Как увеличить продуктивность офисного пространства – советы и кейсы

Первый способ: Сделайте разные рабочие пространства для разных задач

У большинства компаний рабочих пространств два – переговорки и рабочий стол. Но если рабочих зон будет минимум пять – продуктивность у сотрудников увеличится в несколько раз. Знаем из собственного опыта. Мы организовали в офисе пять рабочих зон и придумали для них свои правила. Вот что получилось.

• «Тихий час» для взрослых

Нужны тихая и рабочая зоны, чтобы каждому сотруднику было работать комфортно. Кто-то не может сосредоточиться в шумной обстановке, а кто-то не может работать в тишине. Для этого мы сделали два оупенспейса: в одном действует правило тишины – говорить можно только шепотом, в другом сотрудники ведут громкие дискуссии, но и в нем существует правило тихого часа. Любой из нас по любой причине может объявить «тихий час».

Тихая зона отлично подошла для рутинных и стратегических задач. А громкую мы используем для командных задач и брейнштормов.

Предыстория: год назад мы сидели в маленьком офисе – два небольших помещения располагались на разных этажах одного бизнес-центра. Было непросто поймать между этими этажами нужного человека. Поэтому новый офис выбирали с умом. Нам было важно сидеть всем вместе – так быстрее решаются рабочие вопросы. Правда, мы переживали, что так работать будет очень шумно, и эффективность спадет.

У нас около 1000 сотрудников, 100 человек работает в офисе, остальные – удаленно. Из этих 100 специалистов основную массу составляют топ-менеджеры и разработчики, которым для продуктивности необходима тишина. Поэтому мы провели среди сотрудников опрос в Slack (там ведется вся наша коммуникация), в результате которого решили создать громкую и тихую рабочие зоны. В каком именно опенспейс работать – тихом или нет – команда решает сама.

• Мягкая зона для мягких переговоров

Переговорки на одного-двух человек: маленькие звукоизолированные пространства для онлайн-встреч или быстрых диалогов.

Для нас супер-принципиальны именно такие небольшие помещения, которые находятся вдоль одной из стен тихого оупенспейса. Опять же: так как 90% наших сотрудников трудятся удаленно, то чаще всего рабочие встречи – это один человек с ноутбуком, который по скайпу общается сразу со всей своей командой. Поэтому большое помещение ему не нужно. К тому же ограниченное пространство делает общение менее формальным и более динамичным.

Большие переговорные — для собеседований, внешних деловых встреч или общих собраний отделов. Конечно, без таких пространств в любом офисе не обойтись. У нас они тоже есть: одна неформальная комната с мягкими пуфами, вторая – классическая переговорная с длинным широким столом и обычными стульями. Выбираем в зависимости от статуса мероприятия, но многие наши топы придерживаются позиции, что когда ты лежишь на полу или на мягком пуфе, у тебя нет желания повышать голос, а потому супер-серьезные вопросы лучше решать именно так.

• Барная стойка – отличный рабочий стол

Нам по душе пришлись стоячие рабочие места. У стены мы сделали деревянную барную стойку, за которой можно стоя поработать с ноутбуком. При желании, конечно, можно и присесть – предусмотрены высокие стулья. Но, как правило, сотрудники именно стоят. Говорят, что так повышается их эффективность.

Второй способ: напишите правила для всех зон

Правила должны составить не HR-отдел, а все сотрудники офиса – это очень важно.

Иногда эффективности мешают очень разные вещи: кому-то мешает, что рядом говорят, кому-то – громкая музыка в наушниках соседа. Поэтому в новом офисе мы собрались все вместе, разделились на небольшие группы по количеству офисных пространств. Каждая группа взяла себе одну из зон и прописала для нее правила поведения. Дальше мы голосованием принимали или отменяли эти правила, а финальные варианты зафиксировали на ватманах и развесили их в каждой зоне. Например, в кухне действует правило «не работать» и «есть рыбу холодной», в мягкой рабочей зоне – не «будить спящего» и так далее. Так мы решили не есть за рабочим местом – только пить чай и кофе, по телефону мы говорим только в коридоре или переговорках, а дресс-код – это не про нас.

Третий способ: больше досок

Как-то мы поймали себя на мысли, что обсуждаем задачи и делимся идеями везде – в коридоре, на кухне и даже шепотом или перепиской в тихом оупенспейсе.

С появлением таких досок сначала идеи просто перестали теряться и забываться, а потом мы заметили, что такое количество пространства для схем, графиков и рисунков само по себе стимулирует больше обсуждать и общаться. Кроме того, они значительно экономят время: теперь командам не нужно записывать краткое содержание встреч – они просто фотографируют свои маркерные стены и потом выкладывают их в канал в Slack, где ведется вся рабочая переписка.

Четвертый способ: Сделайте одну нерабочую зону

Неважно, это стометровая релакс-зона с фонтаном и пальмами или же маленькая комната с пуфом и книжной полкой (мы, скорее, за второй вариант). Но пусть у каждого будет возможность прийти куда-то, где не будет рабочих идей и вопросов.

Есть такое правило – 50/10: 50 минут работай, а десять – отдыхай. При этом под отдыхом подразумеваются не просто бесцельные посиделки, а занятие чем-то кардинально иным, в идеале – физическим трудом. Иногда десять минут такой перезагрузки могут спасти половину рабочего дня. Если весь офис настроен на максимальную эффективность, то всегда должна быть возможность переключаться.

Именно поэтому мы сделали небольшую тренажерную комнату, в которую можно прийти в любой момент и немного позаниматься. И мы всерьез договорились, что работать в ней нельзя. А вот от комнаты с X-box мы отказались. X-box способствует продуктивности в лучшем случае никак. Видеоигры, скорее, просто отвлекают, нежели помогают сосредоточиться.

Еще несколько лайфхаков по продуктивности:

1. Сушить руки бумажным полотенцем в среднем в три раза быстрее, чем в сушилке для рук. И тише.
2. Считается, что идеальная температура воздуха для работы мозга – от 18 до 20 градусов, но на самом деле это не подтверждено. Судя по последним экспериментам в этой области, максимальной продуктивности мозг достигает при комфортной для конкретного человека температуре – то есть для каждого своей, причем она может быть разной каждый день.
3. А вот количество кислорода – важно, и закономерность у всех одна: чем свежее в помещении, тем лучше нам работается.
4. Связи между размером рабочего места и эффективностью мы не нашли.

Мы провели опрос, довольны ли сотрудники новым офисом и почему. В результатах все сошлись во мнении, что работать стало гораздо более комфортно и идей стало появляться намного больше. Увеличилось взаимодействие команд не только в отделах, но и между разными отделами. Например, у нас возросло количество новых проектов: когда мы были в старом офисе, наши команды генерили и разрабатывали единовременно в среднем около 20 разных проектов. А сейчас количество проектов возросло более чем в два раза, так как стало возникать множество межкомандных идей.

Материалы по теме:

Рабочее место: Георгий Соловьев, Skyeng

Александр Ларьяновский назвал 7 причин, которые заставили его уйти из корпорации в стартап

8 полезных лекций TED, на которые уйдет не больше 10 минут

Как встречи за чашкой кофе поменяли культуру нашей компании