При каких условиях работодатель может удерживать деньги из зарплаты сотрудника

Обязательные удержания 

Обязательные удержания делаются вне зависимости от желания сотрудника. Обязательные удержания могут быть в форме:

1. НДФЛ. Работодатель перечисляет 13% в налоговую.
2. Исполнительных листов. Например, когда сотрудник обязан выплачивать алименты или другие удержания по судебным решениям. 

Случай из практики. В одну компанию пришёл исполнительный лист на взыскание алиментов с сотрудника на одного ребёнка в размере 25%. Бухгалтерия начала удерживать эту сумму по правилам и переводить на депозитный счёт судебных приставов. 

Сотрудник был возмущён, когда получил зарплату меньше обычного. Он угрожал бухгалтеру и утверждал, что на удержание алиментов требуется его разрешение и заявление. Сотруднику объяснили, что он неправ. Его разрешение не требуется. Если он не согласен с решением суда, то должен снова подать иск, а не угрожать бухгалтеру. 

На работе продолжили удерживать и переводить алименты, но в суд сотрудник решил не обращаться. Он пообщался с юристом, который объяснил, что разрешение сотрудника на перевод алиментов не нужно.

Как оформлять

Для обязательных удержаний не нужно получать письменное согласие или заявление от сотрудника. Не требуется и распоряжение или иной внутренний документ от руководства. НДФЛ бухгалтерия выплачивает с зарплаты автоматически.

Бухгалтерия должна перевести деньги на депозитный счёт судебных приставов или взыскателю в течение трёх рабочих дней со дня получения дохода сотрудником.

Удержания по инициативе работодателя 

Трудовой кодекс РФ предполагает, что работодатель может удерживать часть зарплаты, если сотрудник имеет задолженность перед организацией. Это закреплено в ст. 137 ТК РФ. Но что это значит и как человек может стать должником в месте, где он зарабатывает деньги, а не тратит их?

Такие ситуации возможны, когда сотрудник должен возместить:

• неотработанный аванс, выданный в счёт зарплаты;
• неизрасходованный и своевременно не возвращённый аванс, выданный из-за служебной командировки или в других случаях;
• сумму, которая была ему выплачена по ошибке;
• сумму, которая оказалась излишней из-за неправомерных действий самого сотрудника.

В одной консалтинговой компании бухгалтер допустил ошибку. Женщина произвела неправильные расчёты: запуталась и направила сотруднику не 100 тыс., а 120 тыс. руб. 

Работник не понял причины увеличенной выплаты, так как премий в компании не было. Он обратился в бухгалтерию и выяснилось, что произошла ошибка. Бухгалтер написала объяснительную и представила руководителю выписку, подтверждающую перевод лишних денег. Затем сотрудник дал письменное согласие на удержание средств. В компании издали приказ: в следующем месяце работнику выплатили 80 тыс., а не 100 тыс. руб. Долг погасили.

Как оформлять 

Пакет документов зависит от причины удержания средств. В любом случае необходимы документы, которые станут основанием для невыплаты части оклада.

Это может быть, например, акт недостачи; квитанция или выписка, подтверждающая перевод лишних денег сотруднику; объяснительная от бухгалтера. Может быть, всё вместе. Главное, чтобы причина удержания была отражена в документах чётко.

Далее необходимо получить письменное согласие сотрудника на удержание средств. Это делается в свободной форме, но с указанием Ф. И. О, должности, причины удержания денег и размера долга. Работник должен прописать, что согласен на удержание средств до полного погашения долга. 

Работодатель издаёт приказ об удержании средств из зарплаты. Примерную форму приказа можно найти в интернете. Необходимо указать наименование организации, причину и размер удержания средств. Бухгалтерия выплачивает урезанную зарплату до погашения долга.

Удержания по инициативе сотрудника 

Случается, что сам сотрудник просит работодателя удерживать часть его зарплаты. Чаще всего это делается для упрощения организационных процессов. Например, работник не хочет постоянно держать в голове мысль, что нужно ежемесячно отправлять тысячу рублей в благотворительный фонд, так что за него это делает бухгалтерия. Кроме благотворительности возможны и другие целевые удержания. Чаще всего это:

1. взносы на добровольное страхование; 
2. взносы в профсоюз;
3. погашение займов. 

Это может быть и долг перед работодателем, и кредит — долг перед банком. 

Менеджер одной компании, которая занимается продажей бытовой техники, оказался в сложном положении. Его жена серьёзно заболела. Семья потратила все накопления на её лечение, но этого не хватило.

Тогда сотрудник решил обратиться к руководству с просьбой дать ему беспроцентный заём. В компании вошли в положение и выдали необходимые средства. 

Менеджер написал заявление на добровольное удержание средств из зарплаты для закрытия долга перед работодателем. Компания пошла навстречу: дала отсрочку на три месяца и позволила отдавать по 15% от зарплаты. 

Как оформлять 

Работник должен написать заявление на удержание части средств из зарплаты в свободной форме. В документе прописываются условия, размер и назначение удержаний. После этого бухгалтерия начинает ежемесячно переводить часть зарплаты на указанные сотрудником цели. Важно: работодатель имеет право отказать сотруднику в удержаниях.

Допустимые размеры

И работодателям, и сотрудникам важно знать, что общий размер всех удержаний без согласия работника не может превышать:

• 70% — в исключительных случаях, которые могут касаться алиментов, возмещения вреда и ущерба от преступления;
• 50% — в случаях, когда удержание происходит по нескольким исполнительным листам;
• 20% — во всех остальных случаях.

Однако удержание из зарплаты по желанию работника может быть хоть 100% зарплаты, ведь это деньги сотрудника и он сам решает, как ими распоряжаться.

Фото на обложке: Freepik