Как провести инвентаризацию в организации

Содержание

• Что такое инвентаризация
• Когда нужно проводить инвентаризацию
• Виды инвентаризаций и особенности инвентаризации в различных сферах
• Пошаговая инструкция по проведению инвентаризации
• Документирование процесса инвентаризации
• Контроль и анализ результатов инвентаризации
• Оптимизация процесса инвентаризации

Что такое инвентаризация

Инвентаризация дает точные данные о наличии и состоянии товаров, сырья, оборудования, основных средств и всех остальных ценностей компании. Процедура помогает найти разницу между реальным количеством имущества и тем, что указано в бухгалтерских документах, а также точно определить, сколько на самом деле осталось товаров или ресурсов.

Любая компания, независимо от того, в какой сфере она работает, должна регулярно проводить обязательную инвентаризацию. Это позволяет достоверно узнать, как идут дела в организации, проверить, насколько точно ведется бухгалтерский учет, и оценить эффективность работы предприятия.

Читайте по теме:

Как повысить эффективность учета в компании

Как продавцам маркетплейсов списать брак и недостачу, избежав проблем с налоговой

Правила проведения инвентаризации установлены Федеральным законом №402 от 06.12.2011 и рядом других нормативных актов, включая Положение, утвержденное приказом Министерства финансов РФ. В соответствии с этими документами, цель инвентаризации — подтвердить данные о наличии, состоянии и оценке следующих активов: 

• сырья и материалов;
• готовой продукции;
• оборудования;
• незавершенного производства;
• денежной наличности;
• дебиторской и кредиторской задолженности и так далее.

После проверки всех материальных и нематериальных активов компании и составления описи проводят сверку с данными бухгалтерского учета.

Когда нужно проводить инвентаризацию

Инвентаризация в бюджетных и коммерческих организациях – это обязательная процедура, которую нужно проводить ежегодно, обычно во время составления годовой бухгалтерской отчетности, начиная с ноября или декабря. Но существуют исключения:

• Основные средства проверяют раз в 3 года, поскольку их состав меняется не так быстро.
• Библиотечные фонды требуют инвентаризации раз в 5 лет.
• В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация проводится, когда запасы минимальны.
• Если инвентаризация уже проведена после 1 октября, повторять ее в том же году не требуется.

Дополнительные поводы для проведения инвентаризации:

• при купле-продаже или сдаче в аренду имущества;
• во время ликвидации или реорганизации юридического лица;
• после хищений, порчи имущества или других проблем;
• после ЧС (пожар, наводнение и так далее);
• при смене материально ответственного лица;
• после смены руководителя организации;
• если имеется коллективная материальная ответственность и произошло одно из значимых событий;
• после увольнения более половины сотрудников;
• если один или несколько сотрудников требуют провести инвентаризацию.

Таким образом, проводить процедуру нужно, чтобы поддерживать порядок в учете имущества организации, своевременно находить и исправлять ошибки и несоответствия.

Виды инвентаризаций и особенности инвентаризации в различных сферах

В зависимости от поставленных задач и способов проведения выделяют следующие виды инвентаризации.

• Плановая — проводится по утвержденному руководителем в начале года графику.
• Внеплановая — для выявление недостачи, хищений или материальных потерь после чрезвычайных ситуаций или при смене материально ответственного лица.
• Повторная —  проводится после первичной инвентаризации.
• Контрольная — перепроверяет достоверность полученных результатов планового учета.
• Полная — для всего имущества, проводится в конце каждого года.
• Частичная — проводится внутри одного отдела или подразделения организации.

Кроме того, инвентаризация может быть:

• сплошной или выборочной (по охвату ревизуемого имущества),
• обязательной или инициативной, 
• натуральной или документальной (в зависимости от способа проведения).

Пошаговая инструкция по проведению инвентаризации

Процедуру проводят в несколько этапов. Сначала руководитель должен издать приказ о проведении ревизии по форме ИНВ-22, а потом на основании такого распоряжения назначить ревизионную комиссию и сотрудников, относящихся к управленческому персоналу и службе внутреннего аудита бизнеса. 

Иногда в такую комиссию включают независимых аудиторов.

Материально ответственное лицо не может быть членом ревизионной комиссии, но должно присутствовать во время проведения инвентаризации.

Комиссия должна составить план, по которому будет проводиться инвентаризация, и назначить время начала учета. При этом складские работники, продавцы и другие материально ответственные лица не должны знать о времени начала ревизии. Перед началом учета потребуется закрыть магазин или склад, чтобы ограничить движение товаров, сырья, материалов или готовых изделий.

Читайте по теме:

5 ошибок предпринимателей при подготовке к банкротству

Как купить готовый бизнес и не совершить ошибок?

После этого приступают к самой инвентаризации. Комиссия проверяет количество, условия хранения и сроки годности материальных ценностей.

Вся информация фиксируется в описи, которую оформляют по форме ИНВ-3. В нем товары записываются по группам. Для каждого изделия указывается:

• товар;
• артикул;
• инвентарный номер;
• название и иные характеристики.

Опись составляется в двух экземплярах. Один экземпляр заполняется для материально ответственного лица, второй отдается бухгалтеру для составления сличительной ведомости. При заполнении описи вручную не допускается делать правки путем переделывания указанных цифр. Для исправления необходимо зачеркнуть изначальные данные одной чертой и над ними написать точные цифры.

Все вносимые исправления обсуждаются и согласовываются со всеми членами ревизионной комиссии и с присутствующими материально ответственными лицами. Возле каждого исправления ставится подпись ответственного члена ревизионной комиссии.

Если во время инвентаризации находятся ценности, не отраженные в акте предыдущей ревизии, их также требуется включить в опись.

После завершения описи хранящихся товаров, изделий, готовой продукции, материалов и так далее начинается сверка фактических данных с теми, что были указаны при проведении предыдущего учета.

Готовая опись передается комиссией в бухгалтерию для проведения сверки данных учета с данными последнего ревизионного акта, используемого в бухучете. При отсутствии бухгалтерского отдела сверку делает директор.

При выявлении отклонений фактических данных от тех, что отражены в последнем акте, следует составить отличительную ведомость результатов ревизии товарно-материальных ценностей по форме ИНВ-19. Готовый документ обязательно должно подписать материально ответственное лицо.

Если товар находится на стадии доставки, составляется акт инвентаризации по форме ИНВ-6. В том случае если продукция принята на хранение на отдельном складе, составляется инвентаризационная опись ответственного хранения по форме ИНВ-5. При обнаружении порчи продукции составляется акт боя или порчи по форме ТОРГ-15. Если товар пришел в негодность, составляется акт о его списании по форме ТОРГ-16. 

Все акты составляются в трех экземплярах для передачи:

• материально ответственному лицу;
• бухгалтерии;
• руководителю отдела или подразделения организации, в котором была проведена инвентаризация.

Заполненные акты о порче или списании подписывают все члены ревизионной комиссии и утверждаются директором.

После составления первичных актов в ходе проводимого комиссией учета начинается последний этап инвентаризации — подведение итогов. 

Если обнаружены отклонения от ситуации, отраженной в действующих бухгалтерских документах, руководитель издает приказ, утверждающий результаты проведенной ревизии. На основе такого приказа можно взыскать ущерб с виновных и внести изменения в бухгалтерскую документацию.

Одновременно бухгалтер составляет ведомость учета результатов ревизии по форме ИНВ-26 и вносит в нее все итоговые цифры из нового акта, составленного ревизионной комиссией. 

Информация разносится по колонкам, в которых указываются:

• суммы естественной убыли, которые потом списываются;
• суммы сверх нормы естественной убыли;
• излишки;
• недостача;
• пересортица.

По результатам проведенной инвентаризации в бухгалтерии составляют итоговый акт, который подписывают все участники процесса. 

Документирование процесса инвентаризации

Перед началом инвентаризации лицо, несущее материальную ответственность, передает все первичные документы учета инвентаризационной комиссии.

Члены комиссии в ходе ревизии используют специальные бланки, предусмотренные для каждого вида описываемого имущества:

• ИНВ-1: для основных средств (ОС);
• ИНВ-3: для материальных ценностей (МЦ);
• ИНВ-4: для отгруженных товаров, изделий или сырья;
• ИНВ-6: для товаров, находящихся в пути;
• ИНВ-15: для денежной наличности;
• ИНВ-16: для ценных бумаг и бланков строгой отчетности (БСО);
• ИНВ-17: для проверки расчетов с контрагентами.

Чаще всего в ходе инвентаризации составляются следующие описи следующего типа:

• ИНВ-1;
• ИНВ-2;
• ИНВ-3;
• ИНВ-4;
• ИНВ-5.

Сличительная ведомость с данными расчетов товарно-материальных ценностей заполняется по форме ИНВ-19. Итоговый документ составляют по форме ИНВ-24, а ведомость для итоговой сверки — по форме ИНВ-26.

Итоговые документы составляются в двух экземплярах. В них нельзя делать помарки и исправления. Экземпляры отдаются в бухгалтерию и материально ответственному лицу. Количество и вид инвентаризационных документов зависят от отрасли и вида учитывающихся ценностей организации.

Контроль и анализ результатов инвентаризации

Все результаты проведенной инвентаризации в бухучете отражаются в том месяце, в котором она закончилась. Результаты за год отражаются в годовом бухгалтерском отчете, согласно п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Если во время проверки выявлены излишки, то бухгалтер сформирует проводку:

• Дт 08, 10, 41, 43, 50 Кт 91 — оприходованы ценности, обнаруженные при инвентаризации.

Если обнаружена недостача, то сначала следует сделать проводку по дебету сч. 94 в корреспонденции со счетом недостающих ценностей. Если это естественная убыль, то далее следует проводка:

• Дт 20, 23, 44 Кт 94 — списана стоимость ТМЦ в пределах норм естественной убыли.

Если размер недостачи больше норм естественной убыли либо для объекта такие нормы не установлены, а виновник недостачи работает в компании, то бухгалтер делает в бухучете запись:

• Дт 73 Кт 94 — недостача отнесена на материально ответственное лицо.

Убыток можно удерживать из зарплаты сотрудника — но не более 20% зарплаты за месяц (ст. 138 ТК РФ):

• Дт 70 Кт 73 — недостача удержана из зарплаты материального лица.

Виновное лицо может самостоятельно внести деньги в кассу компании для погашения долга:

• Дт 50 Кт 73 — материальное лицо внесло деньги в кассу для погашения долга.

Если виновник недостачи не обнаружен или суд не разрешил компании взыскивать с него деньги, делается запись:

• Дт 91-2 Кт 94 — списан убыток от недостачи в связи с отсутствием виновного лица или отказе от взыскания.

Оптимизация процесса инвентаризации

Упростить инвентаризацию помогает автоматизация. Используя специальное программное обеспечение, члены комиссии могут просто сканировать штрих-коды на товарах или их упаковке, что значительно ускоряет процесс.

По методическим указаниям Минфина РФ процесс можно разделить на три этапа:

1. Печать штрих-кодов — они печатаются на специальной самоклеящейся бумаге и затем наклеиваются на объекты учета. Это упрощает и ускоряет маркировку имущества, избавляя от необходимости проставлять инвентарные номера вручную.
2. Сканирование штрих-кодов — во время инвентаризации материально ответственное лицо в присутствии комиссии использует терминал сбора данных для считывания информации со штрих-кодов. Полученные данные автоматически переносятся на электронный носитель, где формируются необходимые документы, такие как ведомости и акты.
3. Обработка результатов — после считывания информации с всех штрих-кодов, бухгалтерам остается лишь распечатать готовые документы, провести их сверку и оформить соответствующие проводки по обнаруженным расхождениям.

Такой подход не только снижает трудоемкость процесса инвентаризации, но и повышает его точность, упрощая последующую обработку результатов бухгалтером.

Фото на обложке: Pressmaster / Shutterstock