Выйди и зайди нормально: как пользоваться рабочими чатами, чтобы они не мешали концентрироваться на делах

По словам Джейсона Фрида, сидеть в групповом чате — все равно что «проводить весь день на совещании, список участников которого произволен, а повестка дня отсутствует». Это мнение обращает на себя внимание еще и потому, что компания Basecamp, основанная Фридом, разработала популярное приложение для групповых чатов.

Однако Фрид понимает: в интересах компании — заботиться, чтобы ее клиенты не перегорали на работе. Именно поэтому он дает советы пользователям приложений для групповых чатов, будь то Basecamp, Slack, WhatsApp или другие сервисы.

«Мы выяснили, что эпизодическое использование групповых чатов в определенных ситуациях имеет немалый смысл, — пишет Фрид у себя в посте. — Но гораздо меньше смысла в том, чтобы по умолчанию превращать чаты в основное средство общения в компании. Кусочек — да. Целый пирог — нет… Какие только беды не случаются, когда компания большую часть времени начинает мыслить в режиме „строчка за раз“».

По мнению Фрида, программы, которые мы используем, определяют, как мы чувствуем себя на работе, поэтому к групповым чатам стоит прибегать лишь время от времени.

«Вы измотаны, изнурены и тревожны? Или спокойны, невозмутимы и собраны? Это не просто расположение духа — это состояния, обусловленные программами, которыми вы пользуетесь, и действиями, к которым они вас подталкивают». И хотя именно режим реального времени определяет уникальность групповых чатов, Фрид считает, что «прямо сейчас должно быть исключением, а не правилом». Итак, вот четыре основных правила эффективного управления групповыми чатами.

Shutterstock/Pavlo Plakhotia

Правило 1: пользуйтесь чатом как сауной

Групповые чаты следует использовать так же, как другие каналы синхронного общения. Вы же не стали бы участвовать в телефонной конференции, длящейся целый день, так почему нужно делать исключение для группового чата? Фрид рекомендует «относиться к чатам как к сауне: побыть немного и выйти… Оставаться там слишком долго — вредно для здоровья».

Еще один вариант — запланировать в групповом чате общую встречу, чтобы все подключились к ней в назначенное время. В этом случае групповой чат — отличный способ сократить число личных встреч.

Тем не менее во многих организациях, пользующихся такими сервисами, сотрудников призывают находиться в «сауне» целыми днями. Это разрушительный порядок, который некоторые люди не имеют возможности поменять самостоятельно. 

Правило 2: включите чаты в расписание

Однострочные комментарии, гифки и смайлики, обыкновенно наводняющие групповые чаты, сливаются в непрерывный поток внешних раздражителей, нередко еще больше отдаляющий нас от вовлечения. Ответьте взломом на взлом: отведите в своем календаре (как вы это делаете для любой другой задачи) специальное время, чтобы разом прочитывать в групповых чатах все, что пропустили.

Важно заранее предупредить коллег, когда вы планируете быть вне доступа. Успокойте их, заверив, что вы примете участие в беседе, но позже, в то время, которое для этого запланировали. И вплоть до наступления этого момента не вините себя за то, что изменили статус на «Не беспокоить» и сосредоточились на работе.

Правило 3: будьте разборчивы

Приглашайте людей в групповые чаты избирательно. «Не нужно, чтобы все были на связи, — советует Фрид. — Чем меньше чат, тем он лучше. Телефонная конференция для троих человек — это идеальный вариант. Для шести или семи — это хаос и прискорбное отсутствие эффективности.

Это справедливо и в отношении групповых чатов. Остерегайтесь приглашать всю команду, если вам нужны всего несколько человек». Главное — позаботиться, чтобы каждый из участников чата был способен сделать вклад в разговор вынести из него что-то ценное для себя.

Правило 4: пользуйтесь чатами избирательно

Когда нужно обсудить щекотливый вопрос, лучше не пользоваться групповыми чатами. Не забывайте, что возможность непосредственно наблюдать за настроением человека, тоном его голоса, замечать невербальные сигналы бывает критически важна для разговора. 

«Чат — это для чего-то сиюминутного, преходящего, — продолжает Фрид, — а важные вопросы требуют времени, вовлечения и отграничения от пустой болтовни».

Это редко работает, ведь в режиме реального времени трудно уследить за чьими-то мыслями, когда беспрестанно ставят смайлики и оставляют потенциально отвлекающие комментарии. 

Вместо того чтобы долго спорить и затем поспешно принимать решение в групповом чате, лучше попросить участников разговора изложить свою точку зрения письменно и поделиться ею после того, как они все обдумают.

По сути, групповой чат лишь один из каналов общения, не сильно отличающийся от электронной почты или СМС. При правильном использовании он может давать огромный положительный эффект, но если им злоупотребляют или применяют неправильно, то на выходе получают поток нежелательных внешних раздражителей. И здесь нам снова поможет ключевой вопрос: эти раздражители работают на меня или я работаю на них? 

К групповым чатам нужно прибегать только в том случае, если они помогают сосредоточиться на задаче и отсеивают внешние раздражители, заставляющие вас от нее отвлекаться.

Shutterstock/Pavlo Plakhotia

Запомните

• Каналами общения, работающими в режиме реального времени, нужно пользоваться эпизодически. Не следует тратить время на разговоры в ущерб сосредоточенной работе.
• Корпоративная культура играет главную роль. Чтобы изменить порядки, связанные с групповыми чатами, иногда приходится подвергнуть сомнению принятые в компании нормы. 
• Разные каналы связи предназначены для разных целей. Не держите постоянно включенными все каналы общения, а воспользуйтесь тем из них, который лучше всего подходит для конкретной задачи.
• Зайдите и выйдите. Групповой чат — это прекрасно, если он заменяет личную встречу, и ужасно, если вы проводите в нем целый день.