Колонки

Работа в самоизоляции: 10 полезных инструментов для перехода на удаленку

Колонки
Анастасия Кулемина
Анастасия Кулемина

маркетолог бизнес-инкубатора НИУ ВШЭ

Ольга Лисина

Коронавирус объявили пандемией. Границы закрываются, сообщения между странами прекращаются и с каждым днем все больше компаний переходят на дистанционный режим работы. 

Анастасия Кулемина, маркетолог бизнес-инкубатора НИУ ВШЭ, делится советами и инструментами, которые помогут быстро перейти в онлайн, сохранив эффективные коммуникации с командой и аудиторией.

Работа в самоизоляции: 10 полезных инструментов для перехода на удаленку

Соблюдайте рабочий график

Тот факт, что у сотрудников появилась возможность не приходить в офис, а решать все задачи в уютной домашней обстановке, совсем не означает, что можно работать, когда вздумается.

Помните, что в процессе работы мы общаемся с большим количеством людей и зачастую они зависят от наших действий или наоборот. Поэтому не подводите друг друга. Если в офисе вы работали с 09:00 до 18:00, возьмите в привычку выделять это же время на работу дома. 

В инкубаторе мы используем Google-календарь для планирования активностей внутри команды и Calendly для планирования собеседований команд в наши программы. С первым инструментом вы наверняка хорошо знакомы, а вот про второй расскажем подробнее.

Calendly — удобный сервис для планирования. Может создавать групповые события, умеет настраивать напоминания на почту, внешний вид этих напоминаний, делает ссылки-приглашения, а также формирует отчеты и интегрируется с CRM — мы, в частности, пробовали с Podio и c Airtable. Есть командный дашборд.

Еще вам может пригодиться Toggl — это веб-сервис для отслеживания как своего личного, так и командного времени. Поможет увеличить эффективность, контролировать время сотрудников и остановить прокрастинацию. Наша команда им не пользуется, но штука полезная.


Поддерживайте коммуникацию с командой и пользователями

Выбор нашей команды для поддержания онлайн-коммуникации:

  • Asana — используем для постановки задач. Красивый и понятный интерфейс, можно создавать проекты и задачи внутри него, а также команды. Доступ к задачам можно предоставить как команде, так и отдельным людям в ней. Задачи удобно смотреть в виде списка или календаря, есть отдельные листы с файлами из задачи.
  • Discord — мессенджер для общения внутри команды. Есть приложения для десктопов и для смартфонов. Можно создавать общие чаты или общаться в личных сообщениях. Можно добавлять пользователей в друзья или блокировать. Есть отдельная вкладка для поиска по упоминаниям. Плюсы: рабочая переписка отделена от личной, программа бесплатная.
  • Slack — самый известный из корпоративных мессенджеров. В нем команда инкубатора взаимодействует с резидентами. В Slack’e собрано все, что нужно нашим проектам: расписание, анонсы, обратная связь по питчам, база знаний и просто пространство для нетворкинга. Удобно уходить из общего канала в личную переписку.
  • Zoom — простая и удобная платформа для видео- и аудиоконференцсвязи. Есть веб-версия, приложения для десктопа и для телефона. Возможность проводить вебинары на ютубе, делать заметки в white board и записывать звонки с видео выгодно отличает его от других подобных приложений. Используем для проведения внутренних и внешних мероприятий.
  • Notion — не все из нашей команды признают эти милые «хипстерские заметки», но этот инструмент полезен для работы со стажерами. Его удобно использовать как базу знаний: добавлять инструкции, обучающие материалы, делиться доступами к различным онлайн-урокам. Очень красивый дизайн и удобный интерфейс.

Не отменяйте активности

Каждая неделя у нас насыщена событиями. У нас есть внутренние мероприятия — еженедельные демо и питчи, которые мы проводим для резидентов. И внешние, открытые — Pizza Pitch, различные лекции, мастер-классы и митапы. 

Обычно все эти мероприятия проходят очно, но сейчас далеко не все готовы оказаться в скоплении людей, даже если их меньше 50 человек. Каким бы полезным и продуктивным ни было само мероприятие и нетворкинг на нем, здоровье все же на первом месте.

Мы не хотим, чтобы проекты теряли возможность выступать перед аудиторией и получать мнения экспертов, а аудитория лишалась полезной информации и знакомства с молодыми перспективными проектами. Поэтому мы решили ничего не отменять, а просто организовать все события в формате вебинаров и онлайн-тренингов при помощи того же Zoom’a.

Конечно, для аудитории тут есть минусы: нет живого собеседника напротив, а значит, все воспринимается не так серьезно, как очное выступление; меньше возможности пообщаться стихийно — за чашкой кофе или во время короткой прогулки до метро.

Но есть и плюсы: не нужно тратить время на дорогу и отпрашиваться с работы (не все мероприятия проходят в вечернее время), меньше шансов подхватить какую-нибудь инфекцию, можно быть в гуще событий, сидя дома с любимым котом. 

Что же касается пользы для бизнеса, переход в онлайн — это отличная возможность:

  • протестировать эффективность новых форматов в вашей нише;
  • снизить затраты на проведение мероприятий;
  • привлечь более широкую аудиторию;
  • масштабироваться на другие города и страны;
  • привлекать зарубежных экспертов.

В этом помогут такие сервисы:

  • Tilda Publishing — простой и понятный блочный конструктор сайтов с приятным интерфейсом и готовыми решениями. На тильде можно полностью собрать свой сайт или сделать пару отдельных лендингов под мероприятия. У тильды есть своя CRM, где хранятся карточки пользователей, благодаря чему удобно анализировать посещаемость и источники, из которых пришли гости.
  • Airtable — CRM для компаний со сложными процессами. Мы используем ее для работы с заявками в наши программы и на открытых питчах, где необходимо подтверждение выступления. Интегрируется с Calendly, Discord, Tilda и еще много чем. Приятный интуитивно понятный интерфейс, возможность создать несколько рабочих пространств.

Берегите себя и близких

Мы верим, что при ответственном подходе работа удаленно может стать гораздо эффективней, чем в офисе. Времени, которое обычно тратится на дорогу, найдется более полезное и приятное применение.

Но все же не забывайте, что все это в первую очередь делается для того, чтобы сохранить ваше здоровье и здоровье близких. По возможности избегайте посещения мест с большим скоплением людей. А если не знаете, чем занять себя дома в свободное время — пройдите онлайн-курс


Фото на обложке: Unsplash

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Как провести мозговой штурм с командой, которая недавно перешла на удаленную работу
  2. 2 Как не стать отшельником на удаленке: восемь советов для эффективной работы
  3. 3 7 причин, по которым работа на дому хороша для ваших коммуникативных навыков

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase