Командировочные расходы в 2025 году: как рассчитать и оформить

Что такое командировочные расходы

Это затраты, которые несет сотрудник или компания в связи с выполнением рабочих задач вне основного места работы. Они включают в себя обязательные и дополнительные траты, связанные с деловой поездкой.

Основные виды командировочных расходов в 2025 году:

1. Суточные. Ежедневные выплаты на питание и бытовые нужды.
2. Проезд. Затраты на авиа-, ж/д- или автобилеты, такси, топливо (при использовании личного авто).
3. Проживание. Оплата гостиницы или аренды жилья.
4. Иные траты. Мобильная связь, интернет, услуги переводчика, визы, страховки и др.

Правовое регулирование:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 168) устанавливает обязанность работодателя возмещать расходы.
2. Налоговый кодекс (ст. 217, 252) определяет, какие суммы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
3. Локальные нормативные акты компании могут уточнять нормы командировочных расходов и порядок возмещения.

Условия признания расходов:

1. Поездка должна быть официально оформлена (приказ, командировочное удостоверение).
2. Все траты подтверждаются документами (билетами, чеками, договорами).
3. Превышение нормативов может облагаться налогом.

Командировочные расходы — это не только суточные и проезд, но и все необходимые затраты, которые сотрудник несет в интересах организации. Правильный учет и расчет помогают избежать споров с налоговыми органами и необоснованных финансовых потерь.

Оплата труда во время командировки

Командировка не прерывает трудовые отношения между сотрудником и работодателем, а значит, все гарантии сохраняются в полном объеме.

Основные принципы оплаты

Сохранение заработной платы:

• на период командировки сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ);
• для окладных работников — выплачивается оклад;
• при сдельной оплате — расчет по среднему заработку за 12 месяцев.

Дополнительные гарантии:

• оплата работы в выходные/праздники по двойному тарифу;
• доплата за сверхурочную работу в командировке.

Компенсационные выплаты

Основные виды возмещения:

Суточные за каждый день поездки (включая выходные).

Читайте по теме:

Тысяча и один акт: назначение, виды и правила оформления

Вправе ли работник отказаться от командировки

Полное возмещение подтвержденных расходов:

• проезд (авиа, ж/д, такси);
• проживание (гостиница, аренда);
• иные необходимые траты (связь, интернет).

Налогообложение выплат

Облагаемые выплаты:

• заработная плата (стандартный НДФЛ и взносы);
• превышение норм суточных.

Необлагаемые выплаты:

• суточные в пределах норм (700 рублей/день по РФ);
• фактические расходы при наличии подтверждающих документов.

Локальное регулирование

Компании могут устанавливать:

Повышенные размеры суточных.

Дополнительные компенсации за:

• питание,
• пользование личным транспортом,
• поездки в регионы со сложными климатическими условиями.

Все условия оплаты труда должны быть прописаны в трудовом договоре или положении о командировках.

Суточные в 2025 году

Сейчас сохраняется дифференцированный подход к нормативам в зависимости от направления:

*Районы Крайнего Севера, зоны военных действий.

Особые случаи расчета

Неполные сутки:

• более 12 часов в дороге — полные сутки;
• менее 12 часов — 50% от суммы.

Выходные/праздники

• подлежат полной оплате;
• учитываются в общем количестве дней.

День выезда/приезда считаются как полные сутки независимо от времени.

Фото в тексте: Freepik

Практика крупных компаний (средние значения)

• государственные организации: 700-1 тыс. рублей (РФ);
• банковский сектор: 1,5-2 тыс. рублей (РФ);
• IT-компании: 2-3 тыс. рублей (РФ);
• нефтегазовые компании: до 5 тыс. рублей (особые регионы).

Документальное оформление

• фиксируются в приказе о командировке;
• указываются в авансовом отчете;
• выплачиваются вместе с авансом или по возвращении.

С 1 апреля 2025 года Минтруд порекомендовал проиндексировать нормы на 5,8%, но компании вправе устанавливать собственные нормативы в локальных актах.

Расходы на проезд

Виды транспорта и нормы возмещения:

*Лимиты указаны для средней полосы России. Для Дальнего Востока и северных регионов применяются повышающие коэффициенты: 1,5—2,0.

Особые случаи возмещения

Багаж

• стандартный багаж (до 23 кг) — полное возмещение;
• перевес — только при производственной необходимости;
• спортивный/специнвентарь — по отдельному согласованию.

Страховки

• обязательная страховка — возмещается полностью;
• дополнительная — только при согласовании с работодателем.

Изменение маршрута

• по инициативе работника — не компенсируется;
• по производственной необходимости — полное возмещение.

Обязательные документы

Билеты (электронные/бумажные) с указанием:

• даты и времени,
• маршрута,
• стоимости.

Посадочные талоны (для авиа).

Чеки за дополнительный сервис.

Налоговый учет

Полная сумма подтвержденных расходов не облагается НДФЛ.

Превышение лимитов облагается:

• НДФЛ — 13%;
• страховыми взносами — 30%.

Нововведения 2025 года

1. Обязательная электронная регистрация всех билетов.
2. Возмещение каршеринга (до 2 тыс. руб./сутки).
3. Компенсация экологичного транспорта (электромобилей, велосипедов) +15% к норме.

При бронировании билетов через корпоративные сервисы многие компании предлагают дополнительные скидки 5—15%, что позволяет оптимизировать командировочные бюджеты.

Расходы на проживание

Проживание в гостинице подтверждается договором и актом. Лимиты зависят от региона:

*Примечание: с 1 апреля 2025 года применяется ежегодная индексация норм на 5,8%.

Виды размещения и условия компенсации:

Гостиницы:

• обязательное наличие кассового чека;
• требуется договор с указанием дат проживания, номера, категории, стоимости.

Аренда жилья:

• максимальный срок — 30 дней,
• требуется договор аренды, акт приема-передачи, квитанция об оплате.

Хостелы и апартаменты:

• допускается при поездке до 3 дней,
• лимит — 70% от нормы гостиницы.

Возмещаемые затраты:

• услуги химчистки (до 1, 5 тыс. рублей/командировка);
• безопасный депозит (при наличии возврата);
• парковка (до 500 рублей/сутки).

Невозмещаемые:

• мини-бар;
• СПА-услуги;
• развлекательные мероприятия.

Документальное оформление. Обязательный пакет:

1. Договор проживания.
2. Кассовый чек/квитанция.
3. Акт оказанных услуг.
4. Выписка с корпоративной карты (при безнале).

Налоговые аспекты:

В пределах норм — не облагаются НДФЛ.

Превышение норм:

• до 20% — страховые взносы не начисляются;
• свыше 20% — полное налогообложение.

Особые случаи 2025 года:

Кэшбэк-программы:

• возврат до 10% через госпрограммы;
• учитывается в составе возмещения.

Экологичные отели: доплата 5% за «зеленые» сертификаты.

Динамическое ценообразование: компенсация увеличенных цен при бронировании в последний момент.

Читайте по теме:

Самое важное o 115-ФЗ

Как извлечь максимум из командировки: советы бизнес-путешественникам

С июля 2025 года вводится обязательная электронная регистрация всех договоров проживания через систему ФНС, что требует особого внимания к оформлению документов.

Иные командировочные расходы

Основные категории дополнительных расходов:

Документальное подтверждение:

• наличие первичных документов (чеков, квитанций);
• привязка к датам командировки;
• указание деловой цели расходов;
• для представительских расходов — список участников.

Новые правила 2025 года

Цифровые расходы:

• подписки на облачные сервисы;
• платные приложения для работы (новый лимит — 1,5 тыс. рублей/месяц).

Экологичные решения:

• велопрокат (до 500 рублей/день);
• электрозаправка (до 100% стоимости).

С 1 сентября 2025 года вводится обязательное использование корпоративных карт для всех дополнительных расходов свыше 3 тыс. рублей. Наличная оплата таких затрат требует особого согласования с финансовым отделом.

Нормативные требования к командировочным расходам

Законодательная база

Трудовой кодекс РФ (ст. 166—168):

• определение понятия командировки;
• гарантии сохранения рабочего места и зарплаты;
• обязанность работодателя по возмещению расходов.

Налоговый кодекс РФ (ст. 217, 252, 264):

• нормы суточных, не облагаемых НДФЛ;
• учет расходов для налога на прибыль;
• лимиты по представительским расходам.

Постановление Правительства № 749:

• порядок оформления командировок;
• требования к документальному подтверждению;
• особенности зарубежных поездок.

С 1 июля 2025 года все организации обязаны:

1. Вести реестр командировок в электронном виде.
2. Использовать только аккредитованные сервисы бронирования.
3. Предоставлять сотрудникам памятку о кибербезопасности в поездках.

Рекомендуется разработать и утвердить локальный нормативный акт «О командировках» с учетом всех изменений 2025 года, включив в него:

• актуальные нормы расходов;
• порядок работы с электронными документами;
• особенности международных командировок;
• процедуру возмещения новых видов расходов (кибербезопасность, экологичные варианты).

Теперь командировки учитываются в электронном виде — это проще, но требует внимания к оформлению документов.

Налогообложение командировочных расходов

Суммы в пределах норм не облагаются налогом. Превышение лимитов по суточным или проживанию учитывается как прибыль и подлежит НДФЛ и страховым взносам.

*Нормы устанавливает работодатель, но рекомендуемые: до 7,5 тыс. рублей/сутки (Москва), до 5 тыс. рублей (регионы).

Порядок возмещения командировочных расходов

Возмещение происходит по заявлению сотрудника с приложением подтверждающих документов. Выдачу средств проводят через аванс или постфактум.

Пример учета командировочных расходов

Рассчитать общие затраты можно по формуле: суточные × дни + проезд + проживание + прочие расходы.

Например, поездки в Москву на 5 дней:

• Суточные: 1 тыс. × 5 = 5 тыс. рублей.
• Проезд: 8 тыс. рублей.
• Проживание: 7 тыс. рублей.
• Итого: 20 тыс. рублей.

Компании должны строго соблюдать нормативы во избежание претензий со стороны налоговых органов.

Фото на обложке: Freepik