Как перестать совещаться ни о чем, но быть в курсе всего

Журнал Harvard Business Review поделился интересными данными: еженедельные собрания руководителей корпорации отнимают около 300 000 часов в год. Совещания занимают в среднем 7 000 часов рабочего времени каждого руководителя. 11 сотрудников тратят 20 000 часов в год, чтобы подготовиться к этим совещаниям. А для подготовки к совещаниям по отдельным направлениям бизнеса уходит 63 000 часов у 21 команды. К этому нужно добавить 210 000 часов в год на дополнительные совещания руководителей направлений.

Организация 3M Meeting Network пишет, что если бы компании умели компенсировать время, потраченное на неэффективные совещания, а это около 50% всего времени, то продуктивность сотрудников была бы намного выше. И речь не только о ней, а также и о мотивации. Сотрудники, которые участвуют в совещаниях, где чувствуют себя бесполезными, демотивированы и не настроены на участие в других подобных встречах.

Фото: ShutterStock

Как правило, совещание не длится один час, если только оно не с одним участником. А если в совещании участвуют восемь человек, то оно может длиться до восьми часов. Если это понимать, то легче рассчитать и затраты работодателя. Как правило, сюда необходимо прибавить расходы на аренду пространства, дорогу, возможно, еду.

Примечательно, что по результатам исследования Plantronics, 40% людей теряют в среднем от трех до пяти минут из-за технических проблем во время совещаний. А 51% больше шести минут. Если же на собрании присутствует более восьми человек, то потери времени доходят до часа.

Все эти расчеты дают понять, какова же реальная стоимость совещаний. Вот как можно оптимизировать временные затраты на их проведение:

1. Мобильность

Использование мобильных устройств становится всё популярнее, соответственно растут и запросы пользователей. Они хотят пользоваться личными девайсами. Больше недостаточно только концепции BYOD (Bring Your Own Device, «Принеси собственное устройство»), внедряется концепция BYOA (Bring Your Own Application, «Принеси собственное приложение»). Пользователи должны знать, что у них есть возможность общаться и сотрудничать дистанционно практически при любых условиях, независимо от технологий, расстояния и окружения.

• Лайфхак: чтобы вы могли работать с разных, в том числе и персональных, устройств, необходимо использовать приложения с технологией Unified Communications. Например, Skype for Business, который доступен для использования как с мобильных устройств, так и со стационарного компьютера. Таким образом, вы сможете оставаться на связи и принимать участие в совещаниях вне офиса и даже в пути.

Еще одним инструментом в руках современного сотрудника являются мессенджеры. В мессенджерах также есть возможность создавать конференции, или групповые чаты, но в отличие от того же Skype, эту группу не надо собирать каждый раз заново, что очень удобно, если нужно быстро решить несложные текущие задачи с коллегами. Порой такой способ может помочь избежать совещания как такового.

Фото: TarasMalyarevich/DepositPhots

Заместитель генерального директора по корпоративным коммуникациям АО «Загорский трубный завод», Игорь Гусенков активно пользуется этим методом.

2. Звук

Нельзя недооценивать важность качества звука, когда речь идет о виртуальных собраниях. В больших пространствах есть тенденция проводить переговоры по спикерфонам, но невозможно понять, о чём идёт речь, когда их используют в виртуальных встречах. Кроме того, фоновый шум, сопровождающий говорящего, может привести к срыву собрания. Если участники не поняли друг друга, то уровень их недовольства будет обратно пропорционален уровню их продуктивности. Недопонимание может также привести к срыву важной договоренности

Фото: ShutterStock

«Учитывая растущую интенсивность коммуникаций, мы с коллегами нередко проводим конференции непосредственно со своих рабочих мест. В этой ситуации очень выручают гарнитуры с функцией шумоподавления, поскольку в это время рядом могут говорить другие сотрудники», ― поделился Андрей Зайцев, директор департамента контактных центров Naumen.

• Лайфхак: если у вас нет возможности проводить дистанционные совещания в тишине и в помещении с идеальной акустикой, это не значит, что стоит от них и вовсе отказаться. Простым решением могут оказаться качественные гарнитуры с функцией шумоподавления, которая поможет отсечь фоновые шумы. В те моменты, когда вы не участвуете в разговоре, можно отключать микрофон, чтобы улучшить качество звука у других.

Однако с функцией отключения микрофона необходимо быть внимательным, поскольку могут произойти курьезные ситуации.

3. Видео

Видеоконференции используются все чаще, и, похоже, становятся незаменимым инструментом для объединения людей. С их помощью можно увидеть собеседника и взаимодействовать друг с другом без видимых барьеров. Видеоконференции используются повсеместно: для проведения онлайн-собеседований, курсов обучения иностранному языку, вебинаров и, конечно, рабочих совещаний. Возможность интеграции видеосвязи с технологией Unified Communications помогает обеспечить большую гибкость для сотрудников, давая им возможность планировать и создавать беседы, а также присоединяться к готовой конференции, минимизировав при этом потребность в дополнительном оборудовании.

Фото: ShutterStock

Вот какие приложения Unified Communications использует Андрей Зайцев из Naumen:

«Наши офисы расположены в семи городах, кроме того мы постоянно поддерживаем связь с партнерами из США, Германии, Франции, Польши, Австрии, Швейцарии, Малайзии и Филиппин. Поэтому дистанционные совещания являются неотъемлемой частью наших бизнес-процессов. Для связи мы используем как собственную коммуникационную платформу Naumen Contact Center, так и популярный сегодня Skype. Все переговорные комнаты в наших офисах оборудованы мониторами, веб-камерами и VoIP-телефонами Polycom».

• Лайфхак: видеоконференции с участием более двух человек часто превращаются в сумбурную встречу, не приносящую плодов. Чтобы избежать бесполезной траты времени следуйте простым правилам:

1. используйте высокоскоростное интернет-соединение, чтобы ваше лицо не застыло в самом нелепом выражении посреди важной фразы;
2. будьте пунктуальны и присоединяйтесь к разговору вовремя ― это позволит избежать потери времени на приветствия и поиск потерянной нити беседы;
3. убедитесь, что у вас отключены все программы, способные помешать звонку.

4. Облако

Для обмена данными и информацией идеально подойдут облачные хранилища. Общий доступ с любого устройства делает этот сервис незаменимым, например, для тех, кто находится в командировке или практикует мобильный и удаленный стиль работы. Например, вам необходимо показать презентацию коллеге, но она слишком тяжелая, чтобы отправить ее по e-mail. Тогда вы приглашаете коллегу к вам в кабинет, или идете к нему со своим ноутбуком, и обсуждение нюансов оформления титульного листа затягивается на час. Если бы вы просто дали ему доступ к хранилищу с вашей презентацией, дело ограничилось бы несколькими строчками комментария в его ответном письме.

Фото: Melpomene/DepositPhotos

Например, специалисты одного из крупнейших разработчиков программного обеспечения пользуются облачным хранилищем Microsoft OneDrive for Business.

• Лайфхак: вместо того, чтобы отправлять данные коллегам по почте, зачастую имеющей ограничения в размере вложения, используйте облако. Так вы сможете хранить данные в упорядоченной библиотеке и иметь к ним моментальный доступ с любого устройства.

5. Организация

Важно помнить, что большой процент успеха совещания кроется в его правильной организации. Чаще всего проблемы могут возникнуть еще на стадии планирования, поэтому не стоит пренебрегать подготовкой.

• Лайфхак: казалось бы, что виртуальное совещание должно требовать минимальных усилий со стороны организатора, однако, есть некоторые моменты, без выполнения которых все может пойти в неправильном направлении. Следуйте этим простым правилам:

1. о запланированном онлайн-совещании стоит сообщить всем участникам заранее, как минимум за пару дней, чтобы они могли построить свое расписание в соответствии с ним;
2. убедитесь, что все участники смогут на нем присутствовать. Если же кто-то не может, сообщите об этом остальным, возможно, это поможет им принять решение о целесообразности участия и сохранит их время;
3. составьте протокол совещания ― запишите основные моменты и договоренности по дедлайнам, к примеру, в OneNote; еще лучше, если вы запишете аудиофайл, а после сформируете из него тезисный итог совещания, чтобы договоренности не были забыты и упущены. Коллеги будут благодарны, если вы поделитесь с ними итогами собрания.

Возможно, совещания удастся избежать, если вопросы не стоят обсуждения. Чтобы узнать мнения всех участников предполагаемого совещания, можно сделать рассылку по почте или опрос, и собрать мнения заочно.

Фото на обложке: KirillM/DepositPhotos

Материалы по теме:

Три правила проведения эффективных онлайн-совещаний

5 телефонных привычек, которые существенно экономят время

10 способов выглядеть умнее на совещаниях

Что такое поглотители времени и как с ними бороться