Как сделать деловые письма более эффективными

Читать по теме: Шесть правил деловой переписки во время вспышки коронавируса

Электронная почта — один из самых популярных способов бизнес-общения. Но, к сожалению, далеко не все знают, как написать такое деловое письмо, которое убедит получателя принять положительное решение по тому или иному вопросу.

По словам руководителя отдела рекламы и PR рекрутингового агентства Penny Lane Personnel Ларисы Чугуевской, обычно письма попадают под кнопку delete по двум основным причинам: из-за нечеткой формулировки вопроса и цели коммуникации, а также из-за излишне агрессивного тона. Именно поэтому тон каждого делового письма должен отличаться любезностью, а содержание — недвусмысленностью и прямотой изложения.

Каким еще должно быть письмо, которое захочется прочитать до конца и с которым захочется согласиться? Вот несколько советов по составлению.

Продумайте тему письма. Она должна раскрывать суть сообщения, должна быть понятна, даже если вы пишете тому, кто в любом случае откроет ваше письмо (например, своему ассистенту). Лучше будет, если получатель, взглянув на тему, подумает: «На это стоит обратить внимание». Вам же не нужно, чтобы адресат отреагировал словами вроде: «Да, это интересно, но не так уж важно»? Никогда не оставляйте поле темы пустым — это выдаст в вас непрофессионала.

«Ваш заголовок должен четко и лаконично отображать содержание письма. Всю информацию следует изложить максимально четко и последовательно, письмо должно быть конструктивным. Если содержание нельзя ужать в несколько абзацев и необходимо предоставить информацию в более развернутом виде, письмо надо сделать максимально легко читаемым. Весь текст нужно разделить на несколько разделов (параграфов), а самую важную информацию можно выделить жирным или подчеркнуть. Так вы сами расставите нужные акценты на информацию, требующую большего внимания», — отмечает руководитель департамента «Подбор персонала для рынка товаров повседневного спроса (FMCG)» «Агентства «Контакт» Мария Силина.

Обозначьте важность вопроса. Очевидно, что у всех проблем разный уровень важности. Сообщите, что то, о чем вы пишете, важно не только для вас, но и для получателя письма. И не забудьте аргументировать эту важность.

Общайтесь на «языке» получателя. Тот, кто принимает решение, видит вопрос со своего ракурса и в контексте своего опыта. Если вы хотите, чтобы с вами согласились, индивидуализируйте письмо, ориентируясь на получателя. Например, если вы пишете коммерческому директору, то сосредоточьтесь на финансовой стороне вопроса. Помните, что вашему собеседнику интересно, прежде всего, то, что непосредственно касается его самого.

Минимизируйте риски. Даже самые смелые люди порой неохотно идут на риск. Поэтому постарайтесь предвидеть возражения и опасения — будьте готовы убеждать. Подумайте о наиболее очевидных недостатках и слабых местах своего предложения и объясните их в письме сразу, не дожидаясь, пока вам на них укажут.

Договоритесь об обратной связи. Завершая письмо, обязательно спросите, когда вам ждать ответа на свой запрос. Этот вопрос не будет лишним — наоборот, убедит адресата в серьезности предложения.

«Конечно, важно правильно закончить письмо, особенно если вы ожидаете какой-то реакции от адресата. Лучше всего закончить вопросом или, если письмо длинное, то в конце, как бы резюмируя, написать «жду от вас ответа по таким-то вопросам», — говорит Мария Силина.

Мелкие штрихи

О том, какие еще детали стоит принять во внимание, рассказала арт-директор департамента интернет-проектов издательского дома «РДВ-медиа» Ольга Землякова:

«При оформлении текста помните о следующих правилах: не используйте разноцветные шрифты, не злоупотребляйте жирностью и курсивом, а также заглавными буквами — их должно быть минимально возможное количество. Также не стоит пользоваться неформально выглядящими шрифтами — выбирайте легко читаемые.

Старайтесь чувствовать нюансы — например, когда уместно написать немного неформальное письмо, а когда допустим только строго регламентированный стиль.

Конечно, нельзя забывать и о лаконичности. Как бы ни был заинтересован в вопросе ваш собеседник, примерно на третьей странице читать письмо ему надоест. Кроме того, не откладывайте суть вопроса в долгий ящик: не нужно слишком долгих вступлений — переходите к делу в одном из первых абзацев.

Если ваше письмо посвящено сразу нескольким вопросам, структурируйте его.

Если ваше письмо заканчивается прямым вопросом (на который можно будет ответить простым „да“), то вы значительно увеличиваете свои шансы на быстрый ответ.

Что касается опечаток, то, конечно, лучше их не допускать (впрочем, единичные случаи не испортят вашей репутации). А вот если вы постоянно пишете одно и то же слово с ошибкой, то это будет заметно. Проверяйте себя хотя бы в текстовом редакторе.

Отдельно о подписи. Ее наличие — несомненный плюс, потому что в ней вы можете указать те свои контактные данные, которые сочтете нужными (рабочий и мобильный номера, Skype, личный электронный адрес, ссылка на страницы в соцсетях, адрес и сайт компании и т. д.). Подпись не должна быть слишком длинной — не более 4-6 строк. Кстати, если оставляете личную почту — проследите, чтобы ее логин был „серьезным“. Некоторые специалисты, увидев адрес вроде vasya_pupkin777, могут неправильно вас понять».