Как не убить презентацию. Семь шагов

Первый шаг: начать готовиться к презентации заранее

На подготовку качественной презентации стоит закладывать хотя бы неделю рабочего времени. Когда не удается рассчитать, а спикер впопыхах старается сделать хоть что-то, на выступлении мы видим много волнения и мало содержания. Подготовка — это не только время на дизайн и контент, но и работа с текстом выступления и репетицией.

Сара Купер, писательница и экс-директор продукта Google Docs, проанализировала 35 типичных ляпов, которые встречаются в презентациях, сделанных на скорую руку. Вот типичные ошибки:

• На слайдах встречаются плашки текста Lorem Ipsum или «Заголовок слайда»;
• Много полупустых слайдов с неуместными гифками или стоковыми фото;
• Спикер переключается с темы на тему и меняет порядок слайдов прямо во время выступления.

Ляпы встречаются и во время самого выступления: слова-паразиты, неуместные шутки и неловкие движения являются частыми спутниками начинающих спикеров.

Если пока некомфортно находиться перед большим количеством слушателей, нужно сделать хотя бы 5 — 7 прогонов презентации до мероприятия.

Необходимо репетировать сначала текст, затем подключить к нему презентацию, а на финальных прогонах создать ситуацию, максимально близкую к реальности. Например, надеть костюм, встать на пьедестал и выступить с микрофоном (можно даже с выключенным).

При репетиции обязательно пользоваться таймером и статься заканчивать выступление хотя бы за 30-60 секунд до окончания отведенного времени. Смело режьте текст и убирайте слайды, которые можно будет позже отправить коллегам по почте.

Хорошо бы прогнать выступление перед небольшой аудиторией — это поможет не только увидеть слабые места в презентации, но и немного снизит волнение перед основным мероприятием.

Не будем лукавить: подготовка не избавит от любых форс-мажоров. Но она добавит уверенности и поможет справиться с неожиданностями.

Так, мы готовили презентацию для собрания в одно из министерств и делали электронную версию для всех участников встречи. Сторителлинг, контент и дизайн были согласованы, пока состав участников не расширился на несколько новых важных гостей, для которых нужно было перестроить рассказ. По протоколам безопасности файл с флешки можно было отправить только заранее, поэтому в digital-версии оказался старый.

Мы выкрутились: договорились с оперативной типографией, подготовили расширенную печатную версию для участников, предупредили спикера и успели подготовить для него подсказки на карточках с учетом всех слайдов. А спикер наглядно поднимал свою печатную версию, чтобы слушатели смогли понять, когда нужно смотреть, а когда — читать.

Второй шаг: сделать себе план и структуру презентации

Структура — это скелет презентации. Она содержит ответы на вопросы «С чего начинаем?», «Какая проблематика?», «Что будем делать и когда?». Без структуры легко утонуть в несвязанных друг с другом фактах и не привести аудиторию к желаемому действию.

Базовый принцип: у каждой презентации есть цель, которая должна быть выражена действием. Например, не просто «рассказать коллегам о новом проекте», а «побудить коллег к дискуссии» или «увеличить маркетинговые бюджеты».

Вот пример оптимальной структуры презентации о компании:

А вот какой схемой можно воспользоваться для презентации продукта или услуги: 

Структура особенно важна для презентаций стартапов, так как в этом формате ценится лаконичность и четкость вашего предложения. Об идеальной структуре до сих пор спорят даже в YCombinator, 500 startups и Sequoia Capital. Если привести их к общему знаменателю, презентация стартапа должна обязательно содержать блоки:

Ключевое отличие презентации стартапа от презентации компании или продукта — это жесткие стандарты, заданные индустрией и средой акселераторов. В таком формате важно не только рассказать о своем продукте, но и дать общий взгляд на мировой рынок и тренды — иначе зачем инвесторам выбирать именно вас? Есть всего две минуты на слайд.

Однажды клиент обратился к нам с задачей разработки дизайна презентации. Фактически ему нужно было сделать отчетную презентацию о развитии и реализации стратегии.

Первые 30 исходных слайдов были наполнены позитивными фразами, красивыми картинками и верой в успешное будущее. Но перед слайдом «Спасибо за внимание» был еще один, не выделяющийся и наполненный большим количеством сносок.

