«Мы создали специальный чат и договорились имитировать присутствие» — как компании переходят на удаленку. Часть 1

Александр Петров, директор по маркетингу Blue Sleep

<10 офисных сотрудников (остальные работают «в полях»), сейчас команда на удаленке

В целом у нас очень мобильная компания — мы и в обычное время используем сервисы, которые позволяют работать удаленно. Вместо совещаний и встреч сейчас используем Zoom — очень удобная вещь. Задачи ставим в Asana, для обсуждения дел и поддержания постоянного контакта используем Slack. Телефония у нас облачная, и мы быстро смогли перенастроить все входящие звонки. 

Для хранения файлов пользуемся облачными сервисами — Google Drive и «Яндекс.Диск». С организационной точки зрения — делаем ежедневные отчеты о работе и планах, чтобы структурировать все рабочие процессы. 

Сотрудники отреагировали на смену формата работы с пониманием. Но не совсем привычно находиться одним дома — все-таки ребятам важно поддерживать коммуникацию, созваниваться по телефону или собираться в Zoom.

Очень важно не менять режим: так же готовиться к работе, как и при работе в офисе, не вставать за пять минут до начала рабочего дня. Не работать в кровати в пижаме и сделать себе «офисное окружение». 

Анастасия Кулемина, маркетолог бизнес-инкубатора НИУ ВШЭ

В команде 14 человек, обычно на удаленке работают трое, сейчас — все

Все случилось очень быстро. В выходные наш директор Михаил сообщил в чате команды, что с понедельника у нас свободное посещение офиса, ближайшая планерка пройдет на удаленке, а все процессы нужно перевести в онлайн. 

Раньше каждый понедельник утром наша команда запасалась кофе и встречалась в офисе, а когда кто-то был в командировке или заболевал, он подключался удаленно. На этой неделе мы первый раз собрались полностью удаленно, и вот что из этого вышло:

• ни одного опоздания;
• вся команда бодрее и активнее обычного;
• больше конструктива, меньше болтовни;
• эффективное ревью прошлой недели и четко поставленные цели на предстоящую.

С организационной точки зрения больших преград мы не встретили — каждый из нас привык всегда иметь под рукой ноутбук и быть на связи 24/7. Но с технической стороны все оказалось сложнее. 

В нашей сфере (работа со стартапами) большой акцент сделан на нетворкинг. Поэтому мы организуем много внутренних мероприятий для участников программ — питчи, демо-дни, на которые приглашаем экспертов и представителей корпораций. Также есть внешние мероприятия — они открыты для всех желающих и дают возможность влиться в стартаперскую тусовку. 

Что касается реакции команды на смену формата работы, тут мнения разделились. Одни восприняли новость с радостью: это действительно поможет нам и нашим близким сохранить здоровье и провести больше времени вместе; можно поспать лишний час, который обычно тратится на дорогу, да и всегда приятно работать не на офисном стуле, а на любимом диване с любимым котом в обнимку. 

Другие высказались негативно. Среди аргументов прозвучали: проблема с самоорганизацией, раскоординирование действий команды, отвлекающие факторы дома — в общем, снижение эффективности работы.

Удивительно, но по факту скорость и качество решения задач увеличились. Мы перенесли все устные просьбы и поручения в систему работы с задачами Asana — и теперь нет задач, про которые забыли или на которые забили.

Конечно, пока не все успели к привыкнуть к онлайн-формату работы. И у нас очень много процессов, которые требуют перестройки, — не знаешь, за что хвататься в первую очередь, поэтому часть команды чувствует себя немного потерянно. Но мы стараемся помогать друг другу. 

Роман Кумар Виас, основатель агентства Qmarketing

В команде 10–20 человек, все перешли на удаленку

Многие инструменты у нас уже были, и это помогло работать на удаленке: Slack — для оперативной коммуникации по проектам, Asana — таск-менеджер по всем задачам, Zoom и Google Hangouts — для звонков внутри компании и с клиентами, трекинг часов в Toggle.

Мы добавили еженедельное и ежедневное планирование и ревью спринтов на уровне каждой из команд/отделов и прописали правила удаленной работы (кто когда должен быть доступен и проч.).

Пока прошло мало времени, чтобы оценить эффективность, и у всех разные комментарии. 

Видеозвонки оказались не сильно хуже личных встреч — даже кажется, что проходят более эффективно.

В целом команда стала сплоченней, больше поддерживает друг друга в сложных ситуациях. И все стали работать больше. Мы сделали отдельный чат в DIscord, чтобы можно было просто поболтать с коллегами и не чувствовать себя одиноко.

Еще из позитивного: я стал больше времени проводить с женой. Круто, когда она сидит и работает рядом. Подбадриваем друг друга и вдохновляем. 

И радует, что растут цифры по нашему онлайн-обучению. Люди понимают, что лучшие инвестиции в кризис — это инвестиции в образование.

Сергей Богданов, CEO YellowRockets

В команде 24 человека, все перешли на удаленку

В плане перехода на удаленку нам легче, чем многим компаниям. У нас очень мобильная команда, ведь нам приходится проводить акселераторы и мероприятия по всей России и за рубежом. Поэтому большая часть команды просто взяла свои ноутбуки и осталась дома. Тем, кому надо было забрать из офиса вещи, мы помогли с переездом. 

Все понимают, что сейчас главное — это здоровье. Все отнеслись к переходу на новый режим с пониманием и даже скорее позитивно.

Мы решили не бюрократизировать процесс: сейчас сотрудникам надо больше внимания уделять системе постановки задач. Инструменты у нас по большому счету не поменялись: облачное хранилище файлов — Dropbox, совещания и видеоконференции — Zoom, плюс мы используем Google-документы, систему постановки задач, Slack, почту и соцсети. Если есть интернет — можно работать.

Конечно, такие форс-мажоры — это плохо для бизнеса. Приходится перестраивать процессы, на это тратится время и деньги, отменяются мероприятия и акселерационные программы. Возникает проблема: как сохранить и бизнес, и команду? Я стою на позиции, что команда — это приоритет номер один, с хорошей командой можно поднять любой бизнес, а вот без нее, какой бы ни была бизнес-идея, ничего не получится. 

Павел Красавцев, основатель digital-агентства iBrush

В компании 25 человек, сейчас все работают на удаленке

Мы работаем в IT 8 лет, и у нас было много сотрудников, которые какое-то время работали с нами удаленно. Был период в 2015 году, когда половина команды у нас была удаленной. Поэтому все организационно-технические моменты у нас отработаны. 

Главное, что нам нужно было сделать — это дать объявление и объяснить всем, зачем это нужно, потому что у всех разные точки зрения на ситуацию. Мы выяснили, у кого дома нет условий для полноценной работы, и предоставили им офисное оборудование. Сотрудники отреагировали с пониманием. Никаких вопросов не было.

Вся инфраструктура разработки прекрасно ложится на удаленный формат. Все задачи ведутся через таск-трекер, общение — через рабочий чат. Даже в офисе мы всегда пользовались этим набором для удаленной работы. 

Единственное, что изменилось, — это то, что мы перестали встречаться в переговорке или на кухне за кофе, и начали использовать видеосозвоны. 

Делать выводы о том, как это повлияло на эффективность, рано. Понятно, что, с одной стороны, какая-то часть эффективности должна упасть. Как бы ты ни выстраивал процессы, есть категория людей, которые не могут себя организовать, поэтому не в состоянии полноценно работать удаленно. 

Но есть феномены, которые удаленно работают еще эффективнее, потому что больше концентрируются на задачах, их никто не отвлекает. И есть надежда, что одни компенсируют других. 

Пока у меня появилось ощущение, что мне даже проще по каким-то личным вопросам дергать людей в Skype, чем идти и отвлекать от работы. Потому что если мне надо с кем-то поговорить, то у меня возникают мысли, что человек чем-то занят, а я позову в переговорку или приду и при всех начну с ним что-то обсуждать, в том числе ошибки. В скайпе намного проще — просто пишешь, можно ли набрать через пять минут, и звонишь. 

Александра Милицина, начальник департамента управления персоналом Payture 

В компании 41 человек, на удаленке — 39

Для нас массовый уход на удаленку происходит впервые, поэтому сейчас главный наш принцип — «не навреди». Мы постепенно отпускали сотрудников: сначала отправили домой наиболее подготовленные отделы (которые менее привязаны к офису): департамент продаж, бухгалтерию с юристом, HR и PR. Им нужно было только забрать гаджеты и полить цветы. 

Для отделов разработки и технической поддержки переход дался чуть больнее и энергозатратнее. Финтех завязан на безопасности, и требуются усилия, чтобы подготовить условия для работы из дома. Некоторые сотрудники все-таки вынуждены ходить в офис.

Были и сложности. Например, в момент перенастройки телефонной связи нам не смог дозвониться потенциальный клиент. Он сразу отреагировал в социальных сетях, оставив негативный отзыв — настолько негативный, что больше похоже на вброс от конкурентов.

Из инструментов используем TeamViewer и те приложения, которые использовали в офисе (OTRS, Kibana, Redmine, TestRail). 

Я попросила коллег дать обратную связь после первых дней работы из дома, и вот что они пишут:

• «приходится варить кофе»;
• «скучаю по балкону с красивым видом, приходится курить в сером и мрачном подъезде»;
• «нельзя посидеть с коллегами в пятницу после работы»;
• «не закажешь еду с братюнями и сеструнями».

Фото на обложке: Shutterstock / Milan Ilic Photographer