Колонки

Как не убить презентацию. Семь шагов

Колонки
Максим Горбач
Максим Горбач

CEO и сооснователь Presium

Алена Шаповалова

«Убить» презентацию — это сделать презентацию в пустоту. Потратить своё время, время аудитории и так ничего важного и не сказать. Максим Горбач — партнер, дизайнер-директор студии визуальных коммуникаций Presium — рассказывает про семь шагов, которые помогут этого не сделать.

Как не убить презентацию. Семь шагов

Первый шаг: начать готовиться к презентации заранее

На подготовку качественной презентации стоит закладывать хотя бы неделю рабочего времени. Когда не удается рассчитать, а спикер впопыхах старается сделать хоть что-то, на выступлении мы видим много волнения и мало содержания. Подготовка — это не только время на дизайн и контент, но и работа с текстом выступления и репетицией.

Сара Купер, писательница и экс-директор продукта Google Docs, проанализировала 35 типичных ляпов, которые встречаются в презентациях, сделанных на скорую руку. Вот типичные ошибки:

  • На слайдах встречаются плашки текста Lorem Ipsum или «Заголовок слайда»;
  • Много полупустых слайдов с неуместными гифками или стоковыми фото;
  • Спикер переключается с темы на тему и меняет порядок слайдов прямо во время выступления.

Ляпы встречаются и во время самого выступления: слова-паразиты, неуместные шутки и неловкие движения являются частыми спутниками начинающих спикеров.

Импровизация — конёк опытных выступающих и счастливчиков, которые чувствуют себя на сцене уверенно и органично.

Если пока некомфортно находиться перед большим количеством слушателей, нужно сделать хотя бы 5 — 7 прогонов презентации до мероприятия.

Необходимо репетировать сначала текст, затем подключить к нему презентацию, а на финальных прогонах создать ситуацию, максимально близкую к реальности. Например, надеть костюм, встать на пьедестал и выступить с микрофоном (можно даже с выключенным).

При репетиции обязательно пользоваться таймером и статься заканчивать выступление хотя бы за 30-60 секунд до окончания отведенного времени. Смело режьте текст и убирайте слайды, которые можно будет позже отправить коллегам по почте.

Узнайте, как запустить свой акселератор по ссылке

Нужно рассчитывать, что при нормальном темпе на один слайд уйдет около минуты.

Хорошо бы прогнать выступление перед небольшой аудиторией — это поможет не только увидеть слабые места в презентации, но и немного снизит волнение перед основным мероприятием.

Не будем лукавить: подготовка не избавит от любых форс-мажоров. Но она добавит уверенности и поможет справиться с неожиданностями.

Так, мы готовили презентацию для собрания в одно из министерств и делали электронную версию для всех участников встречи. Сторителлинг, контент и дизайн были согласованы, пока состав участников не расширился на несколько новых важных гостей, для которых нужно было перестроить рассказ. По протоколам безопасности файл с флешки можно было отправить только заранее, поэтому в digital-версии оказался старый.

Мы выкрутились: договорились с оперативной типографией, подготовили расширенную печатную версию для участников, предупредили спикера и успели подготовить для него подсказки на карточках с учетом всех слайдов. А спикер наглядно поднимал свою печатную версию, чтобы слушатели смогли понять, когда нужно смотреть, а когда — читать.

 

Второй шаг: сделать себе план и структуру презентации

Структура — это скелет презентации. Она содержит ответы на вопросы «С чего начинаем?», «Какая проблематика?», «Что будем делать и когда?». Без структуры легко утонуть в несвязанных друг с другом фактах и не привести аудиторию к желаемому действию.

Успешная презентация строится по понятной схеме — вам не нужно изобретать велосипед.

Базовый принцип: у каждой презентации есть цель, которая должна быть выражена действием. Например, не просто «рассказать коллегам о новом проекте», а «побудить коллег к дискуссии» или «увеличить маркетинговые бюджеты».

Вот пример оптимальной структуры презентации о компании:

А вот какой схемой можно воспользоваться для презентации продукта или услуги: 

Структура особенно важна для презентаций стартапов, так как в этом формате ценится лаконичность и четкость вашего предложения. Об идеальной структуре до сих пор спорят даже в YCombinator, 500 startups и Sequoia Capital. Если привести их к общему знаменателю, презентация стартапа должна обязательно содержать блоки:


Ключевое отличие презентации стартапа от презентации компании или продукта — это жесткие стандарты, заданные индустрией и средой акселераторов. В таком формате важно не только рассказать о своем продукте, но и дать общий взгляд на мировой рынок и тренды — иначе зачем инвесторам выбирать именно вас? Есть всего две минуты на слайд.

Однажды клиент обратился к нам с задачей разработки дизайна презентации. Фактически ему нужно было сделать отчетную презентацию о развитии и реализации стратегии.

