Инструменты финансового департамента. Без каких не обойтись?

Иногда собственникам малого и среднего бизнеса кажется, что им не требуется финансовый директор, но это ошибка. Любой компании нужна стратегия, план развития и контроль за деньгами. Для этого используют специальные инструменты.

Они одинаковые в любом финансовом департаменте вне зависимости от размера бизнеса: и в маленьком, и в большом. Разные — масштаб и сервисы, которые помогают решать задачи.

Управленческий учёт

Управленческий учёт — система, которая помогает руководителям бизнеса видеть реальную картину происходящего в компании и достигать финансовых целей.

Поэтому при создании финансового департамента директор прежде всего выстраивает архитектуру управленческого учёта. Это база, на которой строится вся дальнейшая работа. Здесь нет жёстких зафиксированных правил, по которым нужно обязательно действовать, поэтому финансовый директор может конструировать систему так, как будет лучше для конкретного бизнеса. 

Управленческий учёт базируется на трёх главных отчётах: 

• 1. ДДС — движение денежных средств. Этот отчёт показывает, сколько и откуда денег приходит в компанию, куда они уходят. Он нужен для управления денежным потоком и контроля за ним, но сам по себе, без других отчётов, мало информативен для оценки развития компании. 

По стандарту МСФО в отчёт ДДС входит три вида деятельности: операционная, финансовая и инвестиционная 

• 2. ОПиУ — отчёт о прибылях и убытках. Он показывает финансовый результат компании за определённый период и позволяет оценить эффективность работы и увидеть, в каком направлении деятельности компании есть проблемы. ОПиУ хорошо смотреть в динамике: от месяца к месяцу, так картина будет более ясной. 

Для составления ОПиУ используют данные о выручке, валовой прибыли, расходах, операционной и чистой прибыли

• 3. Баланс. Этот отчёт показывает, что есть у компании — её активы, и соотношение пассивов: собственного и заёмного капитала. Он помогает прояснить, насколько компания финансово ликвидна и независима, и отвечает на вопрос, сколько и чьих денег вложено в бизнес.

Эти три базовых отчёта нужны для составления бюджета доходов и расходов, планирования. Они помогают увидеть общую картину происходящего, дать оценку деятельности компании. 

Unit-экономика

Это инструмент, который можно использовать при внедрении управленческого учёта. В unit-экономике оценивается не всё сразу, как в традиционных для большинства компаний методах, а некие единицы — юниты.

Например, один продукт, один клиент, один контракт, один час, день или год. Так бизнес раскладывается как бы «по полочкам»: сколько компания зарабатывает с одной единицы товара, во сколько обходится одна услуга или привлечение одного клиента. Юнитом может стать любой показатель, который хочется проанализировать. 

Например, можно оценить стоимость привлечения одного клиента и сопоставить её с доходом, который он приносит. При использовании рекламного трафика становится проще понять, что выгоднее: нарастить его, снизить стоимость лида, а может быть найти другого партнёра с более качественными, но дорогими услугами. 

Unit-экономика помогает понять, в какую сторону нужно двигаться дальше, сформировать стратегию. Она часто используется для привлечения инвесторов, масштабирования компании, в стартапах. 

Бюджет доходов и расходов

Этот инструмент отличается от бухгалтерского бюджета и тесно связан с тремя главными отчётами управленческого учёта. Бюджет доходов и расходов помогает двигаться к запланированной цели по чистой прибыли и составлять различные планы. В нём учитываются постоянные и переменные расходы, данные и прогнозы, которые предоставляют все отделы компании.

Бюджет доходов и расходов составляют на год вперёд, но по факту его часто пересматривают в оперативном режиме. Например, каждый месяц или квартал. Поэтому можно считать, что это одновременно и стратегическое, и тактическое, оперативное планирование. 

При составлении бюджета доходов и расходов используют план-фактный анализ — сравнение того, что хотелось, планировалось и что получилось в итоге, по факту.

Для этого финансовый департамент собирает у всех отделов информацию о том, какие у них планы по развитию и какие будут или возможны расходы в определённый период: будущий месяц, квартал, год. Например, у отдела маркетинга про рекламу, у отдела продаж — количество продаж.

