Команда для организации хакатона. Опыт HackDay

Добрый день, дорогие читатели. В сегодняшней статье мы поговорим о команде организаторов хакатона. О том, сколько человек необходимо для организации, какими навыками они должны обладать и как технически выстроить менеджмент, чтобы облегчить себе работу и сделать процесс более прозрачным.

Описанный в статье опыт можно применять для мероприятий любого другого формата размером до 300 человек.

Чтобы понять, сколько людей и с какими компетенциями вам понадобится,

разобьем мероприятие на основные блоки работы:

1. Фандрайзинг

2. Площадка

3. Работа со СМИ

4. Работа по привлечению участников

5. Образовательная программа и менторы

6. Питание и логистика

7. Работа на площадке мероприятия: открытие, чекпойнты, демофест.

8. Отчеты

9. Дизайн

10. Поддержка программистов

11. Координация работы

С пунктами 9 и 10 все понятно – ими должны заняться профильные специалисты. Для хакатона лучше иметь свой стиль, хотя бы отрисованный сайт, несколько баннеров и мобильных растяжек. Это займет от недели до двух недель работы. Больше – по возможности. В минимальном сценарии программист настраивает готовое решение, на это у него уходит от нескольких часов до недели работы. В полном – сайт прорабатывается строго под нужды вашего хакатона, и программист занимается его поддержкой до окончания мероприятия.

При наличии ресурсов можно взять отдельного человека на разработку образовательной программы, на приглашение менторов и организацию их переездов. Этому же человеку можно доверить питание и логистику. При отсутствии таких возможностей эта работа делится между главным оргом и продвиженцем, о котором ниже.

По теме: Как выжать максимум из хакатона?

Открытие, демофест и чекпойнты я рекомендую проводить основному организатору самостоятельно, даже если выступления на публике ему не удаются. По опыту: только человек, полностью вовлеченный в организацию и знающий весь backstage, способен установить наилучший контакт с участниками. Специалисты, которые желательны, но без которых можно обойтись – оператор и фотограф. Также на два дня вам лучше пригласить пару волонтеров на мелкие задачи – например, разложить яблоки, перетащить бинбеги.

На привлечение СМИ и участников, а также на написание текстов, лучше взять отдельного человека: это огромный объем работы даже для мероприятия малого размаха. Тот же человек займется отчетами.

Итого – 4 человека

Основные «боевые единицы» проведения хакатона – главный организатор, он же, как правило, инициатор всей движухи. Плюс человек-продвиженец, человек-дизайнер и человек-программист.

Необходимо два человека на полную занятость за полтора месяца до мероприятия, еще двое – на частичную, в зависимости от размаха хакатона, амбиций организаторов и доступного бюджета.

Расширение команды зависит только от наличия у вас ресурсов. Но, в любом случае, ответственный организатор должен оставить за собой фандрайзинг, координацию, работу с помещением и проведение основных программных блоков хакатона.

По теме: Выживаемость проектов хакатона. Опыт HackDay

На HackDay сейчас заняты 6 человек: координатор, продвиженец, копирайтер, программист, дизайнер. Есть еще специалист с большим опытом организации, который выполняет разные задачи на разных мероприятиях, чтобы разгрузить команду. 

Мотивация

Никакой отдельной мотивации в команде HackDay не предусмотрено. Команда заражается настроением основателей «не организовывать фигни», так и работаем.

Техника взаимоотношений

Команда HackDay работает по методологии Scrum. Раз в неделю проходит митап, на котором каждая боевая единица рассказывает, что сделано за прошедший период, какие планы на следующий отрезок времени. Ближе к мероприятию «скрамы» проводятся чаще.

У нас есть мастер-план, с которым нужно периодически сверяться. Он очень объемный, поэтому даю его кусочек для понимания принципа:

На каждое мероприятие заводится проект в системе управления проектами. Мы используем Asana. Задачи бьются на мелкие:

Для документов используются Google Docs. ВСЕ документы собираются в одной папке, которая должна быть вменяемо названа. Она будет содержать несколько подкатегорий, как минимум, такие:

Вот и все.

В следующей статье мы поговорим о том, как выстроить отношения с командой, которая становится вашим соорганизатором в другом городе.

Технические подробности организации хакатонов того же автора можно почитать тут.

Фото: предоставлены автором.