Как заполнять и оформлять приходной кассовый ордер в 2024 году

Содержание

• Что такое приходный кассовый ордер
• Требования законодательства к ПКО
• Когда нужно оформить приходный кассовый ордер
• Форма приходного кассового ордера
• Как заполнить приходный кассовый ордер
  • Квитанция к ПКО
  • Печать на приходном кассовом ордере
• Штрафы, если не оформить приходный кассовый ордер

Что такое приходный кассовый ордер

Документ, который подтверждает прием наличных средств и их отражение в бухгалтерском учете. Главные реквизиты включают:

1. Наименование документа.
2. Номер и дата составления.
3. Название и реквизиты организации.
4. Сумма поступивших средств.
5. Основание для поступления.
6. Подписи кассира и клиента, сдавшего деньги.

Требования законодательства к ПКО

Главные требования установлены следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Этот закон определяет общие принципы и правила ведения бухгалтерского учета, включая документальное оформление финансовыми операциями.
2. Положение Центрального банка РФ № 3210-У от 11.03.2014 «О порядке ведения кассовых операций». Конкретизирует требования к оформлению, его реквизитам и порядку использования.

Когда нужно оформить приходный кассовый ордер

В момент фактического поступления финансов нужно заполнить приходный кассовый ордер. Несоблюдение этого требования приведет к штрафам и другим санкциям со стороны контролирующих органов. Также важно следить за правильностью и полнотой заполнения реквизитов. Создайте правильное оформление, чтобы учесть поступление средств, это поможет избежать проблем с контролирующими органами и поддерживать финансовую дисциплину в учреждении.

Читайте по теме:

Косвенные налоги: что к ним относится, как начисляются и почему их не всегда видно

Как заполнять и вести книгу учета доходов и расходов — КУДиР

Правильно заполнять приходной кассовый ордер также очень важно, поскольку это главный элемент бухгалтерского учета. Нужно учитывать, что каждый приходный кассовый ордер должен быть оформлен с точностью до мелочей, включая правильное указание всех реквизитов и соблюдение установленных норм.

Организация должна проводить внутренний контроль и аудит, чтобы вовремя выявить и исправить ошибки в документации. Это позволяет:

• Проверять правильное оформление заполнения приходного кассового ордера.
• Обнаруживать и предотвращать случаи мошенничества.
• Гарантировать соответствие внутренним и внешним требованиям.

Основные шаги по заполнению ПКО:

1. Номер документа — присвойте уникальный номер. Например, 001.
2. Дата составления — укажите точную дату получения денег, например, 01.06.2024.
3. Сумма — пропишите сумму цифрами и прописью: 5000 рублей (Пять тысяч рублей 00 копеек).
4. Плательщик — внесите данные о том, кто передал деньги.
5. Основание – укажите причину поступления денег, например, «Оплата за товар по счету №123».
6. Подписи — поставьте подписи кассира и главного бухгалтера.

Форма приходного кассового ордера

1. Номер документа. 001.
2. Дата составления. 01.06.2024.
3. Сумма. 5 тыс. рублей (Пять тысяч рублей 00 копеек).
4. Плательщик. ООО.
5. Основание. Оплата за поставленный товар по счету №123.
6. Подписи. Ф.И.О. кассира и главного бухгалтера.

Заполнение ПКО важно для учета наличных денег и предотвращения финансовых нарушений. Правильное ведение документации помогает избежать недоразумений и упрощает работу бухгалтерии. Документ хранится в архиве компании и может быть проверен при аудите или налоговой проверке. В случае утраты или ошибки в бумаге может возникнуть необходимость в дополнительной проверке и составлении акта, поэтому важно соблюдать все правила и требования при оформлении документа.

Как заполнить приходный кассовый ордер

1. В верхней части указывается наименование компании, номер и дата его составления.
2. В разделе «Основание» подробно описывается причина пополнения, например: «Оплата за поставку товаров по договору».
3. В поле «Сумма» прописывается поступившие средства, цифрами и прописью.
4. В конце ставятся подписи кассира и человека, сдавшего деньги. При необходимости, добавляется подпись руководителя организации.

Важно помнить, что бумага заполняется в двух экземплярах — один остается у кассира, второй передается плательщику. Оригиналы хранятся в бухгалтерии и могут быть нужны при аудиторских проверках.

Ошибки в документе могут привести к недоразумениям и к санкциям. Поэтому следите за точностью и правильностью внесенных данных. Если обнаружили ошибку, оформите новый ордер, аннулировав предыдущий. В 2024 году соблюдение этих правил поможет вам правильно вести учет наличных средств и избежать неприятностей при проверках.

