Начинаем с нуля: что такое Zero-based и как его внедрить компании, которая устала тратить деньги впустую

Что такое Zero-based

Термин Zero-based введён американцем Питером Пирром в 70-е годы XX века применительно к процессу бюджетирования в организациях. В своей книге Zero-based budgeting он объяснил необходимость ежегодной оценки и обоснования каждого пункта расходов. Составлять годовой бюджет, просто прибавляя к прошлогодней сумме определенный процент, неэффективно, — считал он. А именно так было принято в большинстве крупных компаний. Идея бюджетирования с нулевой базой заключается в том, чтобы формировать бюджеты так, как будто прошлогодних цифр не существовало. Каждый пункт нужно переосмыслить, а затем обосновать.

Сегодня подход Zero-based чаще всего применяется в четырёх областях, связанных с P&L (Profit and Loss) — отчётом о прибылях и убытках компании за определённый период. Перечислим эти области:

1. Zero-Based Spend (ZBS) — анализ и пересмотр косвенных расходов, которые нельзя включить в себестоимость продукции (кроме затрат на персонал).
2. Zero-Based Organization (ZBO) — проектирование организационной структуры с чистого листа, включая расходы на сотрудников.
3. Zero-Based Supply Chain (ZBSC) — трансформация и оптимизация цепочек поставок.
4. Zero-Based Front Office (ZBFO) — оптимизация маркетинга, продаж, обслуживания клиентов и ценообразования.

В бизнес-среде подход Zero-based обозначают ZBX — «всё с нуля». При реализации проекта ZBX в любой области важно обеспечить прозрачность финансовых потоков и сформировать ценность — набор инициатив для оптимизации процессов.

Для обеспечения прозрачности необходимо найти ответы на три вопроса: кто тратит, сколько и на что.

Чтобы выяснить, кто тратит, нужно проанализировать расходы в разрезе подразделений:

• корпоративный центр;
• бизнес-единицы;
• регионы и страны;
• площадки;
• центры затрат.

Ответ на вопрос сколько тратят предполагает бенчмаркинг-анализ: сравнение с другими похожими компаниями. Он позволяет оценить расходы по каждому пункту: много или мало. На этом этапе выявляются возможности использования технологий для сокращения издержек.

Чтобы понять, на что тратит деньги компания, нужно проанализировать расходы по следующим пунктам:

• категория и подкатегория;
• продукты и услуги;
• поставщики;
• контракты.

На этапе формирования ценности выявляются области для оптимизации, рассчитывается потенциальная выгода, разрабатываются конкретные инициативы для внедрения изменений.

По теме. Финансовый учет для стартапов: как учесть все и обезопасить бизнес

Зачем компании Zero-based

Подход Zero-based называют нулевой трансформацией. Начиная как будто с нуля и заново оправдывая все расходы и действия, бизнес становится более гибким, эффективным и инновационным.

Можно выделить пять основных эффектов от применения ZBX:

1. Эффективность. Подход помогает выявить недостатки в организации процессов, на которые раньше не обращали внимания, и возможности для их улучшения.
2. Снижение затрат. Тщательный анализ показывает избыточные или «теневые» расходы, а также способы получать такой же результат более простым или дешёвым способом.
3. Гибкость. ZBX помогает предприятиям оперативно реагировать на изменения на рынке, поскольку побуждает их постоянно подвергать сомнению свои предположения и находить новые способы ведения дел.
4. Рост. Высвобождаются ресурсы и средства для стратегических инициатив и развития бизнеса.
5. Инновации. Новые решения, нацеленные на оптимизацию процессов, часто связаны с использованием технологий.

По теме. Как открыть бизнес: инструкции от RB.RU

Как компании внедрить Zero-based

Реализация проекта ZBX состоит из пяти этапов.

1. Поставить чёткие цели и задачи. Чего важно достичь с помощью ZBX? Это может быть снижение затрат, операционная эффективность или инновации. Ясная цель имеет решающее значение.
2. Провести исчерпывающий анализ. Сбор данных и их систематизация лежат в основе корректной оценки текущей ситуации. Необходимо тщательно исследовать каждый пункт расходов и деятельность компании в целом. Идеально, если удастся получить свежий взгляд на ситуацию: привлечь внешнего консультанта или специализированную организацию.
3. Определить области для улучшения и потенциальной экономии средств. Результатом этого этапа должен стать набор инициатив с планом реализации и потенциальным экономическим эффектом.
4. Внедрить надёжные процессы и системы. На этом этапе идёт реализация разработанных мер. Например, оцифровка производственного цеха, автоматизация управления запасами или синхронизация планирования спроса и предложения.
5. Развивать адаптивную корпоративную культуру. ZBX процветает в среде, которая поощряет гибкость и инновации. Корпоративная культура должна поддерживать лояльность к изменениям и поощрять сотрудников вносить свой вклад в развитие процессов.

По теме. Корпоративная культура: почему она так важна и как ее сформировать?

Были расходы, стали инвестиции: что меняет Zero-based

Проекты в области ZBS способны сократить операционные расходы на 5–30% в зависимости от начальной ситуации в компании. ZBO обеспечивает снижение расходов до 40% за счёт автоматизации, стандартизации и консолидации процессов.

Например, мы реализовали ZBS-проект для одной из промышленных компаний с подтверждённой ежегодной экономией 140 млн рублей (в размере 3% от общего базового уровня) за счёт оптимизации расходов на логистические и ремонтные затраты. Анализируя все действия с нуля, ZBX помогает предприятиям выявлять и устранять ненужные расходы, высвобождая ресурсы для более стратегических действий.

Концепция Zero-based помогает найти внутренние ресурсы для роста компании. То есть инвестировать сэкономленные средства в программы развития и масштабирование бизнеса. Например, в оцифровку производственного цеха, автоматизацию оптимизации запасов или синхронизацию планирования спроса и предложения.

Фото на обложке: Freepik