Как написать конструктивный фидбэк и не обидеть адресата

Начните письмо в дружелюбной манере

После традиционного приветствия вам нужно как-то начать письмо. Представьте, что вы подошли к человеку и собираетесь завести с ним разговор. Думаю, если бы вы начали его с жесткой критики, он бы обиделся. Лучше спросите, как у него дела с работой, или напишите другую стандартную дружелюбную фразу.

Фото: Getty

Поблагодарите получателя письма

По возможности выразите получателю благодарность за его старания. Прежде чем перейти к критике, надо признать, что человек потратил свое время на выполнение задачи. Напишите что-нибудь вроде «большое спасибо за то, что [поработали/подумали над тем-то]».

Отметьте положительные стороны

Никто не хочет чувствовать себя идиотом (или выглядеть им в глазах других). Так что упомяните сильные стороны проделанной работы.

Например, напишите что разработанная стратегия может помочь в улучшении эффективности всей команды или отметьте, что вы довольны тем, как получатель письма поработал над решением какой-либо проблемы.

Разумеется, будьте честны. Не надо лгать и хвалить человека зря, иначе он не уловит смысл вашего дальнейшего послания.

Разберите все, что нужно поменять, и объясните, к чему это приведет

Хотите верьте, хотите нет, но людям нравится, когда им объясняют, почему вы с ними не согласны. С одной стороны, мало кто любит, когда кто-то подробно разбирает его ошибки, но с другой — детальный разбор полетов показывает, что вас действительно волнует решение проблемы.

Когда вы в деталях объясняете человеку его ошибки, он понимает, что вы не согласны с ним не просто так. Кроме того, вы показываете, что высокого мнения о собеседнике, и верите, что тот способен учиться на промахах и двигаться дальше.

Фото: FastCompany

Чтобы разбор ошибок не получился слишком долгим, постарайтесь описать все недостатки вкратце, в формате «что нужно изменить, почему, и какой будет результат». Можно разбить все по пунктам.

Вот как это примерно должно выглядеть:

Или

Что должно быть в заключении

В конце письма спросите, есть ли у собеседника какие-нибудь вопросы.

Так весь настрой вашего письма будет как бы располагать к сотрудничеству. Вместо «вот это нужно изменить и точка» собеседник увидит «это надо поменять, если вы с чем-то не согласны — скажите». Этими словами вы покажете человеку, что по-прежнему цените его мнение. После заключения напишите стандартные слова прощания («с уважением» и тому подобное).

Вот как примерно должно выглядеть ваше письмо

Здравствуйте, [такой-то]. Как проходит ваша неделя?

Большое спасибо за проделанную работу над [проектом/прикрепленным материалом]. Вы хорошо потрудились над [тем-то]/Мне очень понравился [такой-то момент]. Но у меня есть несколько замечаний, которые я сейчас поясню.

[Пример того, что следует поменять, и как это изменит ситуацию к лучшему]

[Если есть: пример еще одного возможного изменения, и почему оно необходимо]

[Третий пример]

Пожалуйста, сообщите если у вас есть ко мне какие-либо вопросы.

С уважением,

[Ваше имя]

Итак, вы составили хорошее письмо с конструктивным отзывом. Но какую тему вам нужно указать? Возможно, стоит просто нажать кнопку «Ответить» и добавить пометку «обновлено» (а не «срочно»).

Поймите, что не все ваши сообщения вызовут у собеседника радость, и это нормально. Потратье свое время с пользой и напишите правильное письмо — тогда оно принесет нужные результаты.

Источник.

Материалы по теме:

8 самых ужасных ошибок в электронной переписке — и как их исправить

Как напомнить о себе и получить ответ по электронной почте

7 лайфхаков: как сделать так, чтобы ваши письма читали

12 способов выглядеть умнее в электронной переписке