Аутсорсинг услуг: как выбрать провайдера и правильно заключить договор

У нас аутсорсинг услуг часто воспринимается негативно. Хотя, по моему опыту, иногда он помогает сэкономить до 30% на бухгалтерских услугах и может быть дополнительным аргументом при переговорах с инвесторами. 

Как понять, что компания готова к аутсорсингу

Аутсорсинг услуг актуален для разных бизнесов. В любой компании есть процессы, которые можно передать третьей стороне. Но чтобы был результат, важно определиться, какие потребности бизнеса закроет аутсорсинг. 

Что нужно для работы с подрядчиком на аутсорсе

• Четкая миссия компании и понимание ее целей. 

Здорово, если текущая цель — масштабироваться. Тогда аутсорсинг поможет наладить процессы и сосредоточиться на продукте.

• Наличие внутренних регламентов работы. 

Если их нет, проект с аутсорсинговой компанией не получится. Например, вы хотите передать бухучет на аутсорсинг. Спросите себя, когда закрываете месяц, выставляете акты выполненных работ, подаете отчетность в банк или инвесторам, когда хотите получить дивиденды?

• Понимание, какие процессы хочется передать провайдеру. 

Поинтересуйтесь, как будете работать с поставщиком услуг, и сделайте процесс максимально узким. Не отдавайте исполнителю критически важные процессы. Решили перевести на аутсорсинг бухучет — начните с малого: с начисления заработной платы. Если с аутсорсером не сработаетесь, то легко «вернете» это направление обратно. 

Если компания большая (в штате от полутора тысяч человек), передавайте на аутсорсинг десятую часть штата (150–200 человек).

• Подготовка к фандрайзингу. 

Часто основатели не задумываются о важности бухучета. И когда к ним приходит инвестор, компания не может презентовать себя (я сталкивалась со случаями, когда фаундеры не могли даже посчитать прибыль). Аутсорсер может помочь. Кроме того, инвесторы доверяют аутсорсерам, потому что знают: такая компания дорожит репутацией и не допустит фрод и другие негативные вещи. 

Однажды по заказу инвестфонда мы проводили Due Diligence стартапа и обнаружили нестыковки по суммам выручки в бухучете, отчетах о прибылях и убытках. Такое бывает, если работу выполнили, а акты заказчику не выставили. В итоге сумма оплаты числилась как аванс и создавала кредиторскую задолженность и ухудшала показатели ликвидности.

Для стартапов ранних стадий выручка — один из основных критериев оценки. Очевидно, что фонд ожидал увидеть совсем другие цифры. Фаундеры же думали, что у них в «управленческом» учете выручка. 

К счастью, фонд разрешил привести документы в порядок, мы отразили верные цифры в отчетах. Но эта ситуация заняла время, отодвинула закрытие сделки и получение денег. 

Как решиться перейти на аутсорсинг?

Просчитайте экономическую выгоду от внедрения аутсорсинга. Вот основные факторы, которые на нее влияют.

• Сокращение прямых и косвенных затрат. 

У нас есть кейсы, когда перевод бухгалтерии на аутсорсинг экономил 10–30% затрат компании. При долгосрочном сотрудничестве услуги аутсорсинговой компании практически всегда обходятся дешевле. 

• Улучшение операционной эффективности. 

В частности, сокращение кассового разрыва. Также аутсорсер может планировать сумму налогов.

• Снижение рисков. 

Как правило, аутсорсинговые компании страхуют свою деятельность. Это выгодно и клиенту, поскольку договор можно составить так, чтобы выгодоприобретателем был он. 

Среди других аргументов аутсорсинга: возможность повысить доход, внедрить новые стратегии развития, улучшить микроклимат в коллективе (если на аутсорс вы перевели начисление зарплаты).

Как-то мы готовили документы для прохождения процедуры по возврату НДС из бюджета в рамках специального указа президента. Для этого использовали инструмент как KPI для провайдера. 

Указ определял условия и формы документов. Далее их следовало передать на проверку в уполномоченный орган (в Беларуси они могут быть разными). А после согласования — в местную инспекцию по налогам и сборам. Так вот, существенный процент оплаты наших услуг зависел от того, насколько оперативно и качественно мы подготовим документы и согласуем их в уполномоченном органе.

Как выбрать провайдера и работать с ним?

Определив бизнес-процессы, которые хочется передать на аутсорс, опишите свои ожидания. Они должны быть объективными и достижимыми. Например, снижение косвенных затрат на 1%, снижение рисков за счет страхового полиса или сокращение кассовых разрывов.

При выборе поставщика услуг возможно несколько подходов:

• изучить рейтинг компаний-аутсорсеров; 
• включить «сарафанное радио»; 
• создать пул из десяти компаний, разослать всем запрос предложения (Request for Proposal) с детальным описанием бизнес-требований;
• обратиться в консалтинговую компанию, которая подберет вам провайдера. 

Ключевые критерии для анализа исполнителей

• Цена. 

Влияет на объем услуг и KPI. Обратите внимание на прозрачность ценовой политики и поинтересуйтесь, как меняется цена в зависимости от роста компании. 

• Информационная безопасность. 

Обязательно проверьте наличие сертификата ISO, лицензионного ПО и есть ли у компании служба поддержки. 

• Гибкость. 

Поинтересуйтесь, насколько поставщик услуг либерален в плане условий договора. Например, я знаю компанию, которая оказывает аутсорсинг бухуслуг по публичному договору. В одностороннем порядке провайдер может менять условия договора. Для клиента это опасная ситуация. 

• География. 

Если планируете международную экспансию, выбирайте компанию с офисами или партнерами в соответствующих странах. Так вы получите сервис в одном окне. 

• Знание английского языка. 
• Дополнительные гарантии. 

Ознакомьтесь с приложением к договору. У профессиональных аутсорсинговых компаний приложение очень подробное, содержит перечень и сроки предоставления услуг, требования к клиенту. 

Чтобы оценить информацию о провайдерах, составьте матрицу. 

Например, вы — IT-компания, к поставщику услуг у вас следующие требования: 

• опыт работы с IT-компаниями (продуктовыми);
• наличие страхового полиса;
• сохранность данных (где размещаются, периодичность бэкапа, наличие IT-поддержки у провайдера), доступ к данным 24/7;
• использование лицензионного ПО;
• наличие сертификата ISO 9001;
• знание сотрудниками английского языка и МСФО (международных стандартов финансовой отчетности);
• цена: $1—1,5 тысячи в месяц.

Запишите эти данные в оценочную таблицу. 

После отправки Request for Proposal вам поступило два предложения. 

• Обе компании готовы выполнить поставленные задачи. Но стоимость услуг компании А составляет одну тысячу долларов, а компании B — полторы. 
• Количество реализованных проектов компании А — 1, а компании B — 4. 
• Компания А работает на лицензионном ПО (1 балл), данные хранятся на облачном сервере (1 балл) доступ к ним 24/7 (1 балл), но нет сертификата ISO. 
• У компании В есть сертификат ISO 9001 (1 балл), она оказывает услуги с лицензионным ПО (1 балл), данные хранятся на облачном сервере (1 балл) и доступ к ним 24/7 (1 балл). 
• Сотрудники обеих компаний не владеют английским, не знают МСФО.

Подумайте, что для вас в приоритете: стоимость, опыт или специфические знания? 

Вот как это выглядит в таблице.

Составьте рейтинг предложения — оценку в баллах, полученную по результатам оценки критериев с учетом их значимости. 

• B (баллы) Цi (оценка по критерию «цена договора», определяется как отношение минимального из всех предложений к предложению о цене договора участника).
• V — вес критерия Цi.
• Кi (оценка по критерию «качество», определяется как количество баллов, исходя из наличия необходимых 4 критериев в предложении к максимальному количеству баллов всех представленных участников)
• V — вес критерия Кi.
• Оi (оценка по критерию «опыт», определяется как количество исполненных договоров в предложении к максимальному количеству договоров всех представленных участников)
• V — вес критерия Оi
• Зi (оценка по критерию Знания, определяется как количество предоставленных сертификатов в предложении к максимальному количеству сертификатов всех представленных участников)
• V — вес критерия Зi

Рейтинг компании А =1000/1000*50+3/4*20+1/4*20+0 (сертификаты отсутствуют) =50+15+5+0=70. 

Рейтинг компании B = 1000/1500*50+4/4*20+4/4*20+0=33+20+20+0=73.

У компании B больше баллов.

Как правильно заключать договор?

Нужно обязательно оговорить ряд условий.

• Порядок формирования стоимости услуг. 

Вы должны понимать, от чего она зависит, почему растет, как будет меняться в зависимости от вашего роста, и наоборот.

• Кто в ауторсинговой компании принимает решение? 

Пропишите в договоре, с кем вы общаетесь в критичной ситуации, кто — руководитель проекта. Если его меняют, вас обязаны уведомить об этом на следующий же день. Также у вас должно быть право поменять руководителя проекта. В нашей компании и этот момент есть в договоре. 

• Оперативность. 

Пропишите скорость ответа на письма. Например, «Срочно» означает два часа на ответ. «Важно» — восемь часов. 

• Выход из договора. 

Пропишите пошагово, что будет, если вы расстанетесь с аутсорсером. В какой срок компания выгрузит базу? Многие заказчики упускают этот момент, а аутсорсеры потом манипулируют и не возвращают данные компании (это возможно, если клиент не приобретал собственное ПО, а пользовался софтом аутсорсера). 

Заключение договора — процесс долгий и детальный. Но если вы проработаете его, вам будет удобно и комфортно. 

Как получить максимум

1. Удостовериться, что в компании налажены бизнес-процессы и есть внутренние регламенты работы. 
2. Сформулировать, какие потребности бизнеса должен закрыть аутсорсинг. Не передавать на аутсорс процессы, критически важные для компании. 
3. Просчитать экономическую эффективность от перехода на аутсорс. Возможные параметры для анализа: сокращение прямых и косвенных затрат, улучшение операционки, повышение привлекательности для инвесторов. 
4. Письменно описать ожидания: они должны быть объективными и достижимыми.
5. Сформулировать запрос предложения (Request for Proposal) и выбрать провайдера услуг. 
6. Определить критерии отбора (цена, информационная безопасность, гибкость условий) и составить на их основе оценочную таблицу. 
7. Определить рейтинг аутсорсинговых компаний, используя формулу расчета. 
8. Запросить проекты договоров и проанализировать условия. Обращать внимание, как формируется стоимость, каковы условия выхода из договора и прочее. 

И помните: в отличие от штатных сотрудников, аутсорсер не скажет вам, что «так нельзя» или «я так никогда не делала и делать не буду». Цель провайдера услуг — «подстроить» бухгалтерию компании под условия текущего законодательства, причем сделать это качественно и с гарантией.

Фото в тексте и на обложке: Unsplash