Первые 30 исходных слайдов были наполнены позитивными фразами, красивыми картинками и верой в успешное будущее. Но перед слайдом «Спасибо за внимание» был еще один, не выделяющийся и наполненный большим количеством сносок.

Посыл слайда был таким: «Нам нужна реструктуризация и новый кредит, чем быстрее тем лучше». И это на предпоследнем слайде.

Мы убедили клиента переделать структуру, перенесли акцент на проблему, ее важность и представили шаги по ее решению. В завершении добавили СТА, призыв к действию: получить одобрение по решениям и создать новый документ для подрядчиков. Решение было положительным. Грамотная презентация помогла компании разобраться в непростой экономической ситуации.

 

Третий шаг: не зачитывать всю информацию со слайдов

Презентация — это не только ваши слайды с красивым дизайном. Если презентацию можно провести без вашего участия, то намного проще и честнее по отношению к аудитории просто скинуть файл на почту.

Специалисты по эмоциональному интеллекту утверждают, что мы запоминаем только эмоции и впечатления. Так что успешный питч наполовину состоит из грамотной подачи. Вот несколько полезных инструментов, которые помогут выступить эффектно.

  • Заранее позаботиться о вопросах из зала и придумать ответы. Зачастую экспертам непросто абстрагироваться от опыта и поставить себя на место слушателя.  Здесь помогут репетиции перед коллегами из других отделов или приятелями. Можно получить обратную связь и написать вопросы заранее. Если такой возможности нет, выручит 10-минутный брейншторм. Большинство вопросов можно предугадать. Ответы лучше зафиксировать письменно — например, на карточках.
  • Начать выступление с предыстории или уместной шутки. Это одни из самых частых приемов выступлений на TED. Залог успешного начала — пробудить в аудитории эмпатию. Если формат строгий, для начала подойдет любой светский вопрос. Как минимум, это заставит слушателей отвлечься от своих дел и вступить с вами в диалог.
  • Завершить речь вдохновляющим призывом к действию или словами благодарности коллегам. Сотни спикеров по всему миру — от Джеффа Безоса до гостей красной ковровой дорожки — предпочитают так завершить выступление. Это не просто дань вежливости, но и продуманный стратегический ход — благодарность или вдохновляющий призыв позволят сгладить углы и избежать критики и грубых вопросов.

 

Четвертый шаг: не уходить в детали дизайна

Пока содержание и контент презентации не готовы, не следует экспериментировать с дизайном. Особенно «вот с той стилистикой, которую я видел вчера у Apple».

У нас в студии есть девиз — «сначала контент, потом дизайн». Минимализм и понятная визуальная иерархия — лучшее решение для большинства компаний. В идеале при подготовке презентации опираться на брендбук и общую айдентику вашего бренда.

Если проект новый или это стартап, стоит опираться на готовые цветовые сочетания — например, из сервиса Coolors. Шрифты лучше всего брать стандартные — это поможет избежать неприятностей при демонстрации презентации на чужих устройствах.

Если действительно хочется «как у Apple», стоит придерживаться двух принципов — лаконичности и минимализма.

Анимация, взрыв-схемы и 3D-объекты, конечно, помогут оживить презентацию, но есть риск, что в неопытных руках это станет похоже на WordArt2007. Лучше сосредоточиться на ёмких тезисах, аккуратной верстке и качественных примерах.

Для тех, кто все же хочет добавить презентации динамики, советуем присмотреться к эффекту анимации Morph, или «Трансформация». Он позволяет делать бесшовные переходы между слайдами — получается стильно и динамично.

Правда, для использования эффекта лучше потренироваться заранее — он отличается от стандартной анимации и для его использования на слайдах должен присутствовать один одинаковый объект, к которому, собственно, и применяется «Трансформация». Вот, как это может выглядеть:


Порой клиент приходит с достаточно размытыми представлениями о стиле презентации. Самые частые ориентиры: «как у Apple», «в стиле Сбера» или «мы премиальные, надо премиально».

С такими ориентирами сложно работать, потому что это сравнения в вакууме, без учета целевой аудитории клиента, его текущего позиционирования и цели продукта.

Поэтому мы проводим брифинги, показываем примеры и референсы, чтобы разобраться и ответить на вопросы, зачем нужен дизайн, какую проблему он решает, какие есть художественные средства и ограничения. И в процессе диалога рождается работающий дизайн под конкретную задачу.

Он может выглядеть по-разному, но цель одна — упростить коммуникацию и донести сообщение, не закрыв его ненужными визуальными деталями. В идеале стоит проводить такой брифинг перед каждой презентацией.

 

Пятый шаг: выбрать удачный способ визуализации данных

Под каждый тип информации подходит своя визуализация. Если показывать динамику прошлого года к текущему, то круговые диаграммы проигрывают гистограммам.

Огромная таблица на весь слайд воспринимается тяжело. Безусловно, в большинстве презентаций не обойтись без числовых данных, особенно, когда речь идет о стратегии или бюджете. 