Квитанция к ПКО

Считается отрывной частью и служит подтверждением факта внесения суммы. В приходном кассовом ордере содержит ту же информацию, что и главный документ, и передается лицу, который внес деньги. Главные элементы включают:

1. Наименование бумаги: «Квитанция к приходному кассовому ордеру».
2. Номер и дата.
3. Название.
4. Заполненная сумма поступления.
5. Заполняют основание для внесения средств.
6. Подписи.
7. Печать.

Печать на приходном кассовом ордере

Печать выполняет несколько функций:

1. Удостоверение подлинности: подтверждает, что документ оформлен официально и выдан от имени учреждения.
2. Усиление юридической силы: заполнения приходного кассового ордера с печатью имеет большую юридическую силу.

Когда использовать печать

Хотя современные законодательные требования могут не всегда обязывать к заполнению приходного кассового ордера использовать печать, многие организации предпочитают ставить штамп для подтверждения подлинности документа. Это особенно актуально в следующих случаях:

1. При приеме наличных от клиентов или партнеров.
2. При оформлении внутренних финансовых операций.

Как ставить печать

1. Убедитесь, что все поля к приходному кассовому ордеру заполнены правильно — номер, дата, наименование организации, сумма, основание поступления и подписи.
2. Печать ставится в специально отведенном месте на бланке ПКО, рядом с подписями кассира и человека, который передал деньги. Убедитесь, что печать не перекрывает важные реквизиты и подписи.
3. Убедитесь, что печать соответствует уставным документам организации.

Печать должна быть четкой и читаемой, содержать наименование учреждения и другие обязательные реквизиты. К приходному кассовому ордеру ставьте штамп в момент оформления, чтобы подтвердить факт получения денег. Оригиналы ПКО с печатями хранятся в соответствии с требованиями бухгалтерского учета и налогового законодательства.

Штрафы, если не оформить приходный кассовый ордер

1. Главной причиной считается несоблюдение кассовой дисциплины, установленной законодательством. За нарушение, должностные лица организации могут быть оштрафованы от 4 тыс. до 5 тыс. рублей.
2. Юридические лица несут ответственность за нарушение кассовой дисциплины. Штрафы для организаций могут достигать 50 тыс. рублей.
3. При повторных нарушениях, штрафы увеличиваются, и к организации могут быть применены более строгие меры.

Как избежать штрафов

1. Вовремя оформленное ПКО: должен быть написан в момент фактического поступления денежных средств в кассу.
2. Правильное заполнение документа: внимательно проверяйте все реквизиты в приходном кассовом ордере, чтобы избежать ошибок и неточностей.
3. Обучите кассиров и бухгалтеров правильному оформлению ПКО.
4. Введите внутренний контроль за оформлением кассовых документов.

Приходные кассовые ордера хранятся в соответствии с требованиями законодательства о бухгалтерском учете. Это важно для подтверждения законности финансовых операций и защиты интересов организации. Следите за изменениями в законодательстве, чтобы своевременно корректировать процедуры оформления кассовых документов и избегать штрафов. Правильное и своевременное оформление помогает соблюдать кассовую дисциплину, избегать штрафных санкций и поддерживать денежную стабильность организации.

Читайте по теме:

Как вести бухгалтерский учет самостоятельно

Что такое РСБУ, состав и отличия от других стандартов

В 2024 году многие предприятия переходят на электронный документооборот, что позволяет значительно упростить процесс оформления и хранения кассовых ордеров. Электронные приходные кассовые ордера имеют следующие преимущества:

• Автоматическое заполнение реквизитов уменьшает вероятность ошибок.
• Цифровые документы не занимают физическое место и легко доступны для проверки.
• Быстрая обработка и передача документов между отделами.
• Цифровые подписи и шифрование обеспечивают высокую степень защиты от подделок.

Для автоматизации процесса оформления и учета приходному ордеру, организации могут использовать специализированное программное обеспечение. Такие программы позволяют:

• Создавать и заполнять приходный кассового ордер в электронном виде.
• Сохранять и архивировать документы.
• Проводить автоматическую проверку корректности заполнения.
• Генерировать отчеты для внутреннего контроля и внешнего аудита.
• Правовая защита и актуализация знаний.

Бухгалтеры и кассиры должны регулярно обновлять свои знания о законодательных изменениях в области кассовых операций. Это помогает:

1. Соблюдать актуальные требования законодательства.
2. Избегать штрафов и санкций.
3. Обеспечивать финансовую безопасность организации.

Для этого рекомендуется:

• Проходить регулярные курсы повышения квалификации.
• Участвовать в семинарах и вебинарах.
• Изучать профессиональную литературу и обновления законодательных актов.

Фото на обложке: Pexels