«Инструкция по эксплуатации» аутсорсинговой компании: 6 правил для бизнеса по выбору подрядчика

До знакомства: как проверить репутацию компании

На что опираться помимо цены при выборе подрядчика? Как бы банально это не звучало, но на средний срок работы компании. Согласны, есть грамотные новички. А во времена быстрорастущих стартапов их особенно много. Однако сколько компания существует на рынке и какой у неё средний срок работы с клиентами — по-прежнему важный показатель её надежности как подрядчика.

Если цена для вас главный решающий фактор, то тут рекомендуем обращаться к таким сервисам, как Rusprofile или «Контур фокус». Через них можно проверить:

• регистрацию аутсорсинговой компании на ведение деятельности;
• финансовое состояние;
• с кем работает или работала;
• иски в суд: по каким темам, вопросам, с кем пришлось судиться, какие дела проиграны, а какие удалось выиграть;
• задолженность по исполнительным документам;
• неисполнение условий контракта: штрафы и последствия;
• скоринг.

Проверив аутсорсинговую компанию, вы обезопасите себя от недобросовестных исполнителей. Ведь даже за известными именами и успешными компаниями могут скрываться неприятные истории, которые могут отразиться в будущем и на вас.

Причём работает это в обе стороны. Аутсорсинговым компаниям мы рекомендуем делать то же самое в отношении своих заказчиков, чтобы потом не пришлось «выбивать» деньги за свою работу.

Кроме того, можно проверить отзывы о компании на профессиональных форумах и в телеграм-чатах. В такие группы часто пишут действующие или бывшие сотрудники, которые могут показать картину изнутри. Это позволит вам избавиться от пыли в глазах, которую могла набросить компания.

После знакомства: как проверить репутацию компании

Как говорил Доктор Хаус: «Все лгут». Увы, но это правда. Любая компания будет уверять, что она волшебный поставщик услуг. Поэтому сразу лучше выходить на прямые созвоны, а не вести долгие переписки. Здесь, как и в дейтинговых приложениях: либо будет метч, либо нет. Вам может не понравиться компания и люди, представляющие её. Или вы можете им не понравиться. Даже если каждый из вас — сладкая булочка. Это нормально.

Супер, если у компании есть возможность и желание предоставить вам референсы или контакты других клиентов, которые уже воспользовались её услугами. Не ленитесь пройти по этим контактам. Ради своего же спокойствия.

Если у вас есть «хотелки», озвучьте их первым делом. Чем скорее начнёте делиться, тем быстрее сможете отметить для себя красные или зелёные «флажки». То есть моменты, на которые нужно обратить пристальное внимание, а какие можно полностью доверить аутсорсу.

Задайте подрядчику самый коварный вопрос: «Из чего строиться ваша цена?». Так вы сможете оценить не только самооценку компании, но и её экспертность. Когда люди продают воздух, на такие вопросы они отвечают очень туманно и шаблонно. А вот открытое прозрачное ценообразование — признак добросовестной компании.

Как понять, что аутсорсинговая услуга вам нужна и какая конкретно

Сначала разберёмся, нужен ли вам аутсорс в принципе. Для этого замерьте, сколько времени у вас уходит на то, чтобы выполнить задачу, которую хотите отдать на аутсорс. Если вы руководитель, прикиньте, сколько работа отнимает времени у ваших сотрудников, и помножьте это на оплату трудочасов. Если полученная цифра вас пугает, это знак, что нужно рассмотреть дополнительный стафф или аутсорс.

При принятии решения о найме подрядчика также обращайте внимание на то, как в компании выстроены внутренние процессы. Например, если в команде постоянно «спихивают» друг на друга задачи, возможно, их должны выполнять другие люди, а не ваши сотрудники.

Если чувствуете, что где-то недостаёт связующего звена и возникает недопонимание, это может значить, что нужен своеобразный «переводчик», который закроет пробел. Им может стать аутсорс-компания.

Теперь разберёмся, какая конкретно услуга вам нужна. Для этого определите, каких целей хотите достичь, отдавая часть работ аутсорсу. Например, получить отчёт о состоянии продукта: готов к запуску или нет, какие есть цифры и выводы на их основе, какая должна быть скорость реагирования на поставленные задачи, каким образом они будут достигаться и др.

С чего начать работу: главное

Расскажем о главных этапах, которые нужно пройти перед стартом работы:

1. Прописать ожидания и сверить их с возможностями компании, чтобы идти в одном направлении.
2. Подготовиться к изменениям и к тому, что аутсорс тоже станет частью вашей команды. Не жадничайте, а делитесь информацией и не ограничивайте общение внутренней команды с внешней. 
3. Объяснить своей команде, что аутсорс — это не конкуренты, которые выжимают их с насиженных мест. Это помощники, которые сделают так, чтобы все процессы в компании начали двигаться быстрее и легче.
4. Выделить человека, который станет проводником между аутсорсом и вами: он должен быть готов отвечать на все вопросы и помогать с погружением в проект.
5. Разбить знакомство с проектом на несколько частей: документацию, образцы отчётов, схемы, методологию и пр. Не прыгайте с места в карьер сразу во всё. Начните с общих понятий и презентаций и постепенно идите в более узкие места.
6. Подготовить доступы ко всем вашим площадкам заранее, чтобы не искать их в огне, когда процесс работы запущен и его уже не остановить.
7. Заранее распределить роли и зоны ответственности внутренней команды.
8. Выбрать ответственных за коммуникацию с компанией и тех, кто будет ставить задачи. Это должен быть  человек, который давно в проекте, понимает функционал и не боится изменений в команде или в процессах. Не стоит отдавать коммуникацию тем, у кого, как вам кажется, меньше нагрузка или меньше задач. К хорошему это не приведет.

Как понять, что сотрудничество проходит успешно или же наоборот, нужно что-то корректировать

На этапе общения подрядчик:

• предлагает идеи на старте или на все говорит «посмотрим»;
• выполняет договоренности: если сказал, что пришлёт презентацию или оценку в понедельник, то делает это или нет;
• готов в случае чего показать конечного исполнителя или это невозможно;
• готов дать тестовый период или нет.

На этапе работы подрядчик:

• собирает и присылает метрики по работе своей команды или нет, совпадают ли эти метрики с вашими;
• как реагирует на ваши запросы и задачи: быстро и по делу — хорошо, долго и невпопад — скорее всего, с вами работают по остаточному принципу;
• готовит ли документацию для погружения в проект для своих специалистов: да — круто, команда нацелена на долгосрочное сотрудничество, и вас не будет отвлекать. Нет — скорее всего, кучу информации придётся повторять не один раз;
• при возникновении ошибок в продакшене после теста, участвует в разборе или нет;
• приходит к вам с предложениями по улучшению процессов или только выполняет поставленные задачи.

Как коммуницировать с подрядчиком и как часто его проверять

Чем чаще есть коммуникация, тем лучше. Минимум — перед и после релиза. Если у вас компания не связана с ИТ, то определите важные контрольные точки. Или точку А и В — они существуют в каждом бизнесе. Это позволит увидеть, что по метрикам растёт, а что падет и стоит улучшить.

Если вы чувствуете, что особой потребности в них нет, возможно, вы абсолютно правы. Обсуждайте на них, что нравится, а что нет, что хотелось бы улучшить. Таким образом, вы сможете отслеживать «температуру» на проекте и вовремя что-то корректировать совместно с исполнителем. Можно в работе использовать матрицу доверия и прозрачности, которая позволит осознать на какой ступени развития находятся ваши отношения с подрядчиком.

Если кратко, то квадрат А — это совсем плохо. В квадрате B уже можно существовать. С, пожалуй, самое устойчивое положение для всех сторон. А вот в квадрате D, наоборот, возможны перемены. Как только сменится, например, ответственное лицо от вас или от исполнителя, весь квадрат придётся проходит заново. Потому что низкая прозрачность со стороны аутсорса и высокое доверие от вас — это вовсе не показатель того, какие ауторсерсы молодцы. Это опасная для вас позиция, так как можно быстро растерять понимание, что происходит на проекте.

Кроме того, советуем вести коммуникацию на предмет: «А куда мы все идем и какие у вас планы по развитию продукта или проекта?». Потому что мы, например, как тестировщики, можем дать какие-то рекомендации по его улучшению и повышению качества.

Подводя итог всему сказанному выше, напрашивается вывод, что аутсорс — это не просто «ребята пришли, сделали и ушли». Их появление и внедрение не должно проходить по остаточному принципу. Так вы просто потеряете деньги и время. Наладьте взаимодействие один раз, но основательно, и дальше наслаждайтесь результатами. Желаю всем, кто ищет, найти свой аутсорс!

Фото на обложке: macrovector_official