Истории

Восемь простых правил, которые сделают общение в Slack комфортнее

Истории
Александра Степанова
Александра Степанова

Редактор

Александра Степанова

Вести рабочую переписку в мессенджерах бывает утомительно — как тем, кто работает удаленно не первый год, так и тем, кто впервые столкнулся с этим форматом в период самоизоляции. Компании часто выбирают для текстового общения Slack. Разбираемся, какие правила общения в этом приложении стоит соблюдать, чтобы не раздражать коллег.

Восемь простых правил, которые сделают общение в Slack комфортнее

«При общении онлайн гораздо сложнее понять друг друга, потому что в текстовом формате сложно верно передать тон, — объясняет Элейн Суонн, эксперт по этикету и основатель Swann School of Protocol. — Мы не слышим интонации собеседника и не видим язык тела, который иногда может быть информативнее слов». Если добавить к этому частые обновления и спам в рабочих каналах, раздражение от такого формата общения почти гарантировано.

Устроившись на работу в компанию, изучите историю чата в Slack. Это поможет понять, какой стиль общения принят в коллективе — что обсуждают в рабочем чате? Часто ли здесь шутят, используют ли эмодзи? Это поможет вам быстрее адаптироваться. Вот несколько советов, которые помогут вам в общении с коллегами.

Используйте треды и не отключайте уведомления

В разгар творческого процесса в одном и том же канале может одновременно происходить несколько разговоров. Треды в Slack помогают организовать этот хаос.

«С помощью этой функции можно уменьшить количество уведомлений и не отвлекаться на разговоры, которые не требуют вашего внимания, — рассказывает Натали Шён, старший медиа-стратег в агентстве по коммуникациям и маркетингу BAM. — Если вам нужно пригласить пользователя к обсуждению определенной темы, нажмите @ и введите его имя в соответствующем сообщении».

Чтобы начать обсуждение, наведите курсор мыши на сообщение и нажмите кнопку «Reply as Thread».

Треды позволяют поддерживать разговор, не отвлекаясь на другие обсуждения. Это особенно актуально, когда в чате присутствует несколько человек, или если участники беседы находятся в разных часовых поясах. Кроме того, такие обсуждения проще искать — вы можете сразу выйти на ветку беседы, а не на отдельные сообщения. Если пользователи долго не получают сообщений из треда, они могут забывать о его существовании. Если вы чувствуете, что отстаете, откройте Preferences > Notifications и нажмите "Notify Me About Replies to Threads".

Отправляйте длинные сообщения

Распространенная проблема. «Вместо того, чтобы посылать пять коротких сообщений друг за другом, потратьте минуту на то, чтобы сформулировать мысль», — советует Суонн.

Подумайте о собеседнике — бесконечно вибрирующий телефон сильно отвлекает. Относитесь к рабочим сообщениям как к небольшим электронным письмам и не требуйте немедленного ответа, если ваш коллега занят.

Вешайте в статусе эмодзи, отражающие текущие задачи

На первый взгляд Slack напоминает обычный мессенджер, но ожидать мгновенных ответов здесь не стоит — если человек находится на совещании или занят срочной работой, постоянные уведомления будут только отвлекать.

Чтобы коллеги понимали, когда вас лучше не беспокоить, используйте статусы. Для этого нажмите на поле Update Your Status в верхнем левом углу экрана. В программе есть несколько статусов по умолчанию — например, «На больничном» или «На совещании», но вы можете придумать и собственные обозначения. «Мы договорились, что эмодзи с едой — это обеденный перерыв, а значок камеры — съемки, — рассказывает Кей-Кей Клэпп, директор по контенту сайта iFixit. — Если вы используете плагин Google Календаря, Slack может автоматически вешать в статусе эмодзи, обозначающее совещание».

Используйте эмодзи для быстрых ответов

Что лучше, лаконичное «ОК» или молчаливое согласие? В Slack для коротких ответов можно использовать эмодзи. Просто наведите указатель мыши на сообщение и нажмите кнопку «Добавить реакцию» справа. «Нет ничего хуже, чем отправить старательно продуманное сообщение в Slack и получить в ответ тишину, — считает Клэпп. — Как руководителю, мне важно видеть, что команда со мной на связи. Эмодзи — удобный способ это показать».

