Как не срывать дедлайны: 8 работающих советов

Планируйте

Одна из главных задач — победить прокрастинацию. Есть много способов борьбы с нею, один из таких — планирование. Оно поможет критически оценить, какие проекты будут приносить больше эффективности, вместо того, чтобы браться за все, что попадает к вам в руки. Так вы сможете лучше организовывать и управлять своим рабочим днем.Читайте также: Как планировать бюджет так, чтобы позволять себе все

Планировать свой рабочий график можно при помощи матрицы Эйзенхауэра. На протяжении жизни 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр использовал собственный метод определения приоритета задач и делегирования полномочий, благодаря которому прославился как один из самых продуктивных американских президентов.

Матрица Эйзенхауэра делит задачи на четыре квадрата: важное и срочное, важное, но не срочное, срочное, но не важное, неважное и несрочное. Каждый квадрант можно дополнить глаголом действия: сделай это сейчас, реши, когда ты будешь это делать, делегируй это и не делай этого.

Нужно честно признаться, что вам нравится в вашей работе, и обратить внимание именно на эти вещи. Они могут помочь правильно настроиться на работу и придать уверенности и сил при работе над более рутинными задачами. Зарядить энергией и помочь успевать больше.

Научитесь говорить «нет»

Когда вы расставили приоритеты, самое время начать им следовать. Планирование поможет тогда, когда есть конкретная установка: нужно уметь говорить «нет». Это действительно необходимо, потому что время не бесконечно. Задавайте себе вопросы. Важно не просто расставить приоритеты, но и выразить их в чем-то материальном, расписать на бумаге.

Слово «нет» определяет иерархию ценностей, которых вы придерживаетесь. Отказываясь от участия в каких-либо проектах, вы делаете это не потому, что этого не хочется делать, а потому, что следуете определенному плану. Тогда не придется испытывать чувство вины и вы сможете спокойно и эффективно работать. Уважайте то время, которое вы распланировали, и те задачи, выполнение которых является приоритетным.

Начните с малого

Проснувшись с мыслью, что сегодня наконец-то нужно решить какой-то важный вопрос, например, разработать стратегию продвижения продукта на следующий год, вряд ли вы с головой захотите погрузиться в работу, едва переступив порог офиса.

Более вероятно, что вы будете сидеть и представлять, какие трудности будут ждать на пути решения этого вопроса, до последнего оттягивать этот момент и в конце концов не станете тратить на это время и возьметесь за более срочные вопросы. Чтобы этого не допустить, разбейте процесс решения объемной задачи на более мелкие и простые и начните с них.

Совершенствуйте «метод помидора»

О технике Франческо Чирилло с кухонным таймером в виде помидора слышали все, но почти никто не верит в ее эффективность и не пробовал пользоваться ею на практике. На деле же это достаточно эффективный способ победить прокрастинацию, повысить продуктивность и сократить время, затрачиваемое на работу.

Читайте по теме: 8 приложений для продуктивной работыМетод прост в исполнении: выберите задачу, поставьте таймер на 25 минут, работайте до тех пор, пока таймер не сработает. После сделайте пятиминутный перерыв и принимайтесь за работу снова. Повторите три раза, а затем сделайте паузу на 15 минут.

Казалось бы, чего уж проще, но на практике возникают трудности. Главная из которых в том, что в те 25 минут, что вы выделили на работу, нельзя отвлекаться ни на что. Здесь поможет приложение с таймером, авиа-режим на смартфоне и тишина. Будет лучше, если уделить полчаса в конце недели на то, чтобы продумать план работы на следующей.

Назначайте важные встречи на начало рабочего дня

Если вы встречаетесь с партнерами, например, в 15:00, то так или иначе будете мысленно прокручивать возможный диалог, повторять спич или предсказывать возможный исход встречи. Как следствие, в первой половине дня посвятить свое время текущей работе вряд ли удастся.

Устанавливайте сроки для любой задачи, даже самой простой

Иначе рискуете растянуть мелкие задачи и недооценить более серьезные. В этом случае проект в целом может стагнировать. Чтобы этого не произошло, устанавливайте конкретное время решения проблемы. Не факт, что действительно удастся выполнить все задачи в срок, но зато вы сможете ориентироваться в своем списке дел и по мере их решения двигаться дальше.

Записывайте абсолютно все

Если кажется, что гениальная идея, которая только что возникла в голове, закрепится там надолго, — вам кажется. В своей книге «История мозга. 1640 фактов» Стивен Джуан рекомендует фиксировать все полезные мысли, и не важно, где и как: будь это блокнот, заметки на смартфоне или доска.

И лучше не откладывать это на конец рабочего дня: к тому времени все забудется. Важно записывать идеи сразу, по ходу дела, чтобы больше не отвлекаться на них.

Не забывайте о себе

Помните, что уровень энергии, интерес к работе и концентрация в течение дня все время меняются. Иногда проблемы могут застать врасплох с самого утра, и весь день будет казаться бессмысленным.

В такие моменты не стоит заставлять себя совершать подвиги и пытаться решать задачи, на которые нет сил. Возьмитесь за рутинные вопросы, до которых уже давно не могли добраться, например, пишите отчеты. Это поможет отвлечься, а заодно и проанализировать всю ту работу, которая уже выполнена. Еще больше советов по управлению энергией можно прочитать в книге Дэниела Брауни «Источник Энергии».

Автор материала: Анастасия Краснянская.

Материалы по теме:

Расставляйте приоритеты как миллиардер

6 селфхелп-книг, которые советуют российские топ-менеджеры

Как написать конструктивный фидбэк и не обидеть адресата

10 лайфхаков для тех, кому нужно выдать свежую идею (а не получается)

Фото на обложке: Фотобанк Фотодженика.