Раз в какое-то время все отделы предоставляют данные о том, как их план исполнился. Если по факту есть отклонения, финансовый департамент узнаёт, с чем они связаны, можно ли было их предусмотреть или избежать. На основе этих изменяющихся данных можно составлять бюджет доходов и расходов, который будет приближен к реальности. 

Финансовая модель

Верхний уровень финансового планирования — финансовая модель компании. В ней показывается, как и сколько денег компания будет зарабатывать, что на это влияет.

Для построения финансовой модели нужно оцифровать бизнес, собрать все данные, учесть внутренние и внешние риски, составить прогноз. На этой основе появляются сценарии, по которым может пойти развитие компании — коридоры пороговых значений финансовых показателей. 

Пессимистичный сценарий — нижняя граница коридора. Она находится там, где у компании будут серьёзные проблемы. Оптимистичный сценарий — верхняя граница коридора, это стратегическая цель компании. Посередине между этими границами находятся средние значения, которые наиболее вероятно могут исполниться. Они превращаются в план. 

Эти коридоры помогают быстро оценивать текущую ситуацию, понимать, по какому сценарию развивается бизнес. Также их можно использовать для планирования. Например, дать план для отдела продаж по максимальной границе показателей, но на самом деле рассчитывать на средние значения. 

Платёжный календарь

Этот инструмент позволяет выстраивать график платежей и помогает планированию денежного потока. Он выглядит как таблица, в которой отмечают по дням, когда, сколько, откуда и куда придут или уйдут деньги в компании. Платёжный календарь прорабатывают совместно с бухгалтерией и всеми отделами, у которых есть входящие или исходящие платежи. 

Не все компании используют этот инструмент и понимают его важность. Но он быстрее всего позволяет заметить приближение кассового разрыва — временной невозможности платить по счетам. Так можно вовремя принять меры: договориться об отсрочке платежей или попробовать найти деньги до того, как это станет проблемой, которую нужно срочно решать здесь и сейчас в режиме цейтнота. 

Бенчмаркинг

Один из инструментов, который можно использовать для планирования и выстраивания целевых показателей — бенчмаркинг. Это изучение и внедрение опыта прямых конкурентов: компаний, работающих в той же нише и с той же целевой аудиторией.

Финансовый бенчмаркинг подразумевает оценку финансовых показателей компаний и путей, при помощи которых их удалось достичь. Для этого не нужна инсайдерская информация, все данные можно искать в открытых источниках. Например, в соцсетях, статьях, статистике, публикуемых отчётах.

ИТ-сервисы

Финансовый департамент организует множество процессов, которые связаны с деньгами в компании. Например, собирает и анализирует данные, строит планы, а потом сверяет их с фактами и делает прогнозы.

Финансовый департамент всегда должен улучшать скорость работы и точность показателей, чтобы вовремя понять, где в скором времени не будет хватать ресурсов для оптимальной работы. В этом помогает программное обеспечение. 

Выбор зависит от масштаба задач компании. Несмотря на то, что технологии развиваются, некоторые вещи до сих пор удобнее делать в таблицах: MS Excel, Google Sheets. Например, расчёты для формирования технических заданий айти-департаменту или визуализацию отчёта ДДС. 

Иногда малому бизнесу может целиком хватить таблиц, но при масштабировании компании и увеличении количества операций в день или количества расчетных счетов приходится использовать ПО помощнее. Например, «ФинТабло» или 1С.

При выборе технических инструментов стоит учитывать:

• возможности для внедрения управленческого учёта в том объёме, который необходим для оптимальной работы. Например, можно ли вести платёжный календарь с разбивкой по направлениям, если такой нужен;
• стоимость настройки системы под нужды компании. Например, нужно ли программировать отдельно некторые отчеты или можно сделать всё автоматически.

В финансовом департаменте применяются и другие инструменты, которые нужны для решения задач. Например, SWOT-анализ, который помогает учитывать внешние и внутренние риски для компании. Мир быстро развивается, конкуренция становится сильнее, поэтому задач и инструментов становится больше, а технологии сложнее.

Но одновременно развиваются и программы, которые помогают контролировать финансы. Поэтому стоит следить за появлением новых возможностей, чтобы вовремя и быстро применять новые инструменты.