректировать записи;
• излишки товаров или материалов также фиксируются и, если это необходимо, корректируются в учетной системе.

Шаг 4. Для сырья и материалов также ведется учет, но здесь особое внимание уделяется тому, как они используются в процессе производства или других операциях:

• записи о расходах делают на основе технологических карт, производственных заказов или заявок от сотрудников.
• эти материалы могут списываться по факту их использования или по нормативу (например, если для изготовления одной единицы товара нужно 10 кг сырья).

Если для изготовления мебели использовалось 10 метров ткани, это фиксируется в бухгалтерской системе как расход.

Когда товары продаются, надо:

• обновить данные о запасах и списать проданные товары с учета;
• применить стоимость товаров для расчета прибыли и налоговых обязательств.

Шаг 5. После учета всех движений оборотных активов важно регулярно обновлять отчетность, чтобы компания могла отслеживать свое финансовое положение.

Приведем пример из практики. В небольшом магазине одежды оборотными активами являются товары на полках. Каждое поступление новой партии одежды в магазин фиксируется, и ее количество отслеживается с помощью системы учета. Аналогично, материалы для упаковки, такие как пакеты, ценники, также фиксируются в учете. Важно регулярно проводить инвентаризацию, чтобы на складе не было неучтенных товаров или забытых позиций.

По теме. Списание основных средств — как проводится процедура

Особенности учета нематериальных активов (торговые марки, патенты, лицензии)

Нематериальные активы (НМА) — это объекты, которые нельзя увидеть или потрогать, но они могут приносить бизнесу прибыль. Примеры таких активов – торговые марки, патенты и лицензии. Учет этих объектов важен для понимания реальной стоимости бизнеса и правильного расчета налогов.

Как учитывать нематериальные активы:

1. Оценить стоимость. НМА нельзя оценить на глаз, как товар или оборудование. Например, стоимость торговой марки определяется потенциальной прибылью, которую она может принести в будущем.
2. Уточнить срок использования. Для учета важно определить, сколько времени актив будет приносить пользу. Если у лицензии срок действия — 5 лет, то и амортизация будет рассчитываться исходя из этого срока.
3. Проверить амортизацию. Это постепенное списание стоимости актива. Например, если патент куплен за 1 млн рублей и будет действовать 10 лет, то ежегодно в расходы бизнеса будет списываться по 100 тыс. рублей.
4. Провести переоценку данных. Стоимость нематериальных активов может меняться. Например, успешное продвижение бренда может увеличить стоимость торговой марки, что нужно зафиксировать в учете.

Зачем важно учитывать НМА:

• это помогает определить реальную стоимость бизнеса;
• учет защищает права на бренд, изобретение или лицензию;
• упрощается планирование налогов и инвестиций.

Эти шаги — часть бухгалтерского учета имущества и обязательств организации, который обеспечивает точность финансовых отчетов. Кроме того, финансовый учет имущества организации позволяет увидеть полный список активов и оценить их влияние на результаты деятельности.

Роль и ответственность бухгалтерии в учете имущества

Бухгалтерия выступает ключевым звеном в системе учета имущества. Именно она отвечает за сбор, обработку и анализ сведений о наличии, состоянии и движении активов. В зону ответственности бухгалтерии входит:

• организация инвентаризации имущества;
• ведение документооборота, связанного с поступлением;
• перемещением и выбытием активов;
• определение стоимости имущества в целях бухгалтерского и налогового учета;
• контроль за соблюдением сроков полезного использования и амортизации имущества;
• поиск методов по повышению эффективности использования имущества.

Помимо всего вышеперечисленного, бухгалтерия готовит аналитические отчеты и доводит их до руководства предприятия.

Итог

Учет имущества является одним из приоритетных направлений деятельности любой компании. Без него невозможно контролировать эффективность использования активов и принимать грамотные управленческие решения.

Сам процесс — довольно сложный и трудоемкий. Если нет соответствующих знаний и опыта, либо возникли какие-то вопросы, не рискуйте и не оставляйте ситуацию без должного внимания, а обращайтесь к консультантам.

Фото на обложке: Freepik