Колонки

«План Б»: как управлять производством в кризис

Колонки
Алексей Нефедов
Алексей Нефедов

основатель Leks-Studio

Ольга Лисина

Основатель компании по производству декораций Leks-Studio Алексей Нефедов рассказывает, как разработать антикризисную стратегию и какие меры помогут пережить ситуацию с эпидемией и свести к минимуму негативные последствия.

«План Б»: как управлять производством в кризис

Пандемия коронавируса оказывает мощное влияние на мировую экономику — тысячи производств по всему миру закрываются или временно приостанавливают свою работу. По прогнозам McKinsey, экономическая ситуация будет ухудшаться и дальше — и это требует от бизнеса долгосрочного антикризисного плана.

Мы работаем в сфере производства декораций для оформления ТЦ и мероприятий. К сожалению, эти рынки сильно пострадали от эпидемии. Сначала россияне сократили число походов в ТЦ, а затем указ мэра Москвы и вовсе поставил под запрет их посещение. 

Event-индустрия после введения ограничения массовых мероприятий также практически остановила свою работу. Общий ущерб от снижения доходов наших клиентов сейчас сложно оценить, но чтобы минимизировать потери, мы разработали антикризисную программу, включающую три ключевых направления действий.

В нашем случае дополнительным плюсом стало то, что во многом мы готовились к потенциальному кризису заранее и потому хорошо представляем, как преодолеть его последствия.

Отслеживаем экономическую ситуацию и ведем коммуникацию

Мы систематически отслеживаем информацию от официальных органов власти (портал мэра Москвы, сайт Роспотребнадзора) и популярных новостных ресурсов. Кроме того, регулярно совещаемся с заказчиками и поставщиками относительно минимизации цен и получения льготных условий по поставкам.

Мониторинг новостей и активная коммуникация с контрагентами уже когда-то помогли нам. К примеру, в январе 2020 года мы готовили арт-объекты для Российского инвестиционного форума, который должен был пройти в феврале в Сочи. В конце января в СМИ стали появляться новости о его переносе. 

С нашим заказчиком, застройщиком выставочных стендов, мы работали по частичной предоплате. Перенос сроков проведения форума привел к тому, что клиенту нечем было оплачивать остаток суммы заказа. Поэтому сразу после этого случая со всеми выставочными компаниями мы перешли на 100% предоплату по проектам, что помогло нам аккумулировать средства вне зависимости от того, когда состоится мероприятие.

А 25 марта Владимир Путин в своем обращении к нации предложил снизить вдвое размер страховых взносов, а также предоставить отсрочку по налогам на ближайшие полгода для компаний из малого и среднего бизнеса. Кроме того, президент объявил период до 30 апреля нерабочим для большинства отраслей экономики, что также потребовало от нас максимально оперативной реакции на изменения.

Нужно было быстро решить, как перекроить рабочее расписание и перераспределить задачи так, чтобы в связи с вынужденным перерывом управиться с выполнением заказов в сроки.

Сокращаем издержки

За годы работы мы постарались окружить себя людьми, которые мыслят с нашей компанией в одном направлении. Поэтому с наступлением кризиса мы все осознали, что находимся в одной лодке и только вместе сможем справиться.

Мы ведем переговоры с поставщиками на предмет фиксации цен на ближайший период. На текущий момент товарные остатки удалось закупить по ценам, действовавшим до роста доллара.

Новые партии материалов, которые завозятся из Европы, приходится приобретать по цене на 20% выше.

Безусловно, мы не можем переложить разницу в стоимости полностью на клиента, поэтому сокращаем маржинальность. Мы также предлагаем заказчикам альтернативные материалы, которые по качеству несколько уступают европейским, но позволяют оставаться в рамках заданных бюджетов. Кроме того, со всеми поставщиками мы стараемся договариваться об отсрочках платежей.

Особое внимание уделяем браку и целесообразности расхода материалов — это позволяет сократить издержки на 5–10%.

Наша команда — это системообразующая структура, поэтому в условиях пандемии мы обязаны в первую очередь позаботиться о своих работниках. Еще в середине марта в целях безопасности мы отправили офисных сотрудников на удаленку. Благодаря этой мере также сократились расходы на обеспечение работы офиса. 

Мы уже договорились с арендодателями о скидке на аренду помещения для производства, расположенного на площади 2,5 тысячи кв. м. Также мы ведем переговоры с собственником о предоставлении льгот по аренде офиса.

Так как 14 марта мэр Москвы издал указ о том, что пандемия коронавируса официально классифицируется как обстоятельство непреодолимой силы, в письмах для арендодателей мы опираемся на пункты о форс-мажоре. К каждому письму мы прилагаем официальный указ Сергея Собянина.

Оптимизируем производственные процессы

Наблюдая за тем, какой ущерб принес сфере ритейла на Западе кризис 2008 года, мы еще на этапе запуска производства в 2013 году задумались о том, как по максимуму можно обезопасить себя на случай нового экономического катаклизма.

План состоял в том, чтобы добиться оптимального соотношения цены и качества. Так мы смогли бы предлагать клиентам решения в разном ценовом диапазоне и оставаться востребованными в непростые для экономики времена. Мы поняли, что сможем добиться этого при помощи оптимизации бизнес-процессов.

Наши решения по оптимизации включают в себя автоматизацию производства и меры, направленные на сокращение издержек в других областях. В производстве мы активно инвестируем в технологии — поручаем как можно больше ручной работы роботам.

К примеру, основу для декораций — пенополистирол — нарезают в готовые фигуры пять специальных ЧПУ-станков. Их применение позволило увеличить скорость выполнения работ на 100–150%.

На сегодня в наше производство входят столярный, сварочный, фрезеровочный, макетный, бутафорский и покрасочный цеха. В каждом цехе располагается соответствующее оборудование — от стандартных ручных инструментов до сложных специализированных ЧПУ-станков.

Сейчас мы закупили еще несколько устройств, работающих без вмешательства человека, причем нам удалось приобрести оборудование по ценам до роста доллара.

Значительные изменения коснулись и работы других отделов нашей компании. Для этого мы активно вкладываемся в разработку IT-систем. Все рабочие процессы ведутся через CRM-программу. В дополнение к ней мы вводим в обращение мобильное приложение для оптимизации этапов выполнения заказа. С появлением IT-систем количество ошибок у сотрудников снизилось на 70%.

Все эти действия позволили взять под контроль фонд оплаты труда, а также снизить вероятность ошибок и брака на производстве. В конечном счете это помогло сформировать более гибкое ценовое предложение. В свое время одна только автоматизация производства обошлась нам в сумму около 20 млн рублей, но в условиях кризиса мы все больше убеждаемся, что затраты того стоили.

Благодаря тому, что мы позаботились об антикризисных мерах заранее, сейчас мы хорошо подготовлены к неизбежному падению доходов вследствие пандемии. Мы планируем затянуть пояса и без ложного оптимизма следить за развитием ситуации в стране и в мире.

Оказываем социальную поддержку сотрудникам и клиентам

В условиях пандемии коронавируса особенно востребованы защитные маски и респираторы, но отыскать их в продаже все сложнее, а цены на них нередко серьезно завышены.

Мы нашли информацию о том, что в США уже используют 3D-принтеры для печати масок и респираторов. Учитывая наличие у нас в производстве аналогичных печатающих устройств, решение о применении американской идеи в России напрашивалось само собой.

Мы принципиально не реализовываем наши респираторы на коммерческой основе. Вместо это мы решили раздавать их бесплатно нашим сотрудникам и их близким, клиентам, а также развозить по соседним предприятиям.

К сожалению, в условиях кризиса мы не можем обеспечить большие объемы производства защитных средств, поэтому призываем всех, у кого есть 3D-принтеры, также подключаться к нашей акции.

Осваиваем новые направления

В связи с тем, что event-индустрия сейчас практически не функционирует, мы решили запустить новое направление по созданию декораций для YouTube-каналов, онлайн-школ, онлайн-конференций и вебинаров. Сейчас эти направления активно развиваются, а конкуренция растет. 

Упаковка своих услуг — важнейший элемент позиционирования. Спикерам хочется выделяться на фоне конкурентов чем-то нестандартным, быть узнаваемыми. При этом немногие сейчас используют красивые пресс-воллы или логотипы, что уж говорить о полноценных студиях. Мы предлагаем клиентам разработку индивидуального дизайна и создание оформления под конкретную задачу и бюджет.

Как получить максимум

  • В активной фазе кризиса изменения в работе инфраструктуры государства происходят постоянно. Систематически отслеживайте новости и оперативно реагируйте на информацию. К примеру, можно перейти на схему полной предоплаты ваших заказов, ведь в условиях пандемии есть вероятность срыва любых договоренностей.
  • При сокращении издержек полезно применять системный подход. В производстве по договоренности с заказчиком можно использовать альтернативные материалы ради сохранения рамок бюджета. С подрядчиками можно договариваться о фиксации цен на сырье и отсрочке платежей, с арендодателями — о предоставлении арендных каникул.
    Перевод части сотрудников на удаленную занятость не только обеспечит безопасность персонала в условиях эпидемии, но и позволит сократить расходы на оплату труда и обеспечение офиса.
  • Лучше все заранее заложить в бюджет и стратегию возможность наступления масштабного экономического кризиса. Вовремя проведенная оптимизация бизнес-процессов позволит вашей компании быть подготовленной к сложным временам. Эти меры могут включать в себя как автоматизацию производства, так и решения, направленные на грамотную организацию в других областях.
    Системная оптимизация позволит сформировать более гибкое ценовое предложение для клиентов, что пригодится в пору, когда доходы заказчиков временно снизятся.

Фото на обложке: Shutterstock / Roman Zaiets

Фото в тексте: Leks-Studio

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Что нужно знать, выбирая робота на производство: гид
  2. 2 Как открыть производство в России ― пять советов
  3. 3 Как эффективно модернизировать производство

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase