Что такое регламент и как его составить

Что такое регламент?

Это официальный документ, который устанавливает порядок и правила выполнения рабочих задач, а также регулирует взаимодействия сотрудников внутри компании. Может включать в себя инструкции, положения, образцы и другую документацию в зависимости от направленности регламентирования.

Регламенты решают следующие задачи:

• облегчают стратегическое планирование за счет ожидаемый результатов, к которым приводит стандартизация;
• упрощают онбординг за счет фиксирования информации в одном месте;
• распределяют обязанности, помогая выстроить четкую структуру внутри компании;
• позволяют закрыть пробелы и не допустить ошибки с помощью автоматизации процессов.

Виды регламентов

Условно для бизнеса этот вид документации можно разделить на следующие регламенты:

1. Структурные. Здесь указана общая стратегия компании, положение об отделе маркетинга и другие.
2. Функциональные. Регламентируются бизнес-процессы: продажи, производство, маркетинг, финансы и логистика. К примеру, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, порядок заключения договоров.
3. Проектные. Например, система мотиваций, регламент о внутреннем аудите и тому подобное.

Так компания может разрабатывать любые нужные внутренние регламенты для более четкого и слаженного рабочего процесса.

Структура рабочего регламента

Перед тем, как составить регламент, рассмотрим, что должно быть указано в нем:

1. Общие положения. В этом разделе описана суть регламента, его назначение, а также обозначены условия, при которых документ действует или, наоборот, может быть отменен.
2. Определения. Раскрытие терминологии, сокращений, аббревиатур, которые используются в последующем описании бизнес-процессов.
3. Описание внутренних процессов. Здесь указан регламент организации работ и задач с указанием итогового результата и обозначением исполнителей.
4. Распределение ответственности. Описание административной или дисциплинарной ответственности в случае, если рабочий регламент нарушен кем-то из сотрудников.
5. Система мотиваций. Поощрения для конкретного отдела или компании в целом за соблюдение правил.
6. Регулирование контроля. Указываются лица, которые должны осуществлять контроль за выполнением положений регламента.
7. Определение порядка внесения изменений в текущий документ.
8. Приложения. В разделе собираются графические иллюстрации для дополнительного изучения.

Руководителю нужно провести большую мыслительную работу, чтобы понять необходимость регламента, его цели и задачи.

Как составить свой регламент? Пошаговая инструкция

Для этого нужно разложить подготовку документа на следующие шаги:

1 этап. Определить цели и их приоритетность. В самом начале руководителю нужно составить организационную структуру компании, понять, какие бизнес-процессы там происходят, и определить, какой регламент будет в приоритете. Для этого нужно погрузиться в оценку работы конкретного отдела или сотрудника и понять, какие слабые стороны есть в процессе. Например, на каком этапе и почему компания теряет или может потерять деньги.

По теме. Как составить бизнес-план производственного предприятия

2 этап. Выбрать ответственного и установить срок. Из примера выше можем сделать вывод, что регламент нужен отделу продаж. Составление регламента проводит руководитель отдела, так как именно он отвечает за внутренние процессы. Эта задача становится приоритетом, а все остальные даже горящие откладываются. Все-таки сначала фундамент, а потом стены.

3 этап. Составить регламент. Этот документ должен иметь четкую структуру и быть простым для восприятия.

4 этап. Согласовать регламентирующий документ. После составления положение необходимо показать вышестоящему руководителю для уточнения деталей и мнения со стороны. Если же регламент составлял генеральный директор, то документ можно было бы показать самим сотрудникам до введения. Обратная связь в таком случае очень важна для выстраивания доверительных отношений и корпоративной культуры в целом.

В крупных организациях кадровые, административные или технические регламенты лучше отдавать на проверку юристу, чтобы избежать нарушений прав сотрудников или законодательства Российской Федерации.

Внедрение регламента

Составленному документу нужно присвоить название, номер, указать дату. В качестве утверждения от должностного лица компании должна быть проставлена подпись. Она же должна стоять и от сотрудников, которые ознакомились с новым положением.

По теме. Что такое закрывающие документы и как их правильно составить

Некоторые организации проводят тестирование. Отличный способ проверить сотрудников на знание документа и получить от них обратную связь для дальнейшей доработки. Этот этап особенно важен, так как регламенты в первую очередь создаются для сотрудников. Спустя 2-3 месяца после того, как произошло внедрение регламентов, нужно оценить эффект от документа. Например:

• опросить коллег;
• сравнить параметры.

Если по результатам станет понятно, что регламент только ухудшил положение дел, то это говорит об одном — при составлении допущены неточности.

Ошибки при внедрении регламентов

Главная задача регламента — автоматизировать бизнес-процессы и достичь слаженности действий всех сотрудников. Если документ не отвечает всем этим критериям, то при составлении и введении не были учтены следующие детали:

1. Регламент составлял сотрудник, который не понимает бизнес-процессов. Например, документ написал генеральный директор вместо руководителя отдела. Первый зачастую знает процессы обобщенно, поэтому регламент и описанные в нем процессы могут быть очень далеки от реальных.
2. Регламент описан поверхностно. Проблема вытекает из прошлой ошибки. Документ создается для устранения пробелов и заторов, который мешают автоматизации. Но если слабые места не проработаны, то ждать чуда от регламента точно не стоит.
3. О введении регламента не уведомили всех необходимых сотрудников. Компания — это слаженный механизм, где между собой тесно связана работа каждого отдела. Поэтому предоставление документа только, например, сотрудникам маркетинга может стать фатальной ошибкой, так как их задачи тесно связаны с продажами и партнерским отделом.
4. Регламент излишне формализован. Конечно, даже внутренние документы являются официальными. Но не всегда они требуют канцелярского языка. Регламенты пишутся в первую очередь для чтения, а не хранения. Поэтому необходимо разложить все по полочкам и описать простым русским языком.
5. В действующий документ уже не вносятся доработки. Бизнес-процессы никогда не стоят на месте. С новыми целями и планами задачи могут трансформироваться, что неминуемо приводит к возникновению пробелов в работе. Очень важно вовремя их заметить и закрыть с помощью актуальных дополнений.

Но самое главное во всем этом — не переусердствовать. Строгая регламентация может снизить инициативность сотрудников и привести к отсутствию нестандартных решений. Это в свою очередь замедлит развитие компании в целом, так как именно идеи являются двигателем прогресса.

Итог

Регламент — это не священный документ, который должен стоять в красном уголке. Наоборот, вся документация должна быть всегда доступна для сотрудников и самое главное — содержать актуальную информацию. Особенно это важно в период текучки, когда в компанию приходят новые сотрудники.

Фото на обложке: Freepik