Ретро — как организовать такое мероприятие с пользой для бизнеса и команды

Что такое ретроспектива и зачем вообще что-то делать?

Это командная встреча, которая проводится для подведения итогов и/или обсуждения нынешнего положения дел:

• достижений,
• факапов,
• сильных сторон,
• зон развития коллег и команды в целом.

Это помогает понять состояние коллектива, увидеть, как протекают его внутренние процессы, и улучшить их.

Встреча поможет сблизиться и выстроить более глубокую основу для коммуникаций — это отличный способ проявить заботу и оказать поддержку любимым коллегам в сложное время.

Как организовать успешное ретро?

Первое правило — быть бережными и внимательными друг к другу. Отношение к корпоративным встречам может быть абсолютно разное, поэтому старайтесь не забывать, ради чего вы собрались. Без совместной работы ваша команда вряд ли бы пришла к успеху, поэтому воспринимайте ретро как площадку для рефлексии и возможности проявить себя.

Обычно проведением ретроспективы занимаются профессиональные фасилитаторы:

• они проводят предварительный бриф,
• разрабатывают механику,
• организуют встречу.

Но если вы работаете в небольшом коллективе или не готовы выделять бюджет на подобные решения, вот гайд, как пошагово сделать так, чтобы ретро оказалось в радость для всех и принесло практическую пользу работе вашей компании.

1. Командное погружение, или «Как объединить людей?»

Возможность почувствовать себя частью сообщества — это база, на которой вы сможете найти общий язык и увидеть, какие все крутые и уникальные. При этом команды и ситуации бывают разные. Не у всех есть возможность объемно подготовиться к встрече и провести ее в идеальных условиях.

Поэтому мы предлагаем три разных подхода, которые вы можете использовать и кастомизировать с учетом своих ресурсов.

А) Нет времени объяснять

Для самых занятых и расслабленных самый простой и эффективный вариант — это разговор. Предложите вашим коллегам поделиться радостными моментами и открытиями последних дней.

Так вы узнаете о том, что Алина пытается перейти на растительное питание (и вот они с Дашей уже обмениваются рецептами тофников), Вася в свободное время учит японский, а Дима завел телеграм-канал про кино. Это поможет найти в команде единомышленников и почувствовать, что вас объединяет не только работа.

Б) And the Oscar goes to…

Если вы привыкли подходить к любой задаче креативно, устройте вашей команде мини-Оскар с шуточными номинациями.

Чтобы придумать идеи для победных категорий, вспомните все, что происходило в компании в этом году, и кто был главными звездами этих ситуаций. В подарок можете вручить всем шоколадки и кастомизированные стикеры с мемами.

В) Визитная карточка

Психологи рекомендуют обратиться к своему внутреннему ребенку, чтобы восстановить ресурс. Предлагаем воспользоваться их советом и превратить это в коллективную деятельность.

Как минимум за неделю до ретро попросите каждого члена команды подготовить свою визитную карточку, которая расскажет о его деятельности. Представление может быть в любой форме:

• презентация,
• стихи,
• песня,
• коллаж,
• видеоролик,
• театр теней.

Все ограничивается лишь воображением — вашим и коллег. В день X вы сможете по-новому взглянуть на работу друг друга и восхититься, с какими крутыми людьми работаете.

2. Содержательная часть

Ретро — это не только про веселье, но и фидбек. Важно не забывать, зачем вы здесь собрались, и основательно подойти к содержательному этапу.

Здесь вы фокусируетесь на рабочих моментах, обсуждаете текущие проекты, слабые места и зоны роста. За год произошло много событий, поэтому в них легко потеряться. Чтобы этого избежать и сделать встречу максимально полезной, попросите каждого сотрудника подготовить презентацию своей работы за последний год. Лучше всего заранее дать план выступления.

Читайте по теме:

Как правильно подготовиться к групповой презентации

Как не убить презентацию. Семь шагов

Например, включить туда такие пункты:

• Похвастаться тремя ключевыми событиями, которые имеют позитивный эффект — и описать, какой именно. Что порадовало, что удалось в этом году?
• Рассказать про три ключевых факапа, которые произошли и обнажили слабые стороны. Какие уроки из этих факапов удалось извлечь?
• Пообещать, какие изменения будут происходить в работе, коммуникации и управлении проектами исходя из тех уроков, которые удалось извлечь.
• Сформулировать три проекта или задачи, которые помогут максимально продвинуть твою команду с планом реализации на один-два месяца. Чья помощь может понадобиться? Что хотите сделать, учитывая сильные и слабые стороны команды и коллег?

Обязательно следите за таймингом презентации и напомните коллегам об ограничениях во времени. Не забудьте оформить визуальное сопровождение, которое поможет легче воспринимать информацию и привлечет больше внимания.

Благодаря содержательной части у каждого члена команды будет своя минута славы и возможность глубоко проанализировать прошедший год. А главное, все будут в курсе запланированных задач друг друга и при необходимости смогут помочь их скорректировать.

3. Неформальное завершение

Когда важные вопросы остались позади, можно вновь вернуться к более неформальной части. В идеале ретро можно завершить в уютном баре за бокалом вина.

Мы рекомендуем нашим клиентам не пренебрегать этой ступенькой, ведь в непринужденной обстановке можно устроить финальную «распаковку» команды и дать всем раскрыться с неожиданной стороны.

Например, можно придумать нестандартные вопросы, которые дополнят результаты фидбека содержательной части:

1. Какой наиболее ценный совет в плане профессионального развития ты когда-либо получал?
2. Когда всё идёт не так, как ты планировал, какая цитата поддерживает тебя и помогает двигаться дальше?
3. Какое событие в этом году ты ждёшь больше всего?
4. Назови одно слово-ассоциацию с нашей командой.
5. Какие цели на 2023 году тебя больше всего вдохновляют?
6. Любимая книга, которую ты постоянно перечитываешь.
7. Опиши одну черту/традицию нашей команды.
8. Какую ошибку ты считаешь важной?
9. На что ты готов потратить последние деньги?
10. Чего о тебе в команде ещё не знают?
11. Что тебя по-прежнему продолжает удивлять в хорошем смысле в твоей работе?

Каждый новый ответ будет способствовать новым дискуссиям, уточненииям и гипотезам. Получится глубокий разговор, в котором вы лучше узнаете себя и сможете увидеть своих коллег со стороны.

Это работает и в онлайн. Всегда можно собраться в Zoom с огромными чашками чая или чего покрепче и прекрасно провести время за обсуждениями. А ещё в онлайне можно устроить настоящий перфоманс.

Каждый по очереди находит кадр своего любимого фильма или сериала и пересылает в личку одному из коллег. Его задача — выключить камеру и за пять минут найти нужный реквизит, чтобы воспроизвести полученный кадр. Как только камера снова включается, вы все пытаетесь угадать, какое произведение искусства он косплеит.

Читайте также: Как перевести мероприятие в онлайн за 48 часов

Воспринимайте ретро как средство поддержки команды и опоры для будущих свершений. Тогда получится приятное мероприятие, которое даст направление командному духу и поможет укрепить отношения в коллективе.

Фото на обложке: Unsplash / Antenna