Меньше результатов, больше процессов: как стартапу успешно пережить первый год

Что такое правильный бизнес-процесс

В интернете можно встретить разные определения бизнес-процессов. Но они настолько размытые, что создают ощущение, что все это про бесконечные регламенты и бюрократию.

Мы в onegroup считаем, что процессы — намного больше, чем цепочка действий, описанная в документе, который никто из сотрудников не читает. Это система координат, которая обеспечивает устойчивость, масштабируемость бизнеса, а также постоянно высокий уровень качества продукта или услуги.

Какие процессы надо настроить в первый год существования компании

Управление рисками

Самый важный бизнес-процесс — построение системы, которая дает стратегию и понимание того, как, куда и сколько денег вкладывать, чтобы бизнес развивался и мог противостоять угрозам. Например, если у основателя есть 300 рублей, получается, что ему разумно вложить 100 рублей в то направление или продукт, который принесет не меньше 300 рублей прибыли. Если инвестиция окажется неудачной, будет второй шанс, который нивелирует потери.

Управление денежной массой

Этот процесс тесно связан с предыдущим и отвечает за количество подобных операций. Поэтому для примера возьмем ту же ситуацию. Если по результатам изучения рынка и конкурентов окажется, что на текущий момент низкая вероятность вложить деньги с прибылью в 300%, значит, надо вкладывать не по 100 рублей, а по 50, чтобы обеспечить себе больше удачных попыток.

Обслуживание основного бизнес-процесса

Многие предприниматели в попытках сэкономить используют подручные методы для сопровождения основного бизнес-процесса. Вместо CRM-системы — табличка с клиентами, вместо бухгалтерии — еще одна табличка с приходами и расходами. Кажется, что пока бизнес маленький, нет смысла тратиться на специализированное ПО.

Однако экономия может обернуться проблемами: это и налоговые риски, и неприятности с сохранностью данных, и ошибки из-за человеческого фактора. Лучше сразу строить профессиональный фундамент, тем более сейчас достаточно сервисов, которые предлагают выгодные тарифы для стартапов.

Процесс, который регулирует взаимоотношения с партнерами или совладельцами

На ранних этапах развития проекта без пассионарных людей не обойтись. Но так как такие сотрудники играют важную роль в бизнесе, их уход часто равносилен закрытию компании. Есть много способов снизить риски: кто-то советует не строить бизнес с друзьями, кто-то рекомендует работать только с проверенными экспертами. 

Как показывает практика, любые варианты возможны, если сотрудничество конвертировано в понятный и прозрачный процесс, в котором зафиксированы все договоренности. 

Поддержка клиентов

О клиентоориентированности надо думать уже на ранних этапах бизнеса, во время формирования продукта или составления бизнес-плана. Целевая аудитория не будет ждать, пока вы настроите клиентский сервис и отладите процессы, которые его обеспечивают. 

Зачем инвестировать в процессы

Есть несколько причин, по которым вместо «результата любой ценой» дальновиднее сделать своей целью «процесс любой ценой».

Выживание компании

Главную цель проекта в первый год существования можно сформулировать одним словом — выжить.

Примером этого тезиса может стать большинство закрытых бизнесов: начиная от районных микроритейлеров, заканчивая ИТ-стартапами, продакшнами и креативщиками. Их всех объединят то, что они в первую очередь думали «как заработать», потом концентрировались на мысли «как увеличить заработок», а затем — «как поднять эффективность, чтобы бизнес рос». 

Однако все это про результаты, которые практически бессильны перед негативными обстоятельствами: результаты не помогут в случае ухудшения экономической ситуации, наступления страхового случая, появления недобросовестного конкурента. 

Но когда мы строим процессы, речь о которых шла выше, мы даем бизнесу пространство для маневра, ресурсы и план действий на случай кризиса. 

Проверка бизнес-идеи

В стратегию компании, особенно стартапа, часто закрадываются критические ошибки: неправильно пойман инсайт, неправильно сформулировано позиционирование, неправильно определена целевая аудитория. При этом компания может показывать какие-то результаты, выраженные в продажах и новых клиентах, однако они будут стечением обстоятельств. Проблема в том, что окрыленные цифрами фаундеры продолжат двигаться в выбранном направлении, не зная, что ведут бизнес в тупик. 

Даже исследования не страхуют от таких ошибок на 100%. Одно из доказательств, что бизнес будет долго жить, — успешное функционирование ключевых бизнес-процессов. Если их настроить не удается, это тревожный звоночек для компании, повод пересмотреть концепцию или сделать пивот.

С другой стороны, отсутствие результатов не всегда приговор для бизнеса: многие проекты годами идут к точке безубыточности. Если процессы настроились, значит, надо спокойно дойти до окупаемости или найти инвесторов. Об этом подробнее в следующем пункте, а пока приведу пример из личного опыта. 

В 2009 году мы вели переговоры с сотовым оператором по поводу организации продаж сим-карт на мобильных стойках. Представители компании хотели работать по агентскому договору (комиссия за проект), я же предложил сотрудничать по дилерской схеме (процент от прибыли). В результате всех устроил второй вариант. 

Сначала нам казалось это удачей, так как мы быстро вышли на огромные обороты. Другие агентства также увидели в этом перспективу и вошли в дело. Однако большие обороты повлекли за собой и большие расходы на сопровождение проекта: нам пришлось создать для него отдельное подразделение. Между тем представители оператора постепенно меняли условия сотрудничества, все сильнее снижая нашу маржу. 

Мы сразу настроили четкие процессы,  поэтому быстро заметили, что направление приносит убытки, несмотря на растущие обороты. Остальные агентства оценивали проект по традиционной схеме, считая только стандартные пункты сметы, такие как затраты на продакшн, работу персонала на точке. Изучив цифры, мы вскоре вышли из бизнеса, и нам удалось избежать убытков, чего не скажешь о коллегах. 

Привлечение акционеров, инвесторов и партнеров

Если бизнес заинтересован в акционерах или бизнес-партнерах, основателям надо помнить: у стартапа с хорошими результатами, но без процессов, низкая инвестиционная привлекательность. Даже если у вас самые большие продажи и самые классные идеи, решающим фактором для инвесторов всегда будут четко функционирующие процессы, которые можно масштабировать и улучшать. 

Это не тренд последних лет: я столкнулся с подобной ситуацией около 15 лет назад. Тогда моя компания предлагала несколько инновационных рекламных продуктов: мы показывали крутые результаты, реализуя проекты с одними из лучших показателей в индустрии. Я был уверен в том, что бизнес движется в правильном направлении.

Все потому, что результаты ничего не говорят о будущем компании. Даже если бизнес начал достигать результатов более-менее регулярно, строить надежные прогнозы на них нельзя. 

Создание покупательского опыта

Согласно исследованиям, людям важнее покупательский опыт, а не сами продукты. Крупные бренды уже успели избаловать клиентов, поэтому во многих отраслях продукты или оказанные услуги стали восприниматься как данность, а внимание целевой аудитории обращено именно на customer experience. 

Обеспечить клиентский опыт можно только с помощью настроенных бизнес-процессов. Следовательно, у кого процессы лучше и удобнее, у того и будут клиенты. 

Работа над клиентским опытом в стартапе — это прежде всего работа с пользовательскими сценариями и обратной связью. Как в случае с основным бизнес-процессом, лучше сразу использовать профессиональное ПО. 

Эффективная работа команды

Как показывают опросы, сотрудники охотнее работают в компаниях, где есть понятные процессы, потому что это гарантия стабильности и перспектив, обучения и карьерного роста. 

Есть и «угрожающие» аргументы. Творческо-беспорядочная атмосфера стартапа — идеальное прикрытие для халявщиков и недостаточно квалифицированных специалистов, которые не успевают за ростом бизнеса. В моей практике было много примеров, когда настроенные процессы помогали выявить «убыточного коллегу». Дальнейшие действия могут быть разными, главное — вовремя увидеть проблему. 

Хорошие отношения с поставщиками и подрядчиками

Процессы помогают планировать совместные активности, делают вклад участников измеримым, а сотрудничество — взаимовыгодным. В таком партнерстве можно найти точки роста для бизнеса всех участников, а значит, поставщики не уйдут к конкурентам и не подведут в ответственный момент.

Однако агентствам, агрегаторам, интеграторам (как и инвесторам) в первую очередь нужны гарантии и стабильность. Большинство из них проводит аккредитацию, проверяет юрлицо на налоговую чистоту. Когда мы запускали новые продукты, мы  подсматривали процессы у лидеров индустрии. Теперь, будучи одним из ведущих игроков рекламного рынка, предъявляем жесткие требования к процессам своих подрядчиков.  

Выводы: хаос VS процессы

Считается, что хаос — неизбежная составляющая атмосферы молодой компании, потому что здесь все быстро меняется и по-другому нельзя. На самом деле, это не так. 

Пять бизнес-процессов, которые рассмотрены в статье, можно настроить с помощью таск-менеджеров и несложного софта. Внедренные процессы наведут порядок и сделают компанию более гибкой и устойчивой. А значит, у нее будет больше шансов успешно пройти сложные периоды на пути к достойному месту в индустрии.