Смайлики помогают оживить обстановку, а в некоторых случаях передать язык тела, но с ними важно не переусердствовать. «Некоторые пользователи заменяют половину слов в сообщении на эмодзи — это уже чересчур, — считает Мелани Пинола, автор тестов в Wirecutter, в прошлом менеджер удаленной командой в Zapier. — Расшифровывать такие послания довольно утомительно».

Заполните профиль

Сложно запомнить коллег, не встречаясь с ними регулярно у кулера или кофейного автомата. Чтобы окружающим было проще узнавать вас, заполните профиль: «Укажите побольше подробностей: отдел, должность, местное время, номер телефона, часы работы, произношение имени и т.д., — советует Пинола, — Так окружающие смогут понять, в какое время к вам лучше обращаться». Важно использовать в профиле свое настоящее имя и реальное фото — гораздо проще общаться с живым человеком, чем отправлять сообщения волнистой линии с именем c00ldawg76. По словам Пинолы, в Zapier этот совет входит в список рекомендаций по работе со Slack, который компания публикует в открытом доступе и отправляет новым сотрудникам.

Создавайте каналы

Если в компании всего несколько каналов, они будут завалены множеством обсуждений, интересных лишь нескольким их участникам. Шён рассказывает, что в режиме самоизоляции их компания стала использовать Slack чаще обычного, и привычный режим общения в мессенджере потребовал корректировок. «Сначала мы отправляли множество новостей, связанных с COVID-19, в общекорпоративный канал #IndustryNews, но со временем заметили, что такой поток сообщений о пандемии угнетает участников, — объясняет она. — Поэтому мы создали отдельный канал #Coronavirus, в который можно заглянуть в течение дня». Звук любого канала можно отключить, щелкнув правой кнопкой мыши — тогда вы увидите обновления, только если кто-то обратится к вам лично, используя @.

В компании могут быть свои правила, связанные с созданием каналов: узнайте, кто и в каких случаях может их создавать, а также есть ли ограничения по их названию. Если у вас пока нет соответствующего разрешения, спросите, можно ли разделить занятый канал или удалить ненужные.

Помните о личном пространстве

Иногда важные мысли по работе приходят вечером, когда писать коллегам слишком поздно. Чтобы не упустить идею, отправляйте отложенные сообщения — для этого в Slack есть специальный инструмент. Иногда работодатели сами советуют сотрудникам настроить этот механизм. Нажмите Preferences > Notifications > Notification Schedule и укажите удобное время для получения уведомлений (например, в течение рабочего дня или с 7:00 до 19:00).

Не ограничивайтесь Slack

Конечно, можно пытаться передать в тексте все оттенки смысла, но иногда бывает проще позвонить. Короткий телефонный разговор может оказаться гораздо эффективнее, чем 15-минутная переписка в мессенджере.

Кроме того, некоторые разговоры вообще не стоит вести на общедоступных платформах. «Будьте внимательны при отправке сообщений, чтобы не попасть в неловкую ситуацию, — напоминает Суонн. — Часто бывает, что пользователь хочет отправить личное сообщение собеседнику, но случайно попадает в общий чат». Платформы регулярно взламываются, поэтому сообщения в Slack и других мессенджерах стоит воспринимать как тексты, размещенные в открытом доступе. Осторожность не повредит.

Источник.

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Семь секретов Slack, которые упростят ваше общение с коллегами
  2. 2 Запущено Slack-сообщество для питчей стартапов
  3. 3 Как мессенджеры изменили человеческое взаимодействие
  4. 4 История Slack: от чата в провалившейся видеоигре до популярного корпоративного мессенджера

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase

ВОЗМОЖНОСТИ

13 августа 2020

Pulkovo.Hack

19 августа 2020

Tele2 Solutions Days

20 августа 2020

#Прокачайбизнес