SIPOC — инструмент для анализа и визуального представления бизнес-процессов, который помогает систематически описывать каждый этап процесса через его главные элементы: поставщиков (Suppliers), входные данные (Inputs), сам процесс (Process), результаты (Outputs) и клиентов (Customers).
Этот подход позволяет компаниям глубже понимать, как координировать действия всех участников и улучшать свои операции. В статье узнаете, для чего нужен SIPOC, о его достоинствах и недостатках и как его применять в бизнес-процессах.
Содержание
- Для чего нужен SIPOC
- Достоинства и недостатки SIPOC
- Как описать схему процесса по модели SIPOC
- Что делать, когда вы описали один шаг процесса
- Насколько детальной должна быть модель
- Пример, разбор и описание процесса построения диаграммы SIPOC
- Рекомендации по построению карты SIPOC
Для чего нужен SIPOC
Бизнес-процессы по SIPOC решают следующие задачи:
- Четко формулируют требования к каждому этапу и их соответствия ожиданиям клиентов.
- Идентифицируют главные элементы процесса, что помогает участникам лучше понять свою роль и взаимосвязи с другими звеньями бизнес-процесса.
- Улучшают отношения между отделами, что уменьшает вероятность ошибки из-за недопонимания.
- Определяют входные и выходные данные каждого этапа, чтобы было проще контролировать качество и эффективность.
- Устраняют неэффективные звенья рабочей цепочки.
Достоинства и недостатки SIPOC
Плюсы
- При помощи инструмента участники понимают свою роль.
- Четкое определение входов и выходов дает эффективное управление ресурсами и временем.
- Изменения бизнес-процессов по SIPOC легко анализируются на всех уровнях.
- Увеличивается клиентская база.
Минусы
- Требует времени и ресурсов. На начальном этапе внедрения может потребоваться значительное количество времени и усилий для сбора информации и создания детальной карты.
- Сложность для крупных и сложных систем. В организациях с многоэтапными процессами создание полной и точной карты SIPOC может оказаться сложным.
- Риск упрощения. Если упростить некоторые аспекты бизнес-процессов, можно упустить основные детали и нюансы.
- Поддержка актуальности. SIPOC требует регулярного обновления и пересмотра, чтобы соответствовать изменяющимся бизнес-процессам и условиям работы.
Эффективность метода SIPOC зависит от того, насколько корректно и актуально он реализуется в конкретной организационной среде.
Как описать схему процесса по модели SIPOC
Создание схемы по методу SIPOC начинается с ясного и структурированного представления каждого шага и его главных элементов: поставщиков, входов, процесса, выходов и клиентов.
Алгоритм следующий:
- Определите, какова конечная цель процесса для бизнеса.
- Нарисуйте линейную или циклическую диаграмму, которая последовательно изображает каждый шаг. Это позволит увидеть процесс с высоты птичьего полета и понять его структуру.
- Для каждого шага определите, кто считается поставщиком необходимых ресурсов или информации. Поставщики могут быть как сторонними (например, поставщики сырья), так и внутренними (другие отделы или сотрудники).
- Укажите все материалы и информацию, которые поступают в процесс от поставщиков и необходимы для выполнения каждого шага.
- Подробно опишите, что происходит на каждом этапе. Включите действия, задачи и операции, которые нужно выполнить, чтобы перейти от одного шага к другому.
- Укажите, что достигается в результате каждого шага процесса. Выходы могут включать продукты, услуги, отчеты и решения.
- Определите конечного получателя результатов каждого шага. Клиенты могут быть как внутренними (например, другие отделы, которые зависят от результатов процесса), так и внешними (например, конечные потребители).
Что делать, когда вы описали один шаг процесса
- Проанализируйте, как описанный шаг взаимодействует с предыдущими и последующими шагами. Это поможет найти потенциальные узкие места или неэффективности.
- Оцените, насколько качественно выполняется шаг. Рассмотрите возможности для оптимизации или улучшения.
- Обсудите описание шага с главными участниками и экспертами, чтобы услышать их мнения и предложения.
- Внесите необходимые изменения и дополнения в описание, основываясь на полученной обратной связи и аналитике.
- Продолжите описания для следующего шага, сохраняя единообразие и полноту анализа для всех процессов.
Насколько детальной должна быть модель
Детализация модели в методе SIPOC зависит от сложности бизнес-процессов, целей анализа и специфических потребностей организации. Модель должна быть достаточно подробной, чтобы в результате получить полное понимание всех аспектов, но при этом не перегружать излишними деталями, которые могут усложнить анализ.
Пример, разбор и описание процесса построения диаграммы SIPOC
Заказа товаров в розничном магазине представим в виде примера создания диаграммы SIPOC.
Читайте по теме:
Аналитика бизнес-процессов организации
PDCA или цикл Деминга: этапы по улучшению процессов в бизнесе в целом, и в IT-сфере в частности
Основная цель:
Упростить и ускорить заказ продукции для повышения качества сервиса и оптимизации запасов.
Шаги:
Подготовка заказа:
- Поставщики: сотрудники склада, система учета товаров.
- Входы: запрос на товар от отдела продаж, данные о текущих запасах.
- Процесс: проверить наличие товара на складе, определить количество нужного товара для заказа.
- Выходы: список товаров для заказа.
- Клиенты: менеджер по закупкам.
Составление заказа:
- Поставщики: сотрудники отдела закупок.
- Входы: список товаров для заказа.
- Процесс: формирование официального заказа в системе.
- Выходы: заказ на поставку товаров.
- Клиенты: поставщик товаров.
Подтверждение заказа:
- Поставщики: поставщик товаров.
- Входы: заказ на поставку.
- Процесс: подтверждение возможности поставки и сроков.
- Выходы: подтверждение заказа.
- Клиенты: менеджер по закупкам.
Получение и проверка товаров:
- Поставщики: поставщик товаров, курьерская служба.
- Входы: подтвержденный заказ, доставленные товары.
- Процесс: проверить качество товара и соответствует ли товар заказу.
- Выходы: приемка товаров, акт о расхождениях (при необходимости).
- Клиенты: складской отдел, отдел продаж.
Анализ взаимосвязей и оптимизация процесса:
- Убедитесь, что каждый этап уменьшает время ожидания и избыточные запасы.
- Регулярно обучайте сотрудников всех звеньев для понимания четкости ролей и ответственности.
- Обновите IT-системы, чтобы сократить время обработки заказов и ошибки.
Рекомендации по построению карты SIPOC
- Понимание конечной цели поможет правильно организовать все шаги и упорядочить взаимодействие между ними.
- Сотрудники, которые заняты в процессе на постоянной основе и могут предоставить точные данные и реалистичность карты.
- Стиль карты должен быть доступен для всех участников процесса без пояснений.
- Соблюдайте последовательность в записи действий, чтобы ничего не упустить.
- Регулярно пересматривайте и обновляйте карту, чтобы она оставалась актуальной и отражала все изменения в процессах.
Регулярные тренинги и рабочие сессии помогут команде лучше понять и использовать карту SIPOC в повседневной работе, совершенствуя бизнес-процессы.
Фото на обложке: Pexels
Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter
Материалы по теме
-
Пройти курс «Интернет-маркетинг для малого бизнеса»
- 1 Современные технологии для ресторанов и кафе: инновации, которые меняют сервис
- 2 20 профессий, связанных с животными
- 3 16 бизнес-идей, которые выживают в условиях кризиса и экономических спадов
- 4 10 краудфандинговых проектов, которые собрали больше всего денег