Посыл слайда был таким: «Нам нужна реструктуризация и новый кредит, чем быстрее тем лучше». И это на предпоследнем слайде.

Мы убедили клиента переделать структуру, перенесли акцент на проблему, ее важность и представили шаги по ее решению. В завершении добавили СТА, призыв к действию: получить одобрение по решениям и создать новый документ для подрядчиков. Решение было положительным. Грамотная презентация помогла компании разобраться в непростой экономической ситуации.

Третий шаг: не зачитывать всю информацию со слайдов

Презентация — это не только ваши слайды с красивым дизайном. Если презентацию можно провести без вашего участия, то намного проще и честнее по отношению к аудитории просто скинуть файл на почту.

Специалисты по эмоциональному интеллекту утверждают, что мы запоминаем только эмоции и впечатления. Так что успешный питч наполовину состоит из грамотной подачи. Вот несколько полезных инструментов, которые помогут выступить эффектно.

• Заранее позаботиться о вопросах из зала и придумать ответы. Зачастую экспертам непросто абстрагироваться от опыта и поставить себя на место слушателя.  Здесь помогут репетиции перед коллегами из других отделов или приятелями. Можно получить обратную связь и написать вопросы заранее. Если такой возможности нет, выручит 10-минутный брейншторм. Большинство вопросов можно предугадать. Ответы лучше зафиксировать письменно — например, на карточках.

• Начать выступление с предыстории или уместной шутки. Это одни из самых частых приемов выступлений на TED. Залог успешного начала — пробудить в аудитории эмпатию. Если формат строгий, для начала подойдет любой светский вопрос. Как минимум, это заставит слушателей отвлечься от своих дел и вступить с вами в диалог.
• Завершить речь вдохновляющим призывом к действию или словами благодарности коллегам. Сотни спикеров по всему миру — от Джеффа Безоса до гостей красной ковровой дорожки — предпочитают так завершить выступление. Это не просто дань вежливости, но и продуманный стратегический ход — благодарность или вдохновляющий призыв позволят сгладить углы и избежать критики и грубых вопросов.

Четвертый шаг: не уходить в детали дизайна

Пока содержание и контент презентации не готовы, не следует экспериментировать с дизайном. Особенно «вот с той стилистикой, которую я видел вчера у Apple».

У нас в студии есть девиз — «сначала контент, потом дизайн». Минимализм и понятная визуальная иерархия — лучшее решение для большинства компаний. В идеале при подготовке презентации опираться на брендбук и общую айдентику вашего бренда.

Если проект новый или это стартап, стоит опираться на готовые цветовые сочетания — например, из сервиса Coolors. Шрифты лучше всего брать стандартные — это поможет избежать неприятностей при демонстрации презентации на чужих устройствах.

Анимация, взрыв-схемы и 3D-объекты, конечно, помогут оживить презентацию, но есть риск, что в неопытных руках это станет похоже на WordArt2007. Лучше сосредоточиться на ёмких тезисах, аккуратной верстке и качественных примерах.

Для тех, кто все же хочет добавить презентации динамики, советуем присмотреться к эффекту анимации Morph, или «Трансформация». Он позволяет делать бесшовные переходы между слайдами — получается стильно и динамично.

Правда, для использования эффекта лучше потренироваться заранее — он отличается от стандартной анимации и для его использования на слайдах должен присутствовать один одинаковый объект, к которому, собственно, и применяется «Трансформация». Вот, как это может выглядеть:

Порой клиент приходит с достаточно размытыми представлениями о стиле презентации. Самые частые ориентиры: «как у Apple», «в стиле Сбера» или «мы премиальные, надо премиально».

С такими ориентирами сложно работать, потому что это сравнения в вакууме, без учета целевой аудитории клиента, его текущего позиционирования и цели продукта.

Поэтому мы проводим брифинги, показываем примеры и референсы, чтобы разобраться и ответить на вопросы, зачем нужен дизайн, какую проблему он решает, какие есть художественные средства и ограничения. И в процессе диалога рождается работающий дизайн под конкретную задачу.

Он может выглядеть по-разному, но цель одна — упростить коммуникацию и донести сообщение, не закрыв его ненужными визуальными деталями. В идеале стоит проводить такой брифинг перед каждой презентацией.

