7 факторов, которые нужно учесть перед началом сложного разговора

Результат, а не проблема

Сосредоточьтесь на том, чего вы хотите добиться от разговора, а не на проблеме или первоначальной эмоциональной реакции. Спросите себя:

• Какой результат я хочу получить?
• Как я могу выстроить разговор, чтобы максимально повысить шансы, что это случится?

Понимание того, что мы хотим получить в итоге, поможет выбрать наилучший подход к трудному разговору. Общение эффективно лишь в том случае, если вас услышали. Главная цель — разговаривать так, чтобы это находило отклик у аудитории, а не просто выплескивать раздражение.

Читайте по теме:

Ситуационное лидерство: искусство гибкого управления для максимальной эффективности

Как создать и внедрить систему KPI для сотрудников

Кто

Определите, кто должен участвовать в разговоре. Это будет беседа с глазу на глаз или встреча команды? Будет ли присутствовать кто-то еще, например, специалист группы поддержки? После ответа на все эти вопросы подумайте о своих слушателях:

• Какой у них бэкграунд?
• Что для них важно?
• С какими трудностями они сталкиваются?
• Какой подход и стиль общения поможет сблизиться с ними?

Знать свою аудиторию и понимать ее точку зрения критически важно. Слишком часто мы зацикливаемся на сообщении, которое хотим донести, и забываем подумать о людях, которым оно предназначено. Это приводит к недопониманию, особенно в сложных разговорах.

Что

Как говорил Альберт Эйнштейн: «Гениальность — это взять сложное и сделать его простым». Простота необходима для эффективного общения. Будьте ясны и лаконичны в ключевых моментах. Если мы не знаем, что является самым важным в послании или не можем резюмировать, что мы хотим сказать, мы еще не готовы к сложному разговору. Сначала надо всё обдумать.

Когда

Время — еще один важный фактор. Несмотря на то, что нет одного идеального времени для трудных разговоров, можно выбрать более удачное.

Лучше не устраивать таких разговоров с утра пораньше или непосредственно перед важным совещанием. Попробуйте сообщать новости под конец дня или недели — возможно, лучше в четверг, а не в пятницу — чтобы человек ушел домой, спокойно все «переварил» и вернулся на следующий день с вопросами.

Тем не менее не стоит откладывать беседу, которую нужно провести немедленно. Убедитесь, чтобы у вас достаточно времени для разговора, чтобы он не выглядел скомканным или неуважительным.

Где

Место имеет значение. Если вы планируете провести сложный разговор с одним человеком, не делайте это перед всей командой или в общественном месте при свидетелях. Уединитесь там, где вас никто не услышит, или поговорите на прогулке, чтобы избежать сплетен и пообщаться в более расслабленной атмосфере. Наша цель — создать пространство, в котором всем участникам будет комфортно, и они смогут свободно выражать свое мнение.

Почему

Включите «почему» в свою коммуникацию, чтобы вас услышали. Люди с большей вероятностью последуют инструкциям, если будут понимать причину. Этот подход укрепляет уважение и доверие, особенно в случае неприятной обратной связи.

Например, обсуждая проблемы с производительностью, можно сказать: «Я верю в ваш потенциал, поэтому мне нужно решить эти проблемы». Это покажет, что вы хотите помочь человеку стать лучше, и сделает его более восприимчивым к вашим словам.

Как

Выбор правильного средства коммуникации играет решающее значение. Иногда лучше отправить email, в других случаях более уместен будет телефонный разговор или личная встреча. Подумайте о характере сообщения и выберите лучший способ его передать.

Читайте по теме:

20 популярных вопросов с собеседований: что они на самом деле означают и как на них отвечать

Пришли на собеседование? С вами будет говорить искусственный интеллект

Письменная коммуникация может быть более четкой, она не так эмоциональна и дает получателю время всё обдумать. Однако она упускает нюансы языка тела и тона, не позволяет немедленно разъяснить непонятные детали или обсудить их. Не пишите письма, чтобы избежать сложного разговора — это может показаться слабым, холодным или неискренним.

Эффективная коммуникация в сложных разговорах требует вдумчивой подготовки и тщательного рассмотрения этих 7 факторов. Это поможет начать беседу с уверенность и ясностью в мыслях. Это не гарантирует успех, потому что мы не можем контролировать, как поведет себя собеседник, но повышает шансы, что наше сообщение будет правильно воспринято.

Источник.

Фото на обложке: Freepik