Вот основные рекомендации по работе с диаграммами и таблицами, которых мы рекомендуем придерживаться.

  • Текст внутри ячеек должен быть выровнен по левому краю, а числа — по правому. Строка с заголовками столбцов должна быть выровнена так же, как и текст — по левому краю;
  • Не писать текст заглавными буквами, курсивом или шрифтом с засечками — это создает визуальный шум;
  • Использовать столбчатые диаграммы, если нужно сравнить два вида показателей за несколько интервалов времени;
  • Линейчатые диаграммы удобны для составления ранжированных списков — рэнкингов;
  • Круговые диаграммы — самые сложные в использовании на слайдах. Если без них не обойтись, нужно учитывать три условия: визуализировать один набор чисел, данные делятся не более чем на шесть составляющих, или их легко сгруппировать, все значения данных неотрицательны.

Стоит присмотреться к менее стандартным способам визуализации данных. Показать процесс или детали работы можно с помощью инфографики. Для демонстрации результатов брейншторма отлично подойдут майнд-карты.

Если важно показать несколько вариантов развития событий, спасут блок-схемы.

Для визуализации длинного отрезка времени мы используем таймлайны. Важно помнить, что любая визуализация должна упрощать восприятие данных, а не усложнять его.

В нашей практике был случай неудачной работы с инфографикой. Мы делали инвестиционный проект для авиакомпании и обратили внимание на деталь в исходном стиле клиента: многие линии и графики заканчивались маленькой иконкой самолета.

Смотрелось необычно и свежо. Но на одном слайде был график со сравнениями объемов авиаперевозок в определенный город, которое выглядело как забор из линий и самолетов. Самолет нашего клиента был впереди всех, практически долетевший до небоскребов на картинке, расположенной рядом.

Не такую метафору хотелось видеть на этом слайде. Мы переделали формат: показали понятную таблицу, выделили логотипы конкурентов, обвели наши результаты и показали цифры большим кеглем и другим цветом. Вместо фотографии добавили карту с точкой города и его названием. Так сообщения считывалось явно, без неправильных ассоциаций.

 

Шестой шаг: брать с собой флешку с исходниками и шрифтами

Чужое устройство — большая вероятность непредвиденной ошибки. Устанавливайте шрифты заранее, берите с собой исходники, а лучше запускайте презентацию со своего компьютера, если есть такая возможность.

Если в презентации использованы нестандартные шрифты, нужно обязательно внедрить их в файл.

Самый удачный вариант — попросить авторов презентации быть на площадке или заранее познакомиться с теми, кто будет руководить воспроизведением материалов.

У нас было много случаев, когда по телефону организаторы говорили, что все отлично работает, но на самом деле шрифты слетали, анимация проигрывалась неправильно или версия PowerPoint была устаревшей.

В таких случаях на помощь приходил собственный компьютер с необходимым софтом, настройками и сильной видеокартой. До мероприятия команда дизайна всегда находилась на низком старте. Поверьте, лучше быть готовым к разным сценариям, чем потерять нервные клетки или провалить выступление.

 

Седьмой шаг: не писать «Спасибо за внимание» на последнем слайде

Концовка — важный эмоциональный триггер. Нужно сделать так, чтобы аудитория запомнила и вас, и посыл, который доносится до нее. Для этого подойдет короткая мотивирующая фраза, небольшая рекомендация, резюме или благодарность. Лучше всего использовать конкретный призыв к действию: «заказать», «скачать», «связаться с нами». «Спасибо за внимание» — одно из самых страшных клише эпохи университетской учебы.

Часто выступление CEO или ведущего мероприятия заканчивается объявлением того, что будет дальше — кейтеринг, КВН или вечеринка. Эта концовка перечеркивает все ваши старания как спикера и не запоминается.

Намного эффективнее построить сторителлинг так, чтобы закончить презентацию на важной эмоциональной ноте. В такие моменты выделяются дофамины и сильнее проявляется чувство общности. Миссия, ценности компании, выраженные простыми словами, объединяют людей в зале и дают большой мотивационный заряд.

 

Вывод

В компаниях по всему миру создаются тысячи презентаций ежедневно. Большинство из них — проходные слайды, не решающие задачи бизнеса.

Пришло время подходить к каждой презентации как к перформансу, креативному инструменту, способному «зажечь» аудиторию идеей и донести ценности компании, приводя аудиторию к желаемому действию.

Фото: Jacob Lund / Shutterstock

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Что в презентации проекта поможет заинтересовать инвестора
  2. 2 Инвесторы назвали стоп-слова, которые нельзя говорить на презентации стартапа
  3. 3 Формула оратора: 12 шагов к убедительным презентациям
AgroCode Hub
Последние новости, актуальные события и нетворкинг в AgroTech-комьюнити — AgroCode Hub
Присоединяйся!