Как (наконец-то) положить конец недопониманию на работе

Научитесь лучше слушать

Чарльз Дахигг, американский писатель и журналист, лауреат Пулитцеровской премии и других наград, исследовал, почему у некоторых людей намного лучше получается находить общий язык с другими, и написал книгу «Виртуозы общения. Секрет успешного взаимодействия с людьми».

Читайте по теме:

Не начинайте с самого главного: как планировать день, чтобы успевать больше

5 ошибок в переговорах: как сделать так, чтобы каждый остался довольным

Дахигг объясняет, что «виртуозы общения» столько же думают о тех, с кем говорят, сколько и о том, что хотят сказать. Другими словами, люди с наилучшими коммуникативными способностями лучше всего умеют слушать. Они ведут разговор, чтобы понять своих собеседников. Вот что он советует тем, кто хочет овладеть таким же мастерством:

• Задайте хороший вопрос.
• Перефразируйте то, что услышали.
• Спросите, верно ли вы поняли.

Дахигг считает, что большинство пропускает последний этап. хотя он очень важен. «Он не только доказывает, что я искренне хочу понять, что мне говорят, это показывает, что я действительно слушаю, — говорит он. — Кроме того, если я начинаю беседу, зная, что мне нужно будет перефразировать реплики моего собеседника, я буду более внимательным».

Избыточная коммуникация экономит время

Это может показаться нелогичным, но тренер по тайм-менеджменту Элизабет Грейс Сондерс считает, что избыточная коммуникация может оказаться более продуктивной и сэкономить часы, потраченные на письменные отчеты или уведомления.

Элизабет предлагает потратить 2 минуты на избыточную коммуникацию, чтобы сэкономить гораздо больше времени впоследствии.

• Дайте людям понять, что вы получили их послание. Когда вам приходит e-mail, потратьте 2 секунды, чтобы отправить подтверждение, например, «Я всё получил. Спасибо!» или «Дошло! Скоро свяжусь с вами». Так люди понимают, что их сообщение на самом деле оказалось в вашем почтовом ящике и вы в курсе их проблемы.
• Уточните временные рамки. Когда не проговариваются ожидания, это может привести к путанице и недопониманию. Например, мы планируем предоставить отчет к следующей недели, а от нас его ждут сегодня к окончанию дня. Это легко исправить, очертив примерные временные рамки в самом начале: «Вернусь с ответом завтра» или «Я пошлю черновик на следующей неделе».

Следите за языком тела и не отвлекайтесь

Тренер по навыкам общения Анетт Грант говорит, что внимание к выражению лица и языку тела во время разговора может значительно изменить доверие коллег.

Читайте по теме:

«Мозговой штурм — трата времени»: 5 способов генерировать идеи по науке

Развитие коммуникативных навыков для ведения успешных переговоров

По мнению Анетт, первый шаг к этому — убедиться, что наши мысли соответствуют словам. Например, если мы говорим: «Я так счастлив быть здесь», но при этом думаем: «Хотел бы я поменьше нервничать», на нашем лице отобразятся наши чувства, а не мысли. Это может привести к путанице и недоверию.

Не пытайтесь произвести впечатление словарным запасом

Это правило журналистики, которое можно перенести на общение в других сферах: не используйте сложные формулировки, если простыми можно выразить то же самое. Многие считают, что длинные слова помогут им выглядеть умнее.

Однако такой подход может иметь обратный эффект. Многие признаются, что не до конца понимают значение заковыристых слов, которые употребляют. Это может раздражать слушателей, а в некоторых случаях они могут даже перестать участвовать в разговоре, что еще хуже. Это особенно касается корпоративного жаргона. Наладить общение нельзя, начав письмо с фразы «Доброго времени суток» и признавшись, что предложение «вам откликается».

Источник.

Фото на обложке: Freepik