Пятый шаг: выбрать удачный способ визуализации данных

Под каждый тип информации подходит своя визуализация. Если показывать динамику прошлого года к текущему, то круговые диаграммы проигрывают гистограммам.

Вот основные рекомендации по работе с диаграммами и таблицами, которых мы рекомендуем придерживаться.

• Текст внутри ячеек должен быть выровнен по левому краю, а числа — по правому. Строка с заголовками столбцов должна быть выровнена так же, как и текст — по левому краю;
• Не писать текст заглавными буквами, курсивом или шрифтом с засечками — это создает визуальный шум;
• Использовать столбчатые диаграммы, если нужно сравнить два вида показателей за несколько интервалов времени;
• Линейчатые диаграммы удобны для составления ранжированных списков — рэнкингов;
• Круговые диаграммы — самые сложные в использовании на слайдах. Если без них не обойтись, нужно учитывать три условия: визуализировать один набор чисел, данные делятся не более чем на шесть составляющих, или их легко сгруппировать, все значения данных неотрицательны.

Стоит присмотреться к менее стандартным способам визуализации данных. Показать процесс или детали работы можно с помощью инфографики. Для демонстрации результатов брейншторма отлично подойдут майнд-карты.

Для визуализации длинного отрезка времени мы используем таймлайны. Важно помнить, что любая визуализация должна упрощать восприятие данных, а не усложнять его.

В нашей практике был случай неудачной работы с инфографикой. Мы делали инвестиционный проект для авиакомпании и обратили внимание на деталь в исходном стиле клиента: многие линии и графики заканчивались маленькой иконкой самолета.

Смотрелось необычно и свежо. Но на одном слайде был график со сравнениями объемов авиаперевозок в определенный город, которое выглядело как забор из линий и самолетов. Самолет нашего клиента был впереди всех, практически долетевший до небоскребов на картинке, расположенной рядом.

Не такую метафору хотелось видеть на этом слайде. Мы переделали формат: показали понятную таблицу, выделили логотипы конкурентов, обвели наши результаты и показали цифры большим кеглем и другим цветом. Вместо фотографии добавили карту с точкой города и его названием. Так сообщения считывалось явно, без неправильных ассоциаций.

Шестой шаг: брать с собой флешку с исходниками и шрифтами

Чужое устройство — большая вероятность непредвиденной ошибки. Устанавливайте шрифты заранее, берите с собой исходники, а лучше запускайте презентацию со своего компьютера, если есть такая возможность.

Самый удачный вариант — попросить авторов презентации быть на площадке или заранее познакомиться с теми, кто будет руководить воспроизведением материалов.

У нас было много случаев, когда по телефону организаторы говорили, что все отлично работает, но на самом деле шрифты слетали, анимация проигрывалась неправильно или версия PowerPoint была устаревшей.

В таких случаях на помощь приходил собственный компьютер с необходимым софтом, настройками и сильной видеокартой. До мероприятия команда дизайна всегда находилась на низком старте. Поверьте, лучше быть готовым к разным сценариям, чем потерять нервные клетки или провалить выступление.

Седьмой шаг: не писать «Спасибо за внимание» на последнем слайде

Концовка — важный эмоциональный триггер. Нужно сделать так, чтобы аудитория запомнила и вас, и посыл, который доносится до нее. Для этого подойдет короткая мотивирующая фраза, небольшая рекомендация, резюме или благодарность. Лучше всего использовать конкретный призыв к действию: «заказать», «скачать», «связаться с нами». «Спасибо за внимание» — одно из самых страшных клише эпохи университетской учебы.

Намного эффективнее построить сторителлинг так, чтобы закончить презентацию на важной эмоциональной ноте. В такие моменты выделяются дофамины и сильнее проявляется чувство общности. Миссия, ценности компании, выраженные простыми словами, объединяют людей в зале и дают большой мотивационный заряд.

Вывод

В компаниях по всему миру создаются тысячи презентаций ежедневно. Большинство из них — проходные слайды, не решающие задачи бизнеса.

Пришло время подходить к каждой презентации как к перформансу, креативному инструменту, способному «зажечь» аудиторию идеей и донести ценности компании, приводя аудиторию к желаемому действию.