Колонки

Гайд по Notion: как дистанционно контролировать задачи с помощью одной программы

Колонки
Александр Пряхин
Александр Пряхин

основатель компании Outlines Tech

Ольга Лисина

Необходимость удаленной работы в 2020 году застала многие компании врасплох: пришлось быстро адаптироваться к новым условиям, изучать программы для трекинга задач и контролировать KPI сотрудников дистанционно. 

Александр Пряхин, основатель компании Outlines Tech, занимающейся разработкой и рекрутингом IT-специалистов, уже много лет работает с распределенными командами. В этой колонке он делится личным гайдом по одной из самых актуальных (и, на первый взгляд, непонятных) программ –– Notion.

Гайд по Notion: как дистанционно контролировать задачи с помощью одной программы

Как мы пришли к Notion и в чем ее преимущества

Мы активно используем Notion в направлении аутстаффа. Коллектив состоит из команд рекрутеров (по 4–5 человек), менеджеров по работе с клиентами и операционного менеджера. Все работают из разных городов: Москвы, Нижнего Новгорода, Краснодара, Санкт-Петербурга и Иркутска. 

Ежедневно синхронизироваться помогают Slack и Zoom, а все внутренние процессы, кроме финансового планирования, мы ведем в Notion. 

До Notion мы использовали Trello, Google Docs и pdf-документы. Контролировать работу в нескольких сервисах неудобно, поэтому искали что-то универсальное. 

Большой плюс в копилку Notion — легкость «переезда», так как есть автоматический импорт данных из Trello и Google Docs. Мы перевели почти все данные практически бесшовно примерно за один час. Все оказалось в одном месте: процессы, онбординги, база знаний, CRM-ки, трекшен, задачи, доски. 

Единственное исключение — финансовый план, так как у Notion слабая функциональность таблиц.

Но главное, почему мы выбрали Notion — универсальность: таблицы, доски, списки, десяток видов полей для карточек, шаблоны, календари, функции текстового редактора, подключение сторонних сервисов, код сниппеты, медиа.

Инструментов хватает, чтобы решить большинство задач и сконструировать все так, как нам удобно.

Notion заточен под коллективную работу: можно оставлять комментарии, упоминать коллег, создавать обсуждения и получать уведомления. 


Какие есть недостатки

В работе с Notion у нас были две основные боли: 

  1. Слабая функциональность таблиц: нет возможности работать с формулами, создавать связки и условное форматирование, консолидировать данные, как мы привыкли в Excel и Google Таблицах. По этой причине финансовыми документами мы продолжаем управлять в Excel. 
  2. Недостаток функций для CRM: не хватает автоматического построения воронок, синхронизации с облачными АТС, сбора статистики и интеграции со многими сервисами. 

Остальные функции оказались удобными — и мы продолжаем тестировать их для разных задач. 


С чего начать работу

В Notion простой и удобный интерфейс: есть рабочее пространство, сайдбар с деревом страниц, поле для организации и редактирования элементов в центре экрана. Базовые сценарии работы и функции похожи на популярные Evernote, Trello, Google Docs и блокнот. 

Когда мы внедряли Notion, сделали акцент на понятной структуре рабочего пространства и провели онлайн-презентацию для команды с демонстрацией основных сценариев работы. 

Для комфортной адаптации новых сотрудников мы организовали онбординг-трек сразу в Notion: сотрудник проходит задания по чек-листу, изучает основные правила, процессы, инструменты, одновременно знакомясь с функциями и привыкая к интерфейсу. 


Платно или бесплатно

Тарифы в Notion глобально делятся на личное и командное пользование.

Все варианты можно попробовать бесплатно.

Недавно компания предоставила полностью бесплатный доступ для персональной работы с приложением (раньше можно было создавать не более тысячи блоков контента). 

Но чтобы иметь историю версий, загружать неограниченное количество файлов и шарить страницы более чем на пять человек, нужно подключать подписку за $4 в месяц для годового абонемента или $5 ежемесячно. 

Если вы решили перенести все процессы и команду в Notion, доступ будет стоить $8 каждый месяц за одного человека при покупке годового абонемента или по $10 ежемесячно. А для расширенной поддержки и безопасности можно оформить индивидуальный тариф Enterprise. 

Кстати, сейчас компания дает бесплатный командный доступ для некоммерческих организаций, занимающихся борьбой с COVID-19.


Базовые возможности и основные фичи 

Идея Notion простая — есть несколько десятков блоков, из которых создаются страницы. Мы видим Notion как конструктор, который решает практически любые задачи так, как нам нужно. 

Вот короткий обзор блоков:

  • текстовые: заголовки, буллиты, цифровые списки, раскрывающиеся списки, выделение цитаты, выделение по типу «заметки», код-сниппет, уравнения, формулы;



  • для работы с данными: таблицы, доски, списки, календари, галереи;


  • медиаблоки: любые файлы, аудио, видео, веб-закладка, изображения;
  • для командной работы: упоминания коллег, связка с другими страницами и напоминания, to-do листы;
  • связки с сервисами: Figma, GitHub, Miro, Google Docs, Invision и другими.

Таких блоков достаточно, чтобы создать CRM, базу знаний, онбординги, чек-листы, лидерсборды, шаблоны типовых писем и гайдлайны по процессам. 


Навигация в Notion иерархическая: 

  1. На верхнем уровне — рабочие пространства. У нас есть главная страница с навигацией, воркспейсы по клиентам и направлениям деятельности.



  2. Внутри рабочих пространств создаются страницы с почти бесконечными вложениями и связками страниц.


Важная фича для удаленных команд — коллективное редактирование в режиме реального времени. Часто для обсуждения мы ставим упоминания коллег и создаем комментарии-дискуссию к любому блоку или контенту. Когда вопрос решен — просто закрываем дискуссию, как решенную. 

Кстати, можно подписаться на уведомления об изменениях к любой странице. А если что-то случайно было удалено, добавлено или неудачно поменялась конфигурация, всегда можно восстановить нужную версию страницы благодаря версионности. 


Как достичь максимума

Вот несколько лайфхаков, которые упростят работу в Notion:

  1. Используйте шаблоны. В Notion можно создавать шаблоны страниц, баз данных с настроенными полями –– поставить в них атрибуты по умолчанию и дублировать для экономии времени.
  2. В базах данных по кнопке Search не найдешь информацию в комментариях –– для этого надо использовать Quick Find (Ctrl + P).
  3. Базы данных имеют несколько режимов просмотра: доски, список, календарь, галерея, таблица. Каждый режим имеет собственные параметры — можно настроить под свои потребности. 
  4. Не пренебрегайте навигацией — обязательно создайте главную страницу с разделами и рабочими пространствами, которые создадите в Notion. 
  5. В платной версии есть версионность, поэтому не переживайте, если что-то сломаете. Мы часто ей пользуемся. :)

Фото на обложке: comzeal images / Shutterstock 

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Семь секретов Slack, которые упростят ваше общение с коллегами
  2. 2 Работа в самоизоляции: 10 полезных инструментов для перехода на удаленку
  3. 3 Эти 10 сервисов для работы, общения и поиска информации помогут вам избавиться от Google

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase