Как планировать день, чтобы оставалось время для любимых занятий

Впервые я стал интересоваться тайм-менеджментом примерно 8 лет назад. Я был занят открытием своей первой компании — небольшого кондитерского производства. Вопрос организации рабочего и личного времени встал тогда очень остро. Дел и задач становилось все больше, и складывалось ощущение, что они нарастают как снежный ком.

За это время я накопил личный опыт и знания, которыми хотел бы поделиться. Техники тайм-менеджмента я применяю в ежедневной работе, и они существенно облегчают мою жизнь.

Среди всего множества техник и инструментов тайм-менеджмента и личной эффективности есть несколько, которые являются своего рода аксиомами. Они присутствуют во множестве книг и методик разных авторов, а правилам, приведенным ниже, следуют многие известные и успешные люди.

Календарь

Как бы банально это ни звучало, но самый главный инструмент тайм-менеджмента — это календарь. Точно так же, как для управления деньгами необходим бюджет, для управления временем нужен календарь. Ведение календаря позволяет осознанно распоряжаться своим временем. Он является одновременно самым очевидным, простым и эффективным инструментом.

Лично я веду свой календарь с детальным горизонтом планирования примерно на две недели. Это значит, что я подробно прорабатываю и планирую расписание на две недели вперед. Есть несколько особенностей эффективного ведения календаря.

Время для незапланированных дел

В календаре в течение дня и недели нужно выделять свободное время для решения непредвиденных и неотложных задач. Для наемных сотрудников это могут быть также неожиданные и срочные поручения. Уверен, почти у каждого они появляются, поэтому, чтобы избежать авралов, лучше заранее выделять для незапланированных дел хоть какое-то время в своем графике.

Я оставляю для решения сложных и непредвиденных вопросов половину одного из дней недели. Также каждый день в своем графике я выделяю еще 1,5-2 часа на решение текущих задач. Это помогает находиться в ритме своего расписания и не выключаться из него при возникновении форс-мажора и независящих от меня ситуаций.

Нерабочее время

При планировании не стоит пренебрегать временем, свободным от работы. Им тоже можно эффективно распоряжаться, и речь совсем не идет о превращении себя в робота. Просто мы часто говорим себе что-то вроде: «Надо больше читать. Но не хватает времени…». Если вы не выделяете время на что-либо, его и не будет на это хватать. Поэтому распоряжайтесь свободным временем, осознанно распределяя его на интересные занятия.

Например, в свое время я действительно хотел больше читать, но на это катастрофически не хватало времени, и всегда находились дела важнее этого. Уверен, у многих дела обстоят также с занятиями спортом или с другими вещами, которые с одной стороны интересны, а с другой — всегда находится что-то более важное. Для этого не работают фразы «когда будет время…» или «позже». Для интересных и любимых занятий и хобби нужно создавать окна в своем графике. Выделяя на что-то время, вы сознательно впускаете это в свою жизнь.

Оценка времени и метод Pomodoro

Закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Это значит, что выполнение задачи будет занимать ровно столько (по крайней мере, не меньше) времени, сколько вы на нее отвели. Поэтому важно правильно распределять и оценивать время на выполнение различных задач.

Таким образом, вы научитесь более точно прогнозировать, сколько времени уйдет на решение той или иной задачи.

Я сделал на своем сайте простой и бесплатный таймер по методу Pomodoro. Суть этого метода в том, чтобы разделить рабочее время на 25-минутные отрезки (на самом деле, можно больше или меньше, тут все индивидуально) с короткими и длинными перерывами. В таймере вы можете также фиксировать, какой задаче был посвящен каждый отрезок времени. Работа с таким таймером позволяет осознанно фокусироваться на работе и не отвлекаться от нее.

Списки дел

Я не использую списки дел как основной инструмент тайм-менеджмента, так как, по моему мнению, нет никакого смысла в списках дел, если они не делаются. Сам формат списка не особо стимулирует к выполнению задач. Списки дел нужны только в одном случае — зафиксировать все необходимые задачи, чтобы их не забыть.

Для фиксации списков задач я использую таск-менеджер Things для Apple (есть приложения для iOS и Mac OS и собственное облако для синхронизации). На мой взгляд, это лучшее платное приложение для ведения списка задач, которое стоит своих денег. Оно позволяет структурировать задачи по различным проектам, и уже из него я регулярно переношу задачи в календарь. Также для визуализации некоторых задач я использую приложение для построения ментальных карт MindNode.

Расстановка приоритетов

Есть несколько различных приемов, связанных с расстановкой приоритетов и фокусированием на важных задачах. Мне нравится самый простой из них. В зависимости от срока, на который вы хотите распределить задачи (день, неделя, месяц или даже год), вы составляете список дел. При составлении такого списка и формулировании задач есть одно важное правило — на выполнение каждой времени должно уходить в три раза меньше отрезка времени, на который вы составляете план.

Например, вы составляете план на неделю и среди задач фиксируете «написать книгу». Вы можете подразумевать, что, конечно же, напишете только часть книги, возможно, одну главу. Но тогда и задачу нужно обозначать конкретно — «написать главу книги». После того как такой список составлен, вы без колебания выбираете только три (не больше) задачи. И все свое время посвящаете только им.

Есть много исследований, опровергающих мифы о многозадачности. Поначалу может казаться, что осталось множество дел, которые требуют вашего сиюминутного внимания, но часто это лишь игры ума, пытающегося увильнуть от текущей задачи. При том подходе, который я описал, качество работы и решения различных проблем заметно улучшается. По сути, вы просто мобилизуете весь свой потенциал на решение действительно важных задач.