Как оптимизировать процессы и подготовить к этому сотрудников в четыре этапа

Оцените текущее положение дел

Прежде чем пытаться изменить текущую обстановку, необходимо в ней разобраться.

• Организация. Эффективна ли стратегия в текущих условиях? Поддерживают ли стратегию структура, системы и культура?
• Ключевые процессы. Каковы качество и количество продуктов и услуг у каждого ключевого процесса? Работают ли процессы наиболее эффективным образом?
• Люди. Обладают ли сотрудники необходимыми знаниями, навыками и стимулами, чтобы преуспевать в работе?

Помимо этого, можно ответить и на более общие вопросы. Что работает хорошо, а что нужно улучшить? Где кроются основные преимущества и недостатки?

Советы

Как говорил Макс ДеПри, бывший CEO Herman Miller и автор книги Leadership is an Art: «Первейшая обязанность руководителя — определить реальность». Вот что для этого понадобится.

• «Твердые данные» — цифры. Что говорят финансовые отчеты и прочие ключевые показатели о текущей деятельности компании? На что указывают тенденции?
• «Мягкие данные» — чувства людей. Как люди относятся к нынешней ситуации и возможным улучшениям в будущем?
• Обратная связь. Поговорите с сотрудниками, клиентами, поставщиками и другими причастными людьми, чтобы узнать их мнение.

Проявите любознательность, чтобы полностью разобраться в положении дел. Просмотрите данные и решите, какие из них наиболее важны и актуальны. Объедините собранную информацию воедино — так вы получите четкое представление о том, что происходит в компании.

Определите, что можно улучшить

Подумайте, как можно улучшить текущую обстановку. Принесет ли иная стратегия более эффективные результаты на уровне организации? Какие процессы следует оптимизировать или автоматизировать?

Насколько эффективен каждый из старших руководителей на индивидуальном уровне? Обладают ли необходимыми навыками и ресурсами все сотрудники? Получают ли они своевременный фидбек о своей работе?

Советы

Бывший CEO Hewlett-Packard Карли Фиорина писала: «Лидерство предполагает решение проблем и изменение порядка вещей в лучшую сторону, а также раскрытие потенциала окружающих». Если первый критерий лидера — определить реальность, то второй — выявить оптимальные возможности улучшить существующее положение дел.

• Изучите лучшие операции и самых эффективных исполнителей — это важные источники ценной информации.
• Попросите клиентов, коллег, консультантов и сотрудников высказать собственные идеи.
• Стремитесь к постоянному совершенствованию — переосмысливайте, перестраивайте, переизобретайте.

Составив список возможностей для улучшения, распределите их по приоритету. Выберите от одной до трех лучших идей, которые вы будете реализовывать.

Представьте свои идеи персоналу

Чтобы улучшить текущую обстановку, нужна четкая и убедительная концепция. Начните с главной идеи: как она поможет улучшить процессы, почему ее нужно реализовывать сейчас и какие преимущества она дает сотрудникам.

Определите наилучший способ убедить аудиторию в том, что ваши идеи будут работать. Воспользуйтесь этими подходами.

• Логика. Некоторые люди больше всего доверяют фактам и цифрам. Предоставьте им разумные доводы, в том числе анализ эффективности затрат, опросы клиентов и тематические исследования.
• Чувства. Для других чувства и эмоции звучат гораздо убедительнее. Обратитесь к их потребности в цели и ее достижении, следовании верному пути и желанию победить на конкурентном рынке.
• Впечатления. Предоставьте своей аудитории опыт, например возможность взять автомобиль на тест-драйв, который позволит понять преимущества ваших идей.

Подумайте, какие аналогии, примеры, статистики, истории, отзывы и визуальные средства помогут наиболее эффективно объяснить ваши идеи. Расскажите о них с уверенностью и энтузиазмом. Аудитория должна видеть, что вы действительно верите в свою задумку, иначе она не получит поддержки.

Советы

Как говорил писатель и спикер Николас Бутмен: «Звучать убедительно гораздо проще, если вы неравнодушны к теме. Разберитесь, что для вас важно в вашем обращении и говорите от всего сердца».

Для начала поставьте себя на место зрителей: почему их должна волновать эта тема? Подключите к подготовке коллег, наставников и прочих влиятельных людей из своего окружения. Обязательно практикуйтесь перед выступлением.

Предоставьте сотрудникам условия для продуктивной работы

Чтобы улучшить текущее положение дел, людям нужно изменить мышление и подход к работе. Ваша задача — помочь им приобрести знания, навыки и уверенность, чтобы действовать. Не забывайте и про стимулы, например премии и бонусы.

Советы

Бывший председатель и CEO General Electric Джек Уэлч однажды сказал: «Для лидера успех заключается в том, чтобы растить других». Именно это и сделал Уэлч — более 15 из его руководителей старшего звена стали CEO крупных корпораций.

• Наблюдайте за сотрудниками, чтобы понять, насколько эффективно они работают сейчас.
• Узнайте, что им нужно, чтобы двигаться вперед, и предоставьте самое необходимое.
• Создайте возможности и стимулы для того, чтобы они достигали успеха.
• Спросите у коллег и экспертов, как они содействуют развитию своих подчиненных